Agent administratif polyvalent (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Messimy; Sur place; EUR 19 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

La mairie, gérée par Fonction Publique Territoriale, recrute au sein d’une équipe administrative de 4 personnes pour assurer le fonctionnement quotidien et la qualité du service rendu aux habitants. Ce poste polyvalent exige organisation et rigueur, et une aisance avec le public.

Vous réaliserez des tâches d’état civil, gérerez les inscriptions électorales, assisterez à l’accueil et participerez au secrétariat et à la coordination des services, tout en respectant la confidentialité et les

Qualifications

• Polyvalence et organisation.
• Rigueur et discrétion.
• Aisance relationnelle avec le public.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Connaissance de la réglementation en matière d'état civil.

Responsabilités

• Gérer les procédures d'état civil et les actes afférents.
• Gérer les demandes liées aux élections et listes électorales.
• Renfort en accueil et secrétariat selon les besoins.
• Accueillir les usagers et orienter vers les interlocuteurs compétents.
• Participer à la gestion administrative diverse (dossiers, pièces d'identité).

Connaissances

Polyvalence

Organisation

Rigueur

Aisance avec le public

Travail en équipe

Discrétion

Confidentialité

Maîtrise des outils informatiques

Connaissance état civil

Outils

Bureautique

Description du poste

Au sein d’une équipe administrative de 4 personnes, vous participez au fonctionnement quotidien de la mairie et contribuez à la qualité du service rendu aux habitants.

Ce poste s'adresse à une personne polyvalente, organisée, rigoureuse et à l'aise avec le public, qui souhaite exercer des missions diversifiées dans un environnement de proximité.

1) ÉTAT CIVIL

• dossier de mariage et de PACS (renseignements aux futurs partenaires; enregistrements des pièces justificatives; élaboration de l'acte; commande de fleurs; transmission des mentions…)
• changement de nom / prénom
• cimetière (renseignements aux familles pour l'achat/renouvellement d'une concession)

2) ÉLECTIONS

• enregistrement des demandes d'inscription sur les listes électorales
• préparation des commissions électorales
• préparation des scrutins

3) AGENCE POSTALE COMMUNALE (en renfort ou remplacement de l'agent)

• vente des produits postaux (affranchissements, timbres, colis, réexpédition de courrier, opérations financières…)
• gestion de caisse

4) ACCUEIL (en renfort ou remplacement de l'agent d'accueil)

• accueil physique et téléphonique des usagers
• recueillir les demandes des habitants et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents
• enregistrer les dossiers de pièces d'identité (CNI et passeport)
• établir des attestations d'accueil
• enregistrer les demandes de recensement militaire

5) SECRÉTARIAT

• conseil municipal: préparation des documents, envoi des délibérations par voie dématérialisée
• ressources humaines: rédaction des arrêtés du personnel; suivi des congés, formations des agents
• social: coordination du portage de repas; réalisation de planning; liens avec les différents prestataires; accueil des bénéficiaires; réception de demande de logement social

Horaires: du lundi au vendredi (fermé le mercredi après-midi)

Permanence mensuelle un jeudi jusqu'à 19h et un samedi matin (en moyenne 1/4)

Profil recherché

Vous êtes:

• organisé(e) et rigoureux(se) ;
• autonome tout en appréciant le travail en équipe ;
• à l'aise dans l'accueil et la relation avec le public ;
• discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité ;
• capable de gérer plusieurs dossiers et priorités ;
• à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques
• maîtrise de la réglementation en matière d'état civil

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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