Office Manager junior — Admin & Event

Novalend Tech Solutions; Puteaux; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

NovaLend recherche un(e) office manager pour garantir le bon fonctionnement administratif et l’organisation des événements internes et clients. Vous gagnerez progressivement en autonomie et contribuerez à fluidifier le quotidien des équipes.

Le poste implique le suivi des bureaux, l’administration du personnel, la préparation des réunions et le reporting des actions. Vous participerez aussi à des événements et à des projets transverses tout en veillant au respect des budgets et des délais.

Qualifications

• Première expérience en office management ou assistance administrative, idéalement en alternance.
• Bonnes capacités d’organisation et de fiabilité, gestion des échéances et priorités.
• Bonnes qualités de communication écrite et relationnelle avec équipes, clients et prestataires.

Responsibilities

• Gérer l’office, l’administration RH et les rituels quotidiens, suivre les bureaux et prestataires, préparer les réunions et comptes rendus.
• Organiser les déjeuners, événements d’équipe et séminaires, coordonner planning, prestataires et budget.
• Contribuer à l’organisation d’événements clients et à la communication interne et externe (LinkedIn, newsletters, goodies).
• Conduire des projets transverses, mettre à jour les guides et procédures et proposer des améliorations des outils et processus.

Skills

Office management

RH administration

Événementiel

Coordination multi-projets

Communication écrite

Tools

Bureautique (Office 365)

Outils collaboratifs

Job description

Rattaché(e) au CEO, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel de NovaLend et à l’organisation des événements internes et clients.

Accompagné(e) dans votre prise de poste, vous gagnez progressivement en autonomie. Votre objectif : des sujets bien suivis, des échéances respectées et un quotidien plus fluide pour les équipes.

Vos missions

Office management, administration RH et rituels
Assurer le suivi des bureaux, du courrier, des achats et des prestataires. Coordonner l’administration des arrivées et départs, des formations, des campagnes d’entretiens et d’objectifs et des avantages salariés. Préparer les réunions, formaliser les comptes rendus et suivre les actions. Assurer les rappels de saisie des temps et la mise à jour des dossiers administratifs.

Vie du bureau et événements internes
Contribuer à un environnement de travail accueillant et fonctionnel. Organiser les déjeuners, événements d’équipe, teambuildings et séminaires, en coordonnant le planning, les prestataires et le budget validé.

Événements clients, communication et marque
Participer à l’organisation des événements clients et du Club Utilisateurs : prestataires, invitations, accueil et logistique. Contribuer aux communications internes et externes — LinkedIn, newsletters — ainsi qu’aux commandes de goodies et supports de marque, à partir des contenus et budgets validés.

Projets transverses, processus et RSE
Tenir à jour les guides et procédures avec les responsables concernés. Participer aux démarches RSE et aux projets d’amélioration du fonctionnement interne. Proposer des améliorations simples et concrètes aux outils et processus de votre périmètre.

Vous disposez d’une première expérience en office management, assistance administrative ou coordination , acquise notamment en alternance. Nous recherchons une personne qui combine : Organisation et fiabilité : vous savez gérer plusieurs demandes, suivre des échéances et aller au bout des sujets. Vous demandez un arbitrage lorsque les priorités se télescopent et alertez lorsqu’une difficulté risque de compromettre un délai. Rigueur et aisance avec les outils : vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs, vérifiez vos informations et tenez vos documents de suivi à jour. Qualité de communication : vous disposez d’une bonne expression écrite et savez échanger avec professionnalisme avec les équipes, les clients et les prestataires. Sens du service et discrétion : vous appréciez le contact avec des interlocuteurs variés, aimez faciliter le quotidien des équipes et traitez les informations confidentielles avec précaution. Curiosité et esprit d’initiative : vous cherchez à comprendre comment mieux faire et proposez des améliorations simples et concrètes, dans le respect du cadre, du budget et des priorités définis. Vous appréciez autant le suivi administratif que l’organisation d’événements. Vous avez envie d’apprendre et de gagner progressivement en autonomie. Nous n’attendons pas que vous maîtrisiez tous les sujets dès votre arrivée : nous recherchons des bases solides, de l’implication et la volonté de progresser.