PREPARATEUR DE MISSIONS

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Lille; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un agent chargé des frais de déplacement. Le/la candidat(e) prendra en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD) et vérifiera leur conformité et concordance des éléments transmis.

Vous effectuerez la réservation via le logiciel dédié (billetterie, hébergement, véhicule de location…), contacterez les demandeurs pour obtenir les informations manquantes, assurerez le suivi jusqu’à l’émission et assurerez

Qualifications

• Expérience dans le domaine des frais de déplacement.

Responsabilités

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD) et vérifier leur conformité et concordance des éléments transmis.
• Réserver les billets et hébergements via le logiciel dédié, pour les différents modes de transport et hébergement.
• Contacter les demandeurs ou leurs assistants pour compléter les informations et assurer l’assistance.
• Suivre l’émission de la billetterie et transmettre au missionné après contrôle de conformité.
• Effectuer des modifications ou annulations si nécessaire.
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers traités (dématérialisation).
• Se maintenir informé de l’évolution de la réglementation.
• Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Connaissances

Expérience frais de déplacement

Description du poste

Vos missions en quelques mots

• Prendre en compte les demandes de Prise en Charge Directe (PCD), en provenance des différents systèmes d’information, attribuées par le chef de bureau ou son adjoint, et vérifier la conformité ainsi que la concordance des éléments transmis ;
• Procéder à la réservation, via le logiciel dédié, des différentes billetteries demandées (voie ferrée, voie aérienne, voie maritime, véhicule de location, hébergement…) ;
• Contacter les demandeurs ou leurs assist afin de compléter les informations et assurer l’assistance ;
• Suivre l’émission de la billetterie, en contactant au besoin l’agence de voyage, et transmettre la billetterie obtenue au missionné après un contrôle de conformité ;
• Effectuer des modifications / annulations le cas échéant ;
• Appliquer les règles d’archivage des dossiers traités (dématérialisation) ;
• Se maintenir informé de l’évolution de la réglementation ;
• Le cas échéant, assurer le suivi des dossiers des collègues absents.

Profil recherché

Vous avez une expérience dans le domaine des frais de déplacement.