PREPARATEUR DE MISSIONS

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Brest; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recrute un agent chargé des frais de déplacement. Vous prendrez en charge les demandes directes, assurerez les réservations et suivrez les dossiers avec rigueur et autonomie.

Vous travaillerez au sein d’un bureau dédié, en contact avec les demandeurs et les assistants, dans un cadre réglementaire strict et avec une forte orientation service public.

Qualifications

• Expérience dans le domaine des frais de déplacement.
• Maîtrise des logiciels de bureautique.
• Connaissance des règles liées aux changements de résidence et aux frais de déplacement pour la bonne exécution financière.
• Accueil et renseignement.
• Organisation et méthode.
• Autonomie.
• Rigueur.
• Réactivité.
• Travail en équipe.
• Sens des relations humaines.

Responsibilities

• Prendre en compte les demandes PCD et vérifier leur conformité.
• Effectuer les réservations (train, avion, bateau, véhicules, hébergement) via le logiciel dédié.
• Contacter les demandeurs et leurs assistants pour compléter les informations.
• Suivre l’émission et transmettre la billetterie après contrôle.
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers (dématérialisation).
• Participer à l’expérimentation et à la mise en place d’Alidade, en accompagnant les missionnés.
• Se maintenir informé de l’évolution réglementaire.
• Assurer le suivi des dossiers des collègues absents si nécessaire.

Skills

Utilisation bureautique

SI spécifique

Frais de déplacement

Accueil et renseignement

Organisation et méthode

Autonomie

Rigueur

Réactivité

Travail en équipe

Relations humaines

Job description

Vos missions en quelques mots

• Prendre en compte les demandes de prise en charge directe (PCD), en provenance des différents systèmes d’information, attribuées par le chef de bureau ou son adjoint, et vérifier la conformité ainsi que la concordance des éléments transmis.
• Procéder à la réservation, via le logiciel dédié, des différentes billetteries demandées (voie ferrée, voie aérienne, voie maritime, véhicule de location, hébergement…) et effectuer des modifications/annulations le cas échéant.
• Contacter les demandeurs ou leurs assist afin de compléter les informations et assurer l’assistance.
• Suivre l’émission de la billetterie, en contactant au besoin l’agence de voyage, et transmettre la billetterie obtenue au missionné après un contrôle de conformité.
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers traités (dématérialisation).
• Participer à l’expérimentation et à la mise en place d’Alidade, en accompagnant et en assistant les missionnés, dans leur démarche d’autonomie.
• Se maintenir informé de l’évolution de la réglementation.
• Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Profil recherché

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement.

Compétences attendues

• UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
• UTILISATION D’UN SYSTEME D’INFORMATION SPECIFIQUE OU LIE A SON DOMAINE D’ACTIVITE
• CONNAISSANCE DES PRINCIPES ET REGLES LIES AUX CHANGEMENTS DE RESIDENCE ET AUX FRAIS DE DEPLACEMENT NECESSAIRES A LA BONNE EXECUTION FINANCIERE
• ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
• ORGANISATION ET METHODE
• AUTONOMIE
• RIGUEUR
• REACTIVITE
• TRAVAIL EN EQUIPE
• SENS DES RELATIONS HUMAINES