Gestionnaire administratif (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybrid; EUR 17,000 - 23,000; Full time

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recrute pour un poste administratif et financier au sein de la DGEFS. Poste destiné à renforcer la gestion administrative et financière et l’appui à la coordination des sessions.

Le profil recherché inclut des connaissances institutionnelles et des compétences en outils informatiques et logiciels métiers, avec rigueur et sens du service public.

Qualifications

• Connaissance des acteurs institutionnels.
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des services régionaux.
• Connaissance de la gestion des subventions et du process délibératif.
• Connaissance des champs de développement économique et de la formation professionnelle.

Responsibilities

• Veiller à l’exactitude et à la conformité des conventions et arrêtés avant signature.
• Contribuer au rétroplanning et à l’organisation des sessions.
• Recueillir et consolider les indicateurs d’activité et de performance.
• Contribuer à l’évolution des procédures internes.
• Assurer le suivi des demandes et l’archivage numérique.

Skills

Connaissance des acteurs institution‎n

Connaissance des services régionaux

Connaissance des subventions

Connaissance du développement écono‎m‎

Education

Bac + 2 souhaité ou pratique professionnelle avérée

Tools

AdobeSign

Posactes

Aiden

Job description

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DIRECTION GENERALE ADJOINTE ECONOMIE, FORMATIONS ET SANTE

Direction déléguée

Service SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DGEFS

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe économie, formations et santé (DGEFS) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur pilote et déploie les grandes politiques régionales qui concourent à l’attractivité et au développement économique de notre région : soutien aux entreprises, aux créateurs et repreneurs d’entreprises, structuration et animation des filières stratégiques (industries, tourisme, numérique et IA, ESS, naturalité, …), développement de l’écosystème d’innovation, d’enseignement supérieur et de recherche, formation professionnelle et information sur les métiers, santé et formation des professionnels du sanitaire et social.

Description hiérarchie de proximité Le SAF pilote et anime la gestion administrative et financière des services et directions de la DGEFS, contrôle l'efficacité et la qualité de cette fonction, anime la coordination des activités transversales au sein de la direction générale, optimise la préparation des sessions, pilote l'élaboration et le suivi budgétaire de la DGEFS. Le SAF met en place et adapte différents outils de coordination, de gestion et de suivi partagés de l'information, assure la sécurisation juridique des actions et le respect des procédures et est l'interface des directions fonctionnelles pour la DG.

Fonction d'encadrement Non

Objectif du poste

Sous la responsabilité du chef de service et de son adjoint, participer aux activités administratives et financières dont le service administratif et financier a la responsabilité et plus spécialement :

1. Veiller à l’exactitude et à la conformité des conventions partenariales et des arrêtés avant mise en signature du Président de l’ensemble de la DGEFS ;

2. Contribuer au process des sessions : élaboration du rétroplanning, organisation des pré-CET, consolidation de la liste des rapports; suivi du tableau des rapports et consolidation des rapports communs;

3. Recueillir, consolider et s’assurer de la cohérence ainsi que de la mise à jour des indicateurs mensuels d’activité et semestriels d’efficience de l’ensemble de la DGEFS et production des indicateurs du SAF ;

4. Contribuer à l’évolution et la mise à jour des procédures internes permettant de sécuriser les activités du service.

Activités

En lien direct avec l’ensemble des services de la DGEFS, procéder au contrôle et au suivi des conventions et arrêtés avant mise à la signature du Président.Dans ce cadre être l’interlocuteur de la DGEFS auprès des directions supports (DSI, DFAP);

En collaboration avec la coordinatrice de session du SAF, participer à la coordination des sessions en relation avec les directions fonctionnelles et opérationnelles. Spécialement : élaboration du retroplanning, organisation des pré-CET, consolidation de la liste des rapports, suivi du tableau des rapports et consolidation des rapports communs de la DGEFS (régularisation, modification de tiers, cotisations, vote à nouveau, prorogation) ;

En lien avec l’ensemble des services de la DGEFS, recueillir, consolider et s’assurer de la cohérence ainsi que de la mise à mise à jour des indicateurs mensuels d’activité de l’ensemble de la DGEFS et production des indicateurs du SAF. Être l’interlocuteur de la DGA et de la DGS sur toutes les questions relatives aux indicateurs de la DGEFS ;

Contribuer à l’élaboration des procédures internes permettant de sécuriser les activités du service

Assurer le suivi des parapheurs, des demandes du service en matière de fournitures et d’accès informatiques;

Coordonner et procéder pour le service aux démarches d’archivages numériques.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

Connaissance des acteurs institutionnels

Connaissance du fonctionnement et de l’organisation des services régionaux

Connaissance de la gestion des subventions et du process délibératif

Connaissance des champs de développement économique et de la formation professionnelle

Savoir-faire

Maitrise de l’ensemble des procédures administratives et financières

Construire des outils d’aide à la décision (tableaux de bord, de suivi…) et savoir les exploiter

Maîtrise et utilisation des outils informatiques (Word, Excel…) et des logiciels métiers (AdobeSign, Posactes, Aiden)

Savoir-être

Sens du service public

Rigueur, méthodique et implication

Aptitudes relationnelles

Capacité d’écoute

Dynamisme et réactivité

Discrétion

Formations et diplômes

Bac + 2 souhaité ou pratique professionnelle avérée

Profil recherché

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

A bsence de contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public