Assistant·e Administratif·ve H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Bègles; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Nouvelle-Aquitaine à Bègles recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) à la Directrice et à la Cheffe de service pour soutenir l’accueil, le secrétariat et le suivi des activités.

Vous assurez l’accueil physique des visiteurs, la gestion des appels et courriels, le suivi des dossiers et la liaison avec les partenaires et fournisseurs, tout en administrant des tâches RH et administratives variées.

Qualifications

• Accueil physique des visiteurs et orientation téléphonique
• Suivi des courriels et du courrier, gestion des dossiers
• Archivage, classement et suivi des formations
• Gestion des contrats et fournisseurs et du DUERP
• Lien administratif avec le GIE Alliance Gestion et transmission des documents

Responsabilités

• Accueil physique des visiteurs et orientation des appels téléphoniques.
• Suivi des courriels et diffusion du courrier.
• Classement et archivage des dossiers.
• Suivi administratif des contrats et fournisseurs (véhicules, assurances, téléphonie, énergie...).
• Mise à jour du DUERP et liaison avec le GIE Alliance Gestion.
• Tenue des dossiers du personnel et registre du personnel.
• Suivi des embauches, congés et visites médicales et plannings.
• Mise à jour des données sur le logiciel SIRH.
• Gestion des affichages réglementaires et distribution des titres-restaurant.
• Production de statistiques et rapports pour la Direction.

Connaissances

Accueil des visiteurs

Réception appels

Gestion des courriers

Archivage et classement

SIRH / outils informatiques

Outils

SIRH

Description du poste

Sous la responsabilité de la Directrice et de la Cheffe de service, vous assurez un rôle de soutien administratif essentiel auprès de la Direction, des équipes et des partenaires.

Accueil et secrétariat

• Assurer l'accueil physique des visiteurs ;
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
• Assurer le suivi des courriels ;
• Réceptionner, traiter et diffuser le courrier.

Suivi administratif

• Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
• Saisir et suivre les formations sur les logiciels dédiés ;
• Assurer le suivi administratif des contrats et fournisseurs (véhicules, assurances, téléphonie, internet, énergie, etc.) ;
• Mettre à jour le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Assurer le lien administratif avec le GIE Alliance Gestion (préparation et transmission des documents, suivi des échéances).

Gestion administrative du personnel

• Tenir à jour les dossiers du personnel et le registre du personnel ;
• Assurer le suivi administratif des embauches, congés, arrêts maladie, visites médicales et plannings ;
• Mettre à jour les données sur le logiciel SIRH ;
• Gérer l'affichage réglementaire employeur ;
• Commander et distribuer les titres-restaurant ;
• Informer les salariés sur leurs droits (mutuelle, prévoyance, etc.).

Gestion des outils et de l'activité

• Préparer les dossiers des personnes accompagnées entrantes ;
• Mettre à jour les outils informatiques et bases de données ;
• Gérer les stocks et commandes de fournitures administratives ;
• Établir les comptes individuels des résidents ;
• Produire les statistiques et indicateurs d'activité ;
• Rédiger courriers, notes, rapports et comptes rendus à la demande de la Direction.

Comptabilité et paie

• Assurer le suivi des comptes bancaires ;
• Tenir le journal des dépenses ;
• Assurer le suivi des factures ;
• Vérifier et transmettre les documents comptables au GIE ;
• Participer à la préparation de la clôture annuelle des comptes ;
• Transmettre les variables de paie au GIE Alliance Gestion.