Office Manager #1806CG

Keller Executive Search International; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Keller Executive Search International à Paris central recherche un Office Manager très organisé pour assurer les opérations quotidiennes d’un bureau professionnel. Vous structurez les processus, coordonnez les prestataires et garantissez une expérience fluide pour les collaborateurs et visiteurs.

Vous soutiendrez l’équipe dirigeante, gérez les achats et fournitures, les badges et les salles, tout en veillant à la sécurité et à la conformité.

Responsabilités

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau.
• Coordonner les prestataires et les services généraux.
• Gérer les fournitures, les badges et les salles de réunion.
• Soutenir l’équipe dirigeante et les communications internes.
• Veiller à la sécurité, à la conformité et au respect des normes.

Description du poste

We are seeking a highly organized Office Manager to take ownership of day-to-day workplace operations for a professional office environment in central Paris. This role is ideal for someone who enjoys creating structure, improving office processes, and ensuring employees and visitors have a smooth, professional experience. You will play a key role in supporting leadership, coordinating vendors, maintaining office standards, and keeping the workplace running efficiently. This is a fully on-site position based in central Paris

Nous recherchons un Office Manager très organisé pour piloter les opérations quotidiennes d’un environnement de bureau professionnel à Paris. Ce poste convient à une personne qui aime créer de la structure, améliorer les processus administratifs et garantir une expérience fluide et professionnelle pour les collaborateurs et les visiteurs. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien à l’équipe de direction, la coordination des prestataires, le maintien des standards du bureau et le bon fonctionnement quotidien de l’environnement de travail. Ce poste est basé à Paris, en présentiel.

Key Responsibilities

• Manage daily office operations, ensuring the workplace is organized, professional, compliant, and fully operational
• Act as the main point of contact for office vendors, suppliers, facilities providers, landlords, and maintenance contractors
• Coordinate office supplies, equipment, meeting rooms, access badges, mail, courier services, and general administrative needs
• Support leadership with scheduling, meeting preparation, travel coordination, and internal office communications
• Oversee health, safety, security, and workplace compliance processes in line with French requirements
• Manage reception processes, visitor coordination, and office hospitality standards
• Support onboarding logistics for new employees, including equipment, workspace setup, and office orientation
• Track office budgets, invoices, purchase orders, and recurring supplier agreements
• Identify opportunities to improve office workflows, documentation, and internal service standards
• Support internal events, team meetings, workshops, and leadership sessions as required

Responsabilités principales

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau, en veillant à ce que l’environnement de travail soit organisé, professionnel, conforme et pleinement opérationnel
• Agir comme point de contact principal pour les prestataires, fournisseurs, services généraux, bailleurs et intervenants de maintenance
• Coordonner les fournitures de bureau, les équipements, les salles de réunion, les badges d’accès, le courrier, les services de messagerie et les besoins administratifs généraux
• Soutenir l’équipe de direction dans la gestion des agendas, la préparation des réunions, l’organisation des déplacements et les communications internes
• Superviser les processus liés à la santé, la sécurité, la sûreté et la conformité du lieu de travail selon les exigences françaises
• Gérer l’accueil, la coordination des visiteurs et les standards d’hospitalité au bureau
• Soutenir la logistique d’intégration des nouveaux collaborateurs, y compris l’équipement, l’installation du poste de travail et l’orientation au bureau
• Suivre les budgets du bureau, les factures, les bons de commande et les accords récurrents avec les fournisseurs
• Identifier les opportunités d’amélioration des flux de travail, de la documentation et des standards de service interne
• Soutenir l’organisation d’événements internes, de réunions d’équipe, d’ateliers et de sessions de direction selon les besoins