OFFICE MANAGER – SERVICES GÉNÉRAUX & FLOTTE H/F

INOVSHOP Group; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

INOVSHOP Group recherche un responsable Office Management pour assurer le bon fonctionnement des moyens de l’entreprise. Vous serez référent(trice) transversal sur la flotte automobile, le parc informatique et les locaux.

Vous coordonnez les dotations et restitutions de véhicules, suivez les entretiens, gérez les matériels informatiques et téléphoniques, et coordonnez les prestataires. Le poste requiert organisation, autonomie et sens du service.

Qualifications

• Expérience en Office Management, services généraux ou coordination opérationnelle appréciée.
• Permis B indispensable.
• Organisation et sens du service au quotidien.

Responsabilités

• Gestion de la flotte automobile : dotations, entretiens, sinistres et relations avec garages.
• Gestion du parc informatique et téléphonique : attribution, renouvellements, stocks.
• Gestion des locaux et services généraux : maintenance, contrats, prestataires.
• Assurer un fonctionnement fluide pour que les collaborateurs travaillent dans de bonnes conditions.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Réactivité

Gestion multi‑projets

Sens du service

Relation prestataires

Esprit pratique

Outils

Bureautique

Description du poste

Rattaché(e) à la direction, vous serez le/la référent(e) du bon fonctionnement des moyens de l’entreprise.

Votre rôle sera transversal et couvrira notamment les domaines suivants :

Gestion de la flotte automobile

• Gestion des dotations et restitutions des véhicules
• Suivi administratif des véhicules
• Organisation des entretiens, contrôles et réparations
• Gestion des sinistres et des incidents
• Relation avec les garages, loueurs, assureurs et différents prestataires
• Suivi des échéances et des documents
• Accompagnement des collaborateurs en cas de problème ou d’immobilisation d’un véhicule
• Optimisation et suivi du parc automobile

Gestion du parc informatique et téléphonique

Vous êtes également l’interlocuteur de référence pour les équipements mis à disposition des collaborateurs :

• Gestion du parc informatique et téléphonique
• Attribution et récupération des ordinateurs, téléphones et accessoires
• Suivi des équipements et des stocks
• Gestion des renouvellements et des remplacements
• Coordination avec nos prestataires informatiques et télécoms
• Prise en charge des problèmes du quotidien et orientation vers les bons interlocuteurs lorsque nécessaire

Vous n’avez pas vocation à être informaticien(ne), mais à faire en sorte que les problèmes soient pris en charge et résolus rapidement.

Gestion des locaux et services généraux

• Suivi de la maintenance des bâtiments et des équipements
• Gestion des interventions et des prestataires
• Suivi des contrats de maintenance
• Gestion des problèmes du quotidien : plomberie, électricité, chauffage, climatisation, alarmes, machines, etc.
• Organisation des interventions et suivi de leur bonne réalisation
• Gestion des fournitures et consommables
• Coordination avec les différents prestataires intervenant sur les sites
• Identification des dysfonctionnements et mise en place de solutions

Votre objectif : que les collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions et que les problèmes du quotidien soient réglés rapidement.

Plus qu’un diplôme, nous recherchons avant tout une personnalité et un état d’esprit.Vous êtes :

Vous êtes :

• Organisé(e) et rigoureux(se)Mobile
• Très autonome
• Réactif(ve) et pragmatique
• À l’aise avec les imprévus
• Capable de gérer plusieurs sujets simultanément
• À l’aise avec les outils informatiques
• Doté(e) d’un excellent sens du service
• À l’aise dans les relations avec les collaborateurs comme avec les prestataires
• Capable de prendre des initiatives et de trouver des solutions

Vous êtes le type de personne à qui l’on peut confier un problème en se disant : « Il/elle va s’en occuper et trouver une solution. »

Une première expérience en Office Management, services généraux, gestion de flotte, assistanat polyvalent ou coordination opérationnelle sera appréciée.

Le permis B est indispensable.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine en forte croissance en France et à l’international dans laquelle vous aurez un rôle transversal et concret.

Vous serez en contact avec l’ensemble des équipes et disposerez d’une réelle autonomie dans la gestion de votre périmètre.

Votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.