Gestionnaire administratif expérimenté F/H

CreditJob; Courbevoie; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

CreditJob Courbevoie recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir l'ensemble des services. Vous serez en appui à la Directrice Opérationnelle Juridique et Conformité et assurerez les missions administratives et de conformité.

Vous assurez le suivi des adhésions, le contrôle KYC, l'établissement et l'envoi des contrats, le suivi des résiliations, et vous participez à la gestion de clientèle et à l'amélioration des outils internes.

Qualifications

• Formation Bac/Bac+2 exigée.
• Minimum 5 ans d'expérience en secrétariat.
• Bonne aisance rédactionnelle et chiffres.
• Connaissance de l'écosystème assurantiel et industriel.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les interlocuteurs lors des appels entrants.
• Gérer le courrier entrant et sortant et diffuser aux services.
• Commander fournitures et consommables pour tous les services.
• Réaliser l'assistanat, le classement et l'archivage.
• Suivre l'administration des adhésions et les KYC.
• Établir et envoyer les contrats et lettres-avenants.
• Suivre les résiliations et les accusés de réception.
• Soutenir l'équipe Gestion de clientèle dans les garanties.
• Enregistrer les déclarations de chiffre d'affaires et alerter les anomalies.
• Rendre compte à la hiérarchie et alimenter les tableaux de bord.

Connaissances

Service client

Rédaction

Formation

Bac/Bac+2

Description du poste

Description
Missions :
Assurer les missions de secrétariat pour l'ensemble des services de l'entreprise :

• Accueillir et orienter les interloccuteurs dans le cadre des appels téléphoniques entrants, en portant l'image de l'entreprise.


• Traiter le courrier entrant et sortant et diffuser aux services.


• Commander les fournitures et consommables divers pour l'ensemble des services, à leur demande.


• Exécuter des missions diverses d'assistanat, de classement et d'archivage.

Appuyer la Directrice Opérationnelle Juridique et Conformité dans l'administration juridique des contrats et les actions de conformité.

• Assurer le suivi de la mise en place des nouvelles adhésions.


• Effectuer un contrôle de second niveau des KYC.


• Etablir les contrats d'adhésion et lettres-avenants sur la base des trames internes et procéder à leur envoi.


• Assurer le suivi des résiliations, établir les accusés de réception sur la base des trames internes et procéder à leur envoi.

Apporter un soutien à l'équipe de Gestion de clientèle dans ses missions :

• Assister les Gestionnaires de clientèle dans la souscription et l'administration des garanties.


• Enregistrer de façon exhaustive les déclaration de chiffre d'affaires confiées dans l'outil métier et alerter les Gestionnaires de clientèle de toute particularité rencontrée.


• Appuyer la Gestionnaire Facturation et Indemnisation dans l'exécution de ses missions.

Rendre compte de son activité à la hiérarchie et prendre part au développement du service :

• Etablir des compte-rendus d'activité relatifs aux missions confiées.


• Identifier les risques administratifs, opérationnels et commerciaux et les remonter à la hiérarchie et aux collaborateurs


• Assurer la traçabilité des actions/correspondances/documents par un enregistrement dans les dossiers informatiques dédiés et la mise à jour des tableaux de suivi.


• Alimenter les échanges internes (hiérarchie et transverse) et participer activement aux réunions d'équipes.


• Respecter les piorités hierarchiques et appliquer les process internes.


• Prendre part au développement des outils internes et proposer des axes d'amélioration opérationnels.


• Représenter l'image et la marque de l'entreprise auprès des adhérents et des partenaires.


• Assurer les missions confiées en back-up, en cas d'absence d'un collaborateur.

Exigences
Profil recherché :

• Niveau de formation : Bac/Bac+2.


• 5 ans d'expérience minimum


• Service client.


• Connaissance en secrétariat / administratif.


• Aisance rédactionnelle / avec les chiffres.


• Appétence pour l'écosystème assurantiel et industriel.