Office Manager Junior F/H/X

Officy; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 40 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant Swile 9€

Bureaux en centre Paris

Formations et montée en compétences

Teambuildings et événements

Transports remboursés 50%

Ambiance bienveillante

Résumé du poste

Officy, leader de l’office management part-time à Paris, recherche un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement des espaces et supporter le CEO sur les services généraux.

Intégré(e) à une équipe d’une trentaine d’OM, vous travaillerez avec plusieurs clients et gérer les exigences opérationnelles quotidiennes tout en garantissant bien-être et efficacité.

Qualifications

• Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et autonome.
• Vous faites preuve de réactivité et d’un bon sens des priorités.
• Vous avez une excellente capacité d’adaptation.
• Vous aimez gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux (expérience avec des outils de gestion ou workplace est un plus).

Responsabilités

• Gérer les services généraux et le cadre de travail quotidien.
• Coordonner les prestataires (ménage, maintenance, sécurité, IT).
• Gérer les accès et la logistique des espaces de travail.
• Suivre les interventions et résoudre les incidents liés aux locaux.
• Gérer commandes et stocks de fournitures et consommables.
• Organiser et optimiser les espaces de travail et les événements internes.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Réactivité

Gestion simultanée

Outils digitaux

Relationnel

Formation

Bac +2

Outils

Slack

Description du poste

Convaincus que toutes les sociétés ont besoin d’un super office manager mais que toutes les sociétés n’ont pas besoin d’un OM à temps complet, Leslie et Laurent créent Officy, une nouvelle expérience de l’office management part-time, simple, digitale, maîtrisée mais toujours PREMIUM. Officy est le pure-player qui a révolutionné le métier de l’office management. Depuis 2017, nous avons accompagné plus de 250 clients dans leurs enjeux de croissance, et ce n’est que le début.

Aujourd’hui, Officy c’est plus de 30 Consultants OM, 350 missions réalisées et encore plus de clients satisfaits, tu connais peut-être Airbnb, Brigad, Elinoï, ou encore Konbini…

La mission d’Officy est de simplifier la vie des dirigeants d’entreprise en les mettant en relation avec un.e Office Manager qui appréhendra parfaitement les enjeux de la société tant sur le plan humain qu’administratif.

Nous nous entourons des meilleurs talents, et accompagnons les startups de demain dans leurs enjeux de croissance. Chaque office manager travaille avec plusieurs clients selon leurs besoins et sur des durées variables dans la semaine.

Le succès est tel que nous avons des clients sur liste d’attente. Nous allons doubler nos recrutements mais avons la volérité de garder notre ADN intact. La bienveillance est notre moteur et nous avons à cœur de la garder au centre de nos valeurs.

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler chez Officy, c’est l’opportunité d’être au contact de CEO inspirants et de travailler dans des industries variées. Qui sait, tu contribueras peut-être au développement de la licorne de demain !

Nous sommes des spécialistes de l’office management, nous ne faisons que ca et nous le faisons bien.

Nos missions sont des succès gérez par :

• La fiabilité de notre service
• L’expertise et le professionnalisme de nos OM
• L’agilité de nos équipes.

Notre rôle est de décharger les dirigeants pour qu’ils puissent faire enfin leur cœur de métier avec l’appui de professionnels que nous accompagnons et formons au quotidien.

Notre communauté d’office managers se soutient et s’entraidè grâce à notre canal slack dédié, tu peux y poser n’importe quelle question, il y aura toujours quelqu’un pour t’apporter une réponse.

Avec l’appui de Céline, notre COO, tu auras un management de proximité, des points réguliers pour garantir le succès de tes missions, veiller à ta montée en compétences et à ton bien-être.

Intégrée au sein de l’équipe Officy, tu évolueras aux coté d’une trentaine d’Office Managers.

Ton rôle sera d’assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail et de contribuer au bien-être des équipes, en accompagnant le CEO sur les sujets liés aux services généraux et au workplace management.

Tes principales missions seront les suivantes :

• Gestion des services généraux au quotidien (suivi des locaux, maintenance, fournitures, équipements…)
• Coordination des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, IT, etc.)
• Gestion des accès (badges, clés) et de la logistique des espaces de travail
• Suivi des interventions et résolution des incidents liés aux locaux
• Gestion des commandes et des stocks (fournitures, consommables…)
• Organisation et optimisation des espaces de travail
• Participation à l’amélioration continue de l’environnement de travail
• Organisation d’événements internes (team building, séminaires, off-sites…)
• Contribution à la vie de bureau et au bien-être des collaboreurs (happiness management)
• Gestion de l’administratif courant lié aux services généraux
• Respect de la confidentialité sur l’ensemble des missions

Profil recherché

Tu te reconnais dans les qualités/compétences que nous recherchons :

• Tu es organisé.e, rigoureux.se et autonome
• Tu fais preuve de réactivité et d’un bon sens des priorités
• Tu as une excellente capacité d’adaptation
• Tu aimes gérer plusieurs sujets en parallèle
• Tu es à l’aise avec les outils digitaux (une appétence pour les outils type gestion de dépenses ou workplace est un plus)
• Tu as un excellent relationnel et le sens du service
• Tu contribues à une ambiance positive et sais garder de la hauteur dans les situations du quotidien

Ce qu’on offre chez Officy

Les avantages Officy:

• Une aventure au sein d’une équipe de passionné.e.s qui révolutionne l’Office Management
• Des responsabilités et de l’autonomie
• Du challenge au quotidien dans des startups, PME et corporate parmi les plus prometteuses de France.
• Des événements réguliers : Teambuildings, Officydays, Afterworks, on t’expliquera tout ca quand on se rencontrera
• Des bureaux dans le centre de Paris
• Une communication transparente et bienveillante, des entretiens individuels réguliers
• Des formations, parce que dans notre environnement tout évolue très vite et nous valorisons la montée en compétences.
• Des tickets resto à 9€ par jour sur ta carte Swile
• Abondement de 10€ pour une seconde line téléphonique (apres 6 mois d’ancienneté)

Les avantages obligatoires :

• Un remboursement des frais de transport (pris en charge à 50% par l’entreprise)
• Benefiz notre couverture santé (prise en charge à 50% par l’entreprise)

Les horaires de travail sont compris entre 9h et 17h ou 9h30 et 17h30

Charte de télétravail de 2 jours autorisés après la période d’onboarding et en accord avec nos clients.

Nous sommes ouverts aux candidats juniors ou plus expérimentés, les objectifs et la rémunération seront adaptes en consequence.

Prise de contact téléphonique (20 min) : echange avec Maureen, notre talent acquisition manager pour connaitre tes compètences pour le poste

1er entretien technique (1h et presentiel) : Tu aborderas plus en detail avec Maureen (notre TAM) tes experiences et ce que l’on fait chez Officy

2eme entretien avec Leslie (la co-fondatrice) sur les aspects techniques du poste 30 minutes en visio

3eme entretien avec Céline (COO) sur le volet conseil en Office Management 30 minutes et en visio

Prise de references

Petit dej de bienvenue

Nous savons être rapides quand il le faut, si tu as besoin que les entretiens techniques et fit se fassent dans la foulee, on s’arrangera !

Informations complementaires

Date de debut :ASAP

Lieu :Paris

Niveau d'etudes :Bac +2

Experience :A partir de 1 an

Charte de 2 jours de télétravail (en accord avec le client)