Office Manager

asap.work; Paris; On-site; EUR 13,000 - 20,000; Full time

Benefits offered by this job

Alternance très opérationnelle

Poste polyvalent

Montée en compétences progressive

Proposer et mettre en place ses idées

Proximité avec les équipes

Job summary

asap.work recherche un(e) Office Manager en alternance pour accompagner la croissance des bureaux à Paris. Le rôle est très polyvalent : gestion de la vie du bureau, coordination des prestataires, commandes et suivi administratif, avec une forte attention à l’expérience collaborateur.

Vous serez en contact avec de nombreuses équipes et interviendrez rapidement sur vos propres sujets. Pas besoin d’être expert, la curiosité et l’envie d’apprendre priment.

Qualifications

• Organisation et gestion du quotidien de bureau.
• Capacité à coordonner prestataires et commandes.
• Bon relationnel avec les équipes et les partenaires.
• Autonomie et proactivité dans un format alternance.
• Intérêt pour l’amélioration continue des process et outils.

Responsibilities

• Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et des achats.
• Gérer les commandes, stocks et fournitures du bureau.
• Gérer la flotte informatique et le matériel en leasing.
• Être le point de contact du personnel et résoudre les imprévus.
• Participer à l’organisation des événements internes et à l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Skills

Organisation

Gestion du bureau

Relationnel

Autonomie

Curiosité

Outils digitaux

Tools

Outils digitaux

Job description

Créée en 2021, asap.work est une entreprise française présente au niveau national, spécialisée dans le recrutement (intérim, freelance, CDI) de profils experts dans les métiers du BTP.

Nous sommes près de 120 collaborateurs à réinventer l’expérience candidat dans le secteur du BTP en combinant approche humaine, expertise métier et innovation technologique. Notre marque de fabrique :

• Proposer à nos intérimaires des avantages exclusifs et un suivi personnalisé pour les accompagner en proximité et améliorer leurs conditions de vie.
• Permettre à nos consultants, grâce à l’automatisation de nombreuses tâches administratives et répétitives, de gagner en efficacité et de rester focus sur leur cœur de métier : la relation humaine avec nos candidats et nos clients.

Nos ambitions pour 2026 sont de devenir l’acteur de référence partout en France dans le recrutement d’experts pour les entreprises du BTP, et d’occuper une place de choix à l’international.

Si tu veux rejoindre une aventure ambitieuse, découvrir les coulisses d’une équipe en pleine croissance et avoir un impact concret sur le quotidien de nos collaborateurs, tu as frappé à la bonne porte !

Le poste :

On recherche notre futur Office Manager pour accompagner la croissance de nos équipes et contribuer au bon fonctionnement de nos bureaux au quotidien.

Ton rôle sera très polyvalent : gestion de la vie du bureau, coordination avec les prestataires, commandes, événements internes, suivi administratif et amélioration de l’expérience collaborateur.

Tu seras au contact de nombreuses équipes et tu auras rapidement l’occasion de prendre en charge tes propres sujets. Pas besoin d’être déjà expert de l’Office Management : on cherche surtout quelqu’un de curieux, débrouillard et qui a envie d’apprendre.

L’objectif :

faire en sorte que tout fonctionne bien au quotidien, anticiper les besoins des collaborateurs et proposer des idées pour améliorer continuellement la vie au bureau.

Vie quotidienne du bureau

• Veiller au bon fonctionnement des locaux et gérer les besoins du quotidien
• Gérer les commandes, stocks et fournitures
• Gérer la flotte informatique : suivi du parc, des équipements en leasing, des renouvellements et des différents prestataires
• Être le point de contact des collaborateurs et résoudre les petits imprévus

Prestataires & administratif

• Gérer la relation avec les prestataires et fournisseurs
• Coordonner les différents prestataires liés à la flotte informatique et assurer le suivi des équipements
• Suivre les commandes, factures et dépenses liées au bureau
• Participer au suivi du budget et à l’optimisation des dépenses

Événements & vie d’équipe

• Participer à l’organisation des événements internes : afterworks, déjeuners, séminaires, anniversaires…
• Gérer la logistique et coordonner les différents prestataires
• Être force de proposition pour imaginer de nouveaux formats et améliorer les événements de l’entreprise

Expérience collaborateur & amélioration continue

• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs
• Identifier les irritants du quotidien et proposer des solutions concrètes
• Améliorer progressivement nos process et outils
• Être force de proposition pour améliorer l’expérience au bureau

On te veut dans notre équipe car :

On ne cherche pas quelqu'un qui connaît déjà tout. On cherche surtout quelqu'un qui a envie d'apprendre, qui ose prendre des initiatives et qui sait se débrouiller.

• Tu es curieux et tu as envie de découvrir un environnement startup / scale-up
• Tu es organisé et tu sais gérer plusieurs choses en même temps
• Tu es débrouillard : face à un problème, ton premier réflexe est de chercher une solution
• Tu es autonome, tout en sachant demander de l'aide quand c'est nécessaire
• Tu as un bon relationnel et tu aimes être au contact des équipes
• Tu es rigoureux et attentif aux détails
• Tu es à l'aise avec les outils digitaux
• Tu aimes quand les choses sont bien faites

Ce qu'on te propose :

• Une alternance très opérationnelle, où tu verras directement l'impact de ton travail
• Un poste polyvalent qui te permettra de découvrir de nombreux aspects de l'Office Management
• Une montée en compétences progressive, avec de plus en plus d'autonomie
• La possibilité de proposer et mettre en place tes propres idées
• Une proximité avec les différentes équipes de l'entreprise

Modalités :

• Localisation : Paris
• Rythme idéal : 3 jours toutes les 2 semaines ou 1 jour par semaine (idéalement, mais si ton rythme ne correspond pas n'hésite pas à postuler quand même !)
• Premier échange avec notre équipe Talent Acquisition
• Rencontre avec ta future tutrice Rima
• Rencontre avec le reste de l’équipe
• Bienvenue chez nous !

Chez asap.work, nous nous engageons à promouvoir un environnement où la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos valeurs. Notre objectif est d'attirer et de constituer une équipe diverse, équitable et inclusive, où chacun se sent le bienvenu.

En tant qu'employeur qui favorise l'égalité des chances, nous veillons à ce que notre processus de candidature et notre lieu de travail soient ouverts à tous.