Responsable Administratif et Coordination Opérationnelle

Groupe ADENES; Paris; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

FOCALYSE recherche un Responsable Administratif F/H pour accompagner son activité et assurer la coordination administrative et opérationnelle des équipes.

Rattaché au Directeur Général, vous jouerez un rôle clé dans les enjeux administratifs, organisationnels et la satisfaction client.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement administratif de la structure et contribuer à l'amélioration continue des processus internes.
• Organiser et optimiser les plannings et assurer la circulation fluide des informations entre les équipes.
• Gérer le suivi administratif des dossiers d'expertise et la facturation des honoraires.

Job description

FOCALYSE est un cabinet d'expertise reconnu pour sonprofessionnalisme, sa rigueur et sa qualité de service. Dans le cadre de sondéveloppement, nous recherchons un Responsable Administratif F/H pouraccompagner notre activité et assurer la coordination administrative etopérationnelle de nos équipes.

Rattaché directement au Directeur Général, vous occupezune fonction clé au sein de l'entreprise, au carrefour des enjeuxadministratifs, organisationnels et de satisfaction client.

Vos missions :

Administrationgénérale

Vous assurez le bon fonctionnement administratif de lastructure et contribuez à l'amélioration continue des processus internes :

• Concevoir et préparer les supports de réunions et deconférences ;
• Créer, mettre à jour et gérer les modèles et documents deréférence de l'entreprise ;
• Organiser le classement, l'archivage et la diffusion dela documentation ;
• Élaborer des tableaux de bord d'activité et analyser lesdonnées de suivi ;
• Participer aux actions de communication interne etexterne ;
• Contrôler et assurer le suivi des factures fournisseurset prestataires ;
• Gérer les opérations bancaires courantes, notamment lesremises de chèques.

Coordinationopérationnelle

Véritable relais entre les différents acteurs del'entreprise, vous contribuez à la bonne organisation des activités :

• Organiser et optimiser les plannings ;
• Assurer la circulation fluide des informations entre leséquipes ;
• Gérer les agendas et plannings des experts ;
• Affecter et suivre les missions d'expertise.

Suiviadministratif des expertises

Vous accompagnez les experts dans le traitement desdossiers et garantissez la qualité des prestations :

• Assurer le suivi administratif complet des dossiers d'expertise;
• Veiller au respect des délais, des procédures et desexigences clients ;
• Procéder à la facturation des honoraires et au suivi desrèglements ;
• Participer à la rédaction, la relecture, la correction etla mise en forme des rapports et courriers techniques ;
• Ouvrir et enregistrer les missions sur le logiciel dédié;
• Constituer les dossiers administratifs et coordonner lesdemandes externes ;
• Collaborer avec l'ensemble des services de l'entrepriseet du groupe ;
• Assurer le suivi qualité, le traitement des demandesclients et des réclamations ;
• Garantir la satisfaction des assurés et des mandants ;
• Veiller au respect des normes qualité et des procéduresinternes.