Office Manager - alternance

Rise Up; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Rise Up recherche un(e) Office Manager pour superviser le fonctionnement quotidien du bureau à Paris et assurer l'accueil des collaborateurs. Vous gérerez l’hygiène, la sécurité et les relations avec les prestataires, tout en veillant à l’adéquation des pratiques avec nos bureaux internationaux et notre culture d’entreprise.

Vous contribuerez à l’onboarding des nouveaux employés, coordonnerez les demandes matérielles et l’accès IT, et participerez à l’amélioration continue des processus

Qualifications

• Anglais intermédiaire requis pour échanges avec partenaires et équipes internationales.
• Connaissances IT et matériel informatique (PC & Mac) pour support interne.
• Maîtrise des outils bureautiques et suivi budgétaire/rapports.
• Bases en gestion administrative: factures, contrats fournisseurs, relation avec prestataires.
• Bonne expression écrite et communication écrite efficace.

Responsabilités

• Superviser le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Assurer hygiène, sécurité et conformité des locaux.
• Gérer les contacts avec le propriétaire et les prestataires.
• Optimiser les processus internes et suivre les indicateurs.
• Aligner les pratiques Office Management avec les bureaux internationaux.

Connaissances

Anglais intermédiaire

Connaissances IT

Bureautique avancée

Gestion administrative

Rédaction professionnelle

Outils

Pack Office / Google Workspace

Description du poste

Pionnière du Blended Learning et fondée en 2014, Rise Up est une solution de gestion de la formation (LMS / LXP).

Présente à Paris, Londres et Lisbonne, notre équipe compte 120 collaborateurs, répartis entre Paris, Londres et Lisbonne.

Chez Rise Up, nous croyons que l'avenir se construit aujourd'hui.

Grâce à l'alliance de nos expertises en technologie logicielle et en formation, nous aidons nos clients et leurs équipes à rester up-to-skill dans un environnement en perpétuelle évolution.

Avec une présence active dans 73 pays et une communauté de 5 millions d'apprenants, nous façonnons l’avenir de l’apprentissage professionnel à travers l’Europe.

Alimentée par la technologie, conçue pour les collaborateurs et centrée sur la performance, notre solution favorise la transformation organisationnelle et permet de délivrer des expériences de formation engageantes et personnalisées, mêlant le digital et le présentiel.

Pourquoi choisir Rise Up ?

Un environnement en constante croissance, depuis nos débuts : en rejoignant Rise Up, vous faites partie d’une entreprise ambitieuse et tournée vers l’innovation.

Notre équipe multiculturelle offre une ouverture sur le monde : vous évoluerez dans un environnement international qui valorise la diversité des talents et des perspectives.

Un parcours d'onboarding structuré, pour assurer votre intégration et votre réussite au sein de notre équipe.

Impact : vous contribuerez à transformer la manière dont des millions de personnes se développent professionnellement, tout en enrichissant vos propres compétences au sein d’un environnement collaboratif et bienveillant.

À propos du poste :

Office Management & vie de bureau

• Superviser la bonne tenue du bureau au quotidien
• Garantir l'hygiène, la sécurité et la conformité des locaux
• Gérer la relation avec le propriétaire des locaux et l'ensemble des actions liées aux bureaux
• Participer à l'optimisation des processus internes et au suivi des indicateurs de son périmètre
• Assurer la cohérence des pratiques Office Management & Facilities avec les bureaux internationaux

Support aux collaborateurs & onboarding

• Gérer les demandes des salariés : matériel, accès IT, création de comptes, déplacements, etc.
• Participer à l'onboarding des nouveaux salariés : préparation du matériel et des accès, accueil

IT

• Être garant du parc IT : suivi de l'ensemble des machines et du matériel
• Piloter le partenariat avec Rzilient, en charge du Helpdesk IT et de la gestion du matériel
• Assurer le support IT de premier niveau (Helpdesk) et le support sur place

Facilities, achats & prestataires

• Gérer les services généraux au quotidien
• Piloter et animer le réseau de prestataires : ménage, café, fruits,..
• Gérer l'approvisionnement et la logistique des bureaux : fournitures, équipements, accès, badges, courriers, aménagements, courses

Happiness management & vie d'entreprise

• Identifier, proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être et l'engagement des collaborateurs (selon appétences et rythme d'alternance)
• Organiser des événements internes : petits-déjeuners, initiatives QVT, etc.
• Participer aux actions transverses liées à la vie de bureau en coopération avec l'équipe RH : hackathon, webinars, organisation de réunions corporate, événements ponctuels (réunions leadership, visites, séminaires...)
• Suivre le budget dédié à l'événementiel et aux activités d'Office Management

Profil recherché:

Hard skills

• Anglais intermédiaire
• Connaissances IT (PC & Mac)
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou Google Workspace, notamment Excel/Sheets pour le suivi budgétaire ou les tableaux de bord)
• Bases en gestion administrative : suivi des factures, contrats fournisseurs, relation avec les prestataires (assurances, bailleur, IT...)
• Bonne expression écrite (rédaction de mails, comptes-rendus, procédures internes)

Soft skills

• Bon relationnel et sens du service, poste en contact permanent avec toutes les équipes et des interlocuteurs externes
• Esprit pragmatique
• Sens de l'organisation et de la priorisation, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Rigueur et fiabilité (poste où les détails et le suivi comptent beaucoup)
• Autonomie et proactivité : anticipe les besoins plutôt que d'attendre qu'on les lui signale
• Discrétion, notamment sur les sujets RH ou financiers
• Adaptabilité et gestion du stress face aux imprévus (poste souvent transversal et réactif)
• Capacité à prendre des initiatives tout en sachant remonter les sujets sensibles

Process de recutement :

• Premier échange avec Valentine, notre Talent Acquisition Manager
• Business Case avec Ségolène, HRBP
• Echange culture fit avec Victor, CPO suivi d'un café avec l'équipe