Office Manager - alternance

Edtech France; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Rise Up recherche un(e) Office Manager pour superviser le quotidien des bureaux et les services associés, assurer hygiène, sécurité et conformité, et coordonner les activités liées aux locaux.

Vous gérerez les relations avec les prestataires, contribuerez à l’optimisation des processus internes et soutiendrez l’équipe dans l’onboarding et le support IT, tout en veillant au bien-être des collaborateurs.

Qualifications

• Anglais intermédiaire nécessaire.
• Connaissances IT (PC & Mac) requises.
• Maîtrise des outils bureautiques (Office/Google) et du suivi budgétaire.
• Bonne expression écrite pour mails et rapports.
• Gestion administrative: factures, contrats, relation avec prestataires.

Responsabilités

• Superviser le bon fonctionnement du bureau et la sécurité des locaux.
• Gérer les relations avec le bailleur et les prestataires.
• Suivre les processus internes et les indicateurs du périmètre.
• Coordonner l'onboarding et le support IT des salariés.
• Gérer le matériel, les accès IT et les badges des collaborateurs.
• Organiser des événements internes et des initiatives QVT.
• Collaborer avec les équipes RH et les bureaux internationaux.

Connaissances

Anglais intermédiaire

Bonne expression écrite

Bon relationnel

Sens de l'organisation

Autonomie et proactivité

Discrétion RH/finances

Adaptabilité

Gestion du stress

Outils

Pack Office / Google Workspace

Excel/Sheets

Connaissances IT (PC & Mac)

Description du poste

Pionnière du Blended Learning et fondée en 2014, Rise Up est une solution de gestion de la formation (LMS / LXP).Présente à Paris, Londres et Lisbonne, notre équipe compte 120 collaborateurs, répartis entre Paris, Londres et Lisbonne.Chez Rise Up, nous croyons que l'avenir se construit aujourd'hui.Grâce à l'alliance de nos expertises en technologie logicielle et en formation, nous aidons nos clients et leurs équipes à rester up-to-skill dans un environnement en perpétuelle évolution.Avec une présence active dans 73 pays et une communauté de 5 millions d'apprenants, nous façonnons l’avenir de l’apprentissage professionnel à travers l’Europe.Alimentée par la technologie, conçue pour les collaborateurs et centrée sur la performance, notre solution favorise la transformation organisationnelle et permet de délivrer des expériences de formation engageantes et personnalisées, mêlant le digital et le présentiel.

Pourquoi choisir Rise Up?

• Un environnement en constante croissance, depuis nos débuts : en rejoignant Rise Up, vous faites partie d’une entreprise ambitieuse et tournée vers l’innovation.
• Notre équipe multiculturelle offre une ouverture sur le monde : vous évoluerez dans un environnement international qui valorise la diversité des talents et des perspectives.
• Un parcours d'onboarding structuré, pour assurer votre intégration et votre réussite au sein de notre équipe.
• Impact : vous contribuerez à transformer la manière dont des millions de personnes se développent professionnellement, tout en enrichissant vos propres compétences au sein d’un environnement collaboratif et bienveillant.

À propos du poste :

• Office Management & vie de bureau Superviser la bonne tenue du bureau au quotidien
• Garantir l'hygiène, la sécurité et la conformité des locaux
• Gérer la relation avec le propriétaire des locaux et l'ensemble des actions liées aux bureaux
• Participer à l'optimisation des processus internes et au suivi des indicateurs de son périmètre
• Assurer la cohérence des pratiques Office Management & Facilities avec les bureaux internationaux
• Support aux collaborateurs & onboarding
• Gérer les demandes des salariés : matériel, accès IT, création de comptes, déplacements, etc.
• Participer à l'onboarding des nouveaux salariés : préparation du matériel et des accès, accueil IT
• Être garant du parc IT : suivi de l'ensemble des machines et du matériel
• Piloter le partenariat avec Rzilient, en charge du Helpdesk IT et de la gestion du matériel
• Assurer le support IT de premier niveau (Helpdesk) et le support sur place
• Facilities, achats & prestataires
• Gérer les services généraux au quotidien
• Piloter et animer le réseau de prestataires : ménage, café, fruits,..
• Gérer l'approvisionnement et la logistique des bureaux : fournitures, équipements, accès, badges, courriers, aménagements, courses
• Happiness management & vie d'entreprise
• Identifier, proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être et l'engagement des collaborateurs (selon appétences et rythme d'alternance)
• Organiser des événements internes : petits-déjeuners, initiatives QVT, etc.
• Participer aux actions transverses liées à la vie de bureau en coopération avec l'équipe RH : hackathon, webinars, organisation de réunions corporate, événements ponctuels (réunions leadership, visites, séminaires...)
• Suivre le budget dédié à l'événementiel et aux activités d'Office Management

Profil recherché:

Hard skills

• Anglais intermédiaire
• Connaissances IT (PC & Mac)
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou Google Workspace, notamment Excel/Sheets pour le suivi budgétaire ou les tableaux de bord)
• Bases en gestion administrative : suivi des factures, contrats fournisseurs, relation avec les prestataires (assurances, bailleur, IT...)
• Bonne expression écrite (rédaction de mails, comptes-rendus, procédures internes)

Soft skills

• Bon relationnel et sens du service, poste en contact permanent avec toutes les équipes et des interlocuteurs externes
• Esprit pragmatique
• Sens de l'organisation et de la priorisation, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Rigueur et fiabilité (poste où les détails et le suivi comptent beaucoup)
• Autonomie et proactivité : anticipe les besoins plutôt que d'attendre qu'on les lui signale
• Discrétion, notamment sur les sujets RH ou financiers
• Adaptabilité et gestion du stress face aux imprévus (poste souvent transversal et réactif)
• Capacité à prendre des initiatives tout en sachant remonter les sujets sensibles

Process de recutement :

Process de recutement : Premier échange avec Valentine, notre Talent Acquisition Manager Business Case avec Ségolène, HRBP Echange culture fit avec Victor, CPO suivi d'un café avec l'équipe