Responsable administratif polyvalent (h/f)

Touraine Vallée de l'Indre Communauté de communes; Villaines-les-Rochers; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La MAIRIE DE VILLAINES LES ROCHERS cherche un Responsable administratif polyvalent (h/f) pour prendre en charge l’ensemble des dossiers administratifs de la collectivité et assurer l’accueil du public.

Le poste comprend le secrétariat, l’état civil, les élections et le suivi des activités postales et funéraires, dans le cadre d’un emploi permanent et à temps plein.

Qualifications

• Compétences en accueil et renseignement des usagers.
• Rigueur et méthode pour dossiers administratifs.
• Capacité à organiser et prioriser les tâches administratives.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers.

Responsabilités

• Accueillir le public, orienter et conseiller les administrés.
• Rédiger et transmettre des courriers et documents administratifs.
• Gérer l’état civil, élections et services funéraires selon les délégations.
• Assurer le secrétariat du service urbanisme et la gestion du courrier.

Connaissances

Accueil public

Rigueur

Organisation

Relation usagers

Outils

Logiciels métiers

Bureautique

Description du poste

Retour recherche

Responsable administratif polyvalent (h/f)

Synthèse de l'offre

Employeur

MAIRIE DE VILLAINES LES ROCHERS

Lieu de travail

6 Place de la Mairie, Villaines-les-Rochers (Indre-et-Loire (37))

Poste à pourvoir le

Dès que possible

Type d'emploi

Emploi permanent - vacance d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent

Localisation du lieu de travail

+−

données © OpenStreetMap/ODbL - rendu OSM France

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Assistant ou assistante de gestion administrative

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)

Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus et de la secrétaire générale de mairie.

Missions / conditions d'exercice

Accueil Et Relation Avec Le Public

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public ;
• Accueillir, informer et conseiller les usagers ;
• Orienter les administrés vers les services municipaux ou organismes compétents ;
• Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.

Missions De Secretariat

• Assurer des prestations courantes de secrétariat (gestion du courrier, rédaction d’arrêtés municipaux (voirie, buvette, travaux…) ;
• Assurer le secrétariat du service urbanisme.

État Civil

L’agent assure, dans le cadre de ses compétences et des délégations qui lui sont confiées :

• Dresser et mettre à jour des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livret de famille (logiciel Berger Levrault) ;
• Instruire les dossiers de mariage et de PACS ;
• Délivrer des documents et actes conformément à la réglementation (attestations de recensement citoyen, attestations d’accueil…).

Élections

• Participer à la gestion des élections et des procédures liées aux inscriptions et radiations ;
• Participer à l’organisation matérielle des bureaux de vote.

Cimetière

L’agent assure l’accueil et le suivi administratif des familles et professionnels dans le domaine funéraire.

• Suivi des concessions, préparation et délivrance des autorisations funéraires. Veille au respect du règlement du cimetière.

Services Postaux

L’agent assure l’accueil et les opérations postales proposées aux habitants.

• Accueillir les usagers ;
• Assurer l’affranchissement des lettres et colis ;
• Assurer la vente de timbres-poste et des emballages Colissimo ;
• Réceptionner les dépôts de courrier ;
• Assurer les opérations de dépôt et de retrait d’espèce, des lettres et colis, notamment des recommandés.

Profils recherchés

Savoirs

• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une mairie notamment d’un service à la population ;
• Connaissance des missions et compétences des collectivités territoriales ;
• Connaissance des principes du service public ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Connaissances dans les domaines de l’état civil, des élections et du funéraire ;
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données ;

Savoir-faire

• Accueillir et renseigner différents publics ;
• Identifier et analyser une demande ;
• Orienter efficacement un usager ;
• Appliquer une procédure administrative ;
• Rédiger des courriers et documents administratifs ;
• Maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique.
• Utiliser les logiciels métiers ;
• Respecter les délais et les procédures ;
• Manipuler des fonds et assurer une tenue rigoureuse de caisse ;
• Gérer les situations sensibles ou conflictuelles.

Savoir-être

• Sens du service public ;
• Sens de l’accueil ;
• Qualités relationnelles ;
• Écoute et disponibilité ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Rigueur et méthode et organisation ;
• Autonomie ;
• Réactivité ;
• Diplomatie ;
• Maîtrise de soi ;
• Empathie, notamment dans le cadre des démarches funéraires ;
• Esprit d’équipe ;
• Adaptabilité et polyvalence.

Contact et modalités de candidature

Contact

0247454308

Informations complémentaires

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.