Responsable administratif et financier (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybrid; EUR 48,000 - 62,000; Full time

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un Responsable administratif et financier (H/F) à Marseille. Vous assurez la préparation et le contrôle des actes de gestion administrative et financière de la Direction DCEMI, participez à la préparation du budget et au suivi d’exécution, et pilotez les subventions et les marchés.

Vous supervisez les tableaux de bord et les procédures, assurez le reporting et travaillez en collaboration avec l’équipe SAF et les directions opérationnelles pour

Qualifications

• Bonne connaissance de l’Institution et de son fonctionnement budgétaire et comptable.
• Maîtrise des règles de gestion budgétaire et comptable publique et privée.
• Maîtrise des règles de passation et d’exécution des marchés et des subventions régionales.

Responsibilities

• Préparer et suivre le budget (ROB, BP, DM et BS) et notes budgétaires.
• Suivre l’exécution budgétaire et les transferts de crédits.
• Piloter les subventions et les marchés, rédiger les conventions et suivre les paiements.
• Réaliser le reporting et les tableaux de bord budgétaires et projets.
• Assurer l’interface avec la direction opérationnelle et les services concernés.

Skills

Excel

Gestion budgétaire

Gestion financière

Audit et contrôle

Education

BAC +4 en gestion/finances publiques

Tools

ASTRE GF

PORTAIL DECISIONNEL

ASTRE EXTRACTION

AIDEN

POSACTES

ADOBE SIGN

Job description

Responsable administratif et financier (H/F)

Référence : 4413

Référence externe : 4413

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Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE EUROPE, COOPERATION MEDITERRANEENNE ET INTERNATIONALE

Direction déléguée

Service SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DGECMI

Lycée

Description hiérarchie de proximité

Fonction d'encadrement

Objectif du poste

Sous la responsabilité du ou de la chef(fe) de service, le ou la responsable administratif (ve) et financier (e) est en charge de la préparation et du contrôle des actes de gestion administrative et financière de la DCEMI.

Il ou elle contribue notamment à la préparation et à l’exécution des sessions, à la préparation du budget et le suivi de son exécution, au pilotage de la passation et de l’exécution des marchés, au contrôle des traitements administratif et financier des interventions régionales (subventions, reversements de subventions européennes, dons, participations)

Activités

Le ou la responsable administratif (ve) et financier (e) est la référente des services de la direction DCEMI.

A ce titre, le ou la responsable assure au titre des process ci-après les activités suivantes:

1.Processus budgétaire et comptable :

Appui à la préparation du budget (ROB, BP, DM et BS), collaboration à la rédaction de notes budgétaires, saisie du budget (gestion et mise à jour des lignes de crédits.

Suivi de l’exécution budgétaire : mise à jour mensuelle du BP exécuté, gestion et suivi des transferts de crédits, contrôle et suivi des engagements, participation à la rédaction de notes d’exécution.

Elaboration, mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire et spécifiques liés à des projets et des transferts externes.

Organisation, partage et mise à jour des informations au sein de l’équipe du SAF et en lien avec la direction opérationnelle.

Appui aux gestionnaires dans le cadre des opérations de clôture comptable.

Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP et l’assistante du DGA.

2. Processus Subventionset autres interventions :

Contrôle et suivi de l’instruction administrative et financière des subventions effectuées par les gestionnaires du SAF

Supervision des statuts des dossiers de subventions et contrôle des tableaux de subventions PRE CET, CET et Cabinet

Supervision de l’enrôlement des dossiers de subventions aux sessions

Rédaction de conventions spécifiques ou de conditions particulières de paiement et d’avenants.

Contrôle des liquidations avant pré-mandatement des versements de subventions

Supervision des correspondances aux porteurs de subventions (envois de contributions, acceptation, rejet, prorogations, votes à nouveau, régularisations.)

Pilotage de la caducité des subventions régionales

Pilotage de la campagne d’annulation des subventions

Pilotage indus de subventions régionales et autres interventions financières. Animation du contrôle a posteriori avec la direction opérationnelle.

Participation aux réunions des SAF de la DFAP et des réunions thématiques Aiden par exemple (productions de compte rendus pour partage au sein de l’équipe du SAF)

Pour les interventions autres que des subventions (cas des dons, participations, reversements):

Pilotage financier et administratif des reversement par projets

Contrôle et suivi des engagements afférents AE/CPF

Organisation, partage et mise à jour des informations des dossiers subventions au sein de l’équipe du SAF et en lien avec la DCEMI.

Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP et l’assistante du DGA.

3.Processus décisionnel Session

Elaboration du rétroplanning et suivi du respect des étapes; identification des points bloquants;

Relecture des ordres du jour AP et CP

Elaboration et mise à jour des TB de suivi de la session,

Relecture des rapports et des fiches proposés par la direction opérationnelle

Rédaction de rapports et des fiches (régularisation, votes à nouveau, prorogations)

Gestion des corrections sur rapports en lien avec la direction opérationnelle et le SAC

Contrôle de l’exécution des délibérations (notifications d’arrêtés, conventions, versement des avances); contrôle préalable des documents soumis à la signature du Président de Région via ADOB SIGN

Suivi de la bonne mise à jour des tableaux de suivi

Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, le SAC et l’assistante du DGA.

4.Processus commande publique et achats

Suivi de la passation des consultations - mise à jour du tableau de suivi des consultations en lien avec la direction

Appui aux gestionnaires dans la saisie des marchés

Suivi global de l’exécution financière des marchés -mise à jour du tableau de suivi en lien avec la direction

Contrôle et suivi des engagements d’AE et de CPF des marchés

Contrôle et suivi global des actes d’exécution financière des marchésopérés par les gestionnaires du SAF : passation de bons de commande, reconduction des marchés, révision des prix, versement avances, pré-mandement des factures (acomptes, soldes) cession de marché, gestion des sous traitance de marchés, application des pénalités.

Contrôle de la mise à jour de la régularité fiscale et sociale des titulaires de marchés

Gestion des difficultés sur marchés (réfaction, pénalités, résiliation...)

Organisation, partage et mise à jour des informations des dossiers marchés au sein de l’équipe du SAF

Rôle d’interface avec la direction opérationnelle, la DFAP, la DCPA et l’assistante du DGA.

5. Autres activités:

Archivage des documents et données du SAF

V eille et organisation de l’archivage des dossiers et données du service selon les procédures internes.

RGPD: gestion de traitements de données personnelles.

Procédures et gestion des risques : rédaction et mise à jour des procédures internes de gestion des risques probité et comptables et financier.

Afin de garantir la continuité du service, l’ensemble des activités conduites par le responsable sont mises en œuvre dans un cadre collaboratif permettant le partage d’informations des membres de l’équipe du SAF.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

Bonne connaissance de l'Institution, de son fonctionnement, de ses procédures : guide budgétaire et comptable, guide des procédures d’achat, guide des subventions, démarches probité et gestion des risques.

Maîtrise des règles de la gestion budgétaire et comptable publique obligatoire et privée

Maîtrise des règles de passation et d’exécution des marchés et autres contrats

Maîtrise du processus session de la collectivité

Maîtrise des procédures internes relatives aux subventions régionales

Bonnes connaissances des démarches probité, de gestion des risques comptables et financiers et du RGPD

Savoir-faire

Maîtriser les outils bureautiques, en particulier bonne maîtrise d'Excel

Maîtriser les applications métiers: ASTRE GF, PORTAIL DECISIONNEL, ASTRE EXTRACTION, AIDEN, POSACTES, ADOBE SIGN.

Préparer, exécuter et clôturer en matière budgétaire et comptable

Piloter l’instruction, le vote et l’exécution des subventions régionales et autres interventions financières

Piloter la passation et l’exécution des marchés, gérer les incidents marchés

Processus session: piloter la préparation et le suivi des rapports et délibérations proposées

Rédiger des documents : procédures, notes, contrats, courriels, compte rendus

Savoir-être

Sens de l’organisation : Planification, anticipation pour respecter les échéances, gestion multi-dossiers.

Rigueur / Fiabilité : Vigilance dans les contrôles, sécurisation des procédures, respect des cadres légaux.

Esprit d’analyse et de synthèse : Capacité à comprendre, structurer des données financières/administratives, à remonter les informations pertinentes.

Aptitude rédactionnelle : Clarté, précision (notes, rapports, conventions, correspondances).

Autonomie et prise d’initiative : Capacité à travailler indépendamment, à alerter et proposer des solutions /Respect des lignes hiérarchiques indispensables.

Sens du service public : Impartialité, probité, respect des procédures et des enjeux institutionnels.

Travail en équipe / coopération : Partage d’informations, appui aux gestionnaires, rôle de d’interface entre services & directions.

Aisance relationnelle / communication : Contact avec différents interlocuteurs, clarté des échanges, pédagogie dans la transmission des informations, participation active en réunions de service.

Capacité d’adaptation / Polyvalence : Gestion des imprévus et adaptation aux évolutions organisationnelles, réglementaires, ou aux demandes hiérarchiques.

Discrétion / Confidentialité : Respect des informations sensibles (données financières, dossiers personnels, RGPD).

Capacité à gérer la charge de travail lors de pics d’activité (clôture comptable, sessions, etc.).

Formations et diplômes

BAC +4 et /ou expérience confirmée en matière de gestion financière, comptable, administrative d’une collectivité locale (session, budget, interventions financières, marchés, gestion des risques)

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Absence de contraintes horaires spécifiques -Respect du règlement du temps de travail de l’Institution – Eventuellement nécessité de service liée à la continuité du service public

Lieu d'exercice: Marseille.

Responsabilité spécifique: gestionnaire de fonds publics.

Relations permanentes avec la hiérarchie directe et les autres services de la DGECMI. Relations régulières avec les services de la DGA Ressources et de la DGACAPJ.