Office Manager H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Bayonne; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Nouvelle-Aquitaine, basée à Bayonne, recherche une personne pour prendre en charge l'assistanat des équipes et assurer le soutien administratif et bureautique. Vous organiserez réunions et déplacements, suivrez le budget et les commandes, et préparerez divers documents.

Vous participerez au support des missions métiers, relirez et mettez en forme des lettres de mission, rapports et supports, tout en respectant les process internes et en facilitant la communication entre les équipes et

Qualifications

• Activités courantes d'assistanat : courriers, relecture et mise en page, préparation et organisation de réunions et de déplacements, commandes de fournitures, suivi budgétaire, gestion des commandes, demande de devis et suivi factures
• Préparer, relire, corriger et mettre en forme documents : lettres de mission, rapports, appels d'offres, supports de présentation
• Traiter les demandes inhérentes à l'activité des associés
• Elaborer les documents métiers dans le respect de nos process
• Aider au support informatique et bureautique en lien avec les équipes IT et les experts digitaux
• Assurer le relais opérationnel des fonctions support par la transmission d'information au sein des équipes et contribuer à la gestion des sites.

Responsabilités

• Prendre en charge l'assistanat des équipes (courriers, relecture, mise en forme).
• Organiser réunions et déplacements, suivre le budget et les commandes.
• Préparer des documents variés et veiller à leur conformité.
• Assurer le support informatique et bureautique en lien avec les équipes IT.
• Contribuer à la transmission d'informations et à la gestion des sites.

Description du poste

En collaboration avec les managers et associés du cabinet, vous avez envie de :

• Prendre en charge l'assistanat de nos équipes :
  • Activités courantes d'assistanat : courriers, relecture et mise en page, préparation et organisation de réunions et de déplacements, commandes de fournitures, suivi budgétaire, gestion des commandes, demande de devis et suivi de factures
• Organiser des événements liés à l'entité gérée :
  • Préparer les évènements internes et externes (support, suivi et relance, traiteur, salles)
  • Préparer des documents de communication interne
  • Accueillir les nouvelles recrues
• Être support à la réalisation des missions métiers de l'équipe :
  • Préparer, relire, corriger et mettre en forme plusieurs natures de documents : lettres de mission, rapports, appels d'offres, supports de présentation
  • Traiter les demandes inhérentes à l'activité des associés
  • Elaborer les documents métiers dans le respect de nos process : plaquettes de comptes annuels, courriers déontologiques, envoi et suivi EDI, lien avec les centres de gestion
• Aider au support informatique et bureautique en lien avec les équipes IT et les experts digitaux.
• Assurer le relais opérationnel des fonctions support par la transmission d'information au sein des équipes et contribuer à la gestion des sites.