Responsable administratif F/H

Focalyse; Paris; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Accord télétravail

Restaurant d’entreprise

Contrat Collectif Santé avec prise en 

Compte Épargne Temps

Job summary

FOCALYSE, cabinet d'expertise en Île-de-France, recherche un Responsable Administratif F/H pour coordonner l'administration et soutenir les activités des équipes. Vous travaillerez en lien direct avec le Directeur Général dans un cadre structuré et exigeant, garantissant la qualité et le bon déroulement des missions.

Poste CDI cadre au Forfait Jour (218 jours) avec accord télétravail et avantages d’entreprise, incluant un restaurant d’entreprise et une mutuelle santé.

Qualifications

• Formation supérieure en gestion, administration ou assistanat de direction.
• Expérience confirmée sur un poste administratif polyvalent avec responsabilités de coordination.
• Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Qualités rédactionnelles irréprochables et sens du service client.
• Rigueur, autonomie et capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Assurer le fonctionnement administratif et contribuer à l'amélioration des processus internes.
• Concevoir supports de réunions, documents de référence et tableaux de bord.
• Organiser plannings, flux d'information et missions d'expertise.
• Gérer facturation, suivi des règlements et dossiers administratifs des expertises.
• Veiller au respect des délais, procédures et exigences clients.

Skills

Coordination

Organisation

Gestion du temps

Rédaction

Service client

Autonomie

Travail en équipe

Education

Formation supérieure en gestion/administration/assist. de direction

Tools

MS Office

Logiciels de gestion

Job description

FOCALYSE est un cabinet d'expertise reconnu pour son professionnalisme, sa rigueur et sa qualité de service. Dans le cadre de son développement, nous recherchons un Responsable Administratif F/H pour accompagner notre activité et assurer la coordination administrative et opérationnelle de nos équipes.

Rattaché directement au Directeur Général, vous occupez une fonction clé au sein de l'entreprise, au carrefour des enjeux administratifs, organisationnels et de satisfaction client.

Administration générale

Vous assurez le bon fonctionnement administratif de la structure et contribuez à l'amélioration continue des processus internes :

• Concevoir et préparer les supports de réunions et de conférences ;
• Créer, mettre à jour et gérer les modèles et documents de référence de l'entreprise ;
• Organiser le classement, l'archivage et la diffusion de la documentation ;
• Élaborer des tableaux de bord d'activité et analyser les données de suivi ;
• Participer aux actions de communication interne et externe ;
• Contrôler et assurer le suivi des factures fournisseurs et prestataires ;
• Gérer les opérations bancaires courantes, notamment les remises de chèques.

Coordination opérationnelle

Véritable relais entre les différents acteurs de l'entreprise, vous contribuez à la bonne organisation des activités :

• Organiser et optimiser les plannings ;
• Assurer la circulation fluide des informations entre les équipes ;
• Gérer les agendas et plannings des experts ;
• Affecter et suivre les missions d'expertise.

Suivi administratif des expertises

Vous accompagnez les experts dans le traitement des dossiers et garantissez la qualité des prestations :

• Assurer le suivi administratif complet des dossiers d'expertise ;
• Veiller au respect des délais, des procédures et des exigences clients ;
• Procéder à la facturation des honoraires et au suivi des règlements ;
• Participer à la rédaction, la relecture, la correction et la mise en forme des rapports et courriers techniques ;
• Ouvrir et enregistrer les missions sur le logiciel dédié ;
• Constituer les dossiers administratifs et coordonner les demandes externes ;
• Collaborer avec l'ensemble des services de l'entreprise et du groupe ;
• Assurer le suivi qualité, le traitement des demandes clients et des réclamations ;
• Garantir la satisfaction des assurés et des mandants ;
• Veiller au respect des normes qualité et des procédures internes.

Formation supérieure en gestion, administration ou assistanat de direction ;

Expérience confirmée sur un poste administratif polyvalent avec des responsabilités de coordination

Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités ;

Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels de gestion ;

Qualités rédactionnelles irréprochables ;

Sens du service client, rigueur et autonomie ;

Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste stratégique et polyvalent ;

Des missions variées au contact de nombreux interlocuteurs ;

Une équipe engagée et à taille humaine ;

Un environnement favorisant l'autonomie, l'initiative et la collaboration.

CDI – Cadre au Forfait Jour (218 jours).

• Accord télétravail
• Restaurant d’entreprise
• Contrat Collectif Santé avec prise en charge Employeur
• Compte Épargne Temps pour gérer vos congés et votre temps de repos

Rémunération selon profil et expérience du candidat, de 35 000€ à 42 000€ brut annuel.

Notre engagement :

Au sein du Groupe ADENES, nous sommes convaincus que la diversité est une richesse. Nous agissons de manière inclusive envers chacune et chacun dans le respect des différences. Nous nous engageons à traiter les candidatures sans considération de sexe, d'âge, d'origine, de handicap ou de conviction. Notre politique de diversité garantit ainsi une égalité de traitement des candidatures. Aussi, le Groupe ADENES offre, à compétences égales, les mêmes possibilités de parcours professionnel.