Office Manager W/M/NB

World Aquatics; Lyon; On-site; EUR 30,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Actionnariat

Carte déjeuner 8€

Formations et conférences

Déjeuners d’équipe + Carte cadeau Noël

Job summary

Million Victories recherche un Office Manager expérimenté pour assurer un environnement de travail fluide et agréable au quotidien au studio lyonnais. Vous serez le point de contact privilégié pour la vie du studio, la logistique, les services généraux et la QVCT.

En collaboration avec l’équipe POP et l’ensemble des équipes, ce rôle exige autonomie, sens du service et prise d’initiative. Contrat CDI à temps partiel sur Lyon, 4 jours/sem, rémunération entre 30K€ et 35K€ brut annuel selon profil.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans en assistanat administratif et office management.
• Organisation d’événements internes et coordination logistique.
• Sens du service, discrétion et autonomie exigés.

Responsibilities

• Gérer les locaux et la logistique du studio.
• Animer la vie d’équipe et contribuer à la QVCT.
• Gérer les fournisseurs, équipements et stocks.

Skills

Assistante administrative

Office management

Événementiel

Gestion du budget

Service client

Discrétion

Anglais professionnel (B2)

Tools

Google Workspace

Notion

Job description

Vous rejoindrez Million Victories dans un rôle clé pour assurer un environnement de travail fluide, agréable et bien organisé au quotidien. En tant qu’ Office Manager , vous serez le point de contact privilégié pour tout ce qui touche à la vie du studio, la logistique, les services généraux et la QVCT. Au contact de l’ensemble des équipes, vous aurez un impact concret sur l’expérience collaborateur et contribuerez à faire du studio un environnement où chacun peut travailler dans les meilleures conditions.

Vous travaillerez en proximité avec l’équipe POP (RH/Finance) et l’ensemble des équipes du studio, dans un rôle qui demande à la fois autonomie, sens du service, organisation, discrétion, mais aussi énergie, enthousiasme et prise d’initiative.

Votre rôle :

• Faire vivre le studio au quotidien : assurer la gestion des locaux et de la logistique, anticiper les besoins des équipes et gérer les demandes ou incidents afin de garantir un environnement de travail fonctionnel et agréable.
• Animer la vie d’équipe et contribuer à la QVCT : imaginer, proposer et organiser les temps forts du studio (team buildings, célébrations, événements thématiques, temps collectifs…) et contribuer à créer une atmosphère chaleureuse, inclusive et positive.
• Piloter les fournisseurs et les équipements : coordonner les prestataires externes, suivre la qualité des services et gérer les équipements, fournitures, stocks et commandes en lien avec l’équipe Finance.
• Accompagner l’équipe POP et les collaborateurs : contribuer aux onboardings et offboardings, assurer l’accueil des visiteurs et nouveaux arrivants, suivre les temps de travail et préparer les éléments variables de paie. Garantir la confidentialité des informations RH et collaborateurs auxquelles vous avez accès.
• Contribuer aux projets du studio : participer aux projets d’aménagement et d’évolution des espaces et proposer des initiatives en matière de QVCT et de RSE, en collaboration avec l’équipe RH.

Profil recherché

Nous recherchons un·e Office Manager disposant d’au moins 3 ans d’expérience dans un environnement à taille humaine (start-up, TPE…), avec une expérience combinant assistanat administratif, office management et organisation d’événements.

Pour réussir dans ce rôle, nous recherchons une personne fiable, organisée et autonome, capable de gérer avec rigueur les sujets du quotidien et de respecter la confidentialité des informations auxquelles elle peut avoir accès mais aussi dynamique, enthousiaste et moteur dans la vie du studio. Vous aimez aller vers les autres, créer du lien, prendre des initiatives et contribuer activement à une ambiance conviviale.

Si vous avez les compétences suivantes :

• Une expérience concrète en assistanat administratif : gestion et suivi de documents, commandes, coordination administrative et support aux équipes.
• Une expérience en office management, incluant la gestion quotidienne des locaux, des équipements, de la logistique et des prestataires.
• Une réelle expérience dans l’organisation d’événements internes : team buildings, événements d’entreprise, célébrations et temps collectifs.
• La capacité à gérer des sujets différents au quotidien, à prioriser et à anticiper les besoins des équipes.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Notion, etc.) et la capacité à assurer le suivi d’un budget simple.
• Un excellent sens du service et de l’organisation, de la réactivité et une approche proactive pour anticiper les besoins des équipes.
• Discrétion et respect de la confidentialité, notamment dans le traitement d’informations liées aux collaborateurs et aux sujets RH.
• Un français courant et un niveau d’anglais professionnel B2 minimum.

Avantages spécifiques :

• Horaires de travail flexibles
• Possibilité de devenir actionnaire de l’entreprise
• Carte déjeuner : 8 € / jour, prise en charge à 50 % par l’entreprise
• Formations et conférences prises en charge pour accompagner votre développement
• Déjeuners d’équipe trimestriels/mensuels et carte cadeau de Noël

• Entretien avec Isabelle notre Talent Acquisition Manager, afin de mieux comprendre votre parcours, vos motivations et vous présenter le poste ainsi que notre environnement de travail.
• Entretien avec Mélissa, notre HR Officer et votre future manager, pour approfondir votre expérience, échanger sur les missions du poste et votre façon de travailler au quotidien.
• Entretien avec Céline, notre COO et cofondatrice, et Benoît, cofondateur du studio, pour faire connaissance, échanger sur la culture et le fonctionnement de Million Victories et vous permettre de mieux vous projeter au sein du studio.

Information complémentaire

Contrat : CDI à temps partiel sur Lyon
Organisation du temps de travail : 4 jours par semaine, avec une préférence pour le mercredi non travaillé (le vendredi pouvant également être envisagé).

Date de début : dès que possible

Rémunération : entre 30K€ et 35K€ brut annuel (base temps plein), selon profil et expérience.