Office Manager / Chargé(e) d'accueil

Idakto; Angers; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Idakto recherche un(e) chargé(e) d’accueil / Office Manager pour prendre en charge l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et le suivi des consommables.

Vous assurez le bon fonctionnement du bâtiment, organisez les salles et coordonnez les prestataires, avec une communication efficace et un esprit d’équipe.

Formation Bac à Bac+2 et première expérience en poste similaire souhaitées ; sens du service, rigueur et discrétion indispensables.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Notions de gestion administrative et d’accueil.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs en personne et au téléphone.
• Gérer le courrier entrant et les relations avec les prestataires postaux.
• Suivre les consommables, passer les commandes et vérifier les livraisons.
• Veiller à la bonne tenue des locaux et organiser les salles de réunion.

Connaissances

Word

Excel

Outlook

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat/office management

Description du poste

Le/la chargé(e) d’accueil / Office Manager est le premier point de contact de l’entreprise. Il assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, la gestion du courrier, le suivi des consommables et contribue au bon fonctionnement et à la gestion quotidienne du bâtiment.

Activités principales

1. Accueil physique et téléphonique

• Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Assurer une image professionnelle et positive de l’entreprise
• Gérer les salles de réunion (réservations, préparation)

2. Gestion du courrier

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
• Gérer les relations avec les prestataires postaux

3. Gestion des consommables

• Suivre les stocks de fournitures (papeterie, produits d’entretien, etc.)
• Passer les commandes auprès des fournisseurs
• Réceptionner et vérifier les livraisons
• Optimiser les coûts et éviter les ruptures de stock

4. Gestion du bâtiment

• Veiller à la bonne tenue des locaux (propreté, organisation)
• Signaler et suivre les interventions de maintenance
• Gérer les relations avec les prestataires (ménage, maintenance, sécurité)
• Assurer le suivi des équipements et des installations

Compétences requises

Savoirs

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des techniques d’accueil
• Notions de gestion administrative

Savoir-faire

• Sens de l’organisation et des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Bonne communication orale et écrite
• Réactivité et autonomie

Savoir-être

• Sens du service et de l’accueil
• Présentation soignée
• Discrétion et confidentialité
• Esprit d’équipe
• Rigueur et fiabilité

Formation : Bac à Bac+2 (secrétariat, tâches d’office manager, gestion)Expérience souhaitée sur un poste similaireUne première expérience en accueil est un plus