Office Manager

JSC Europa Group; Toulouse; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Europa Organisation recrute un(e) Assistant(e) de direction confirmé(e) pour assurer l’assistanat de direction et la gestion générale du bureau à Toulouse.

Vous gérerez les locaux et les équipements, suivrez les prestataires, accueillerez les visiteurs et soutiendrez l’organisation des réunions et des évènements internes.

Avec au moins 3 ans d’expérience, organisé(e) et proactif(ve), vous maîtrisez le Pack Office et travaillez en autonomie; l’anglais serait un plus.

Qualifications

• Assistante de direction expérimentée.
• Bonnes capacités d’organisation et de gestion multi-tasques.
• Maîtrise du Pack Office et bonnes qualités relationnelles.
• Anglais serait un plus.

Responsibilities

• Gestion des locaux et vie de bureau.
• Suivi des prestations et maintenance des locaux.
• Accueil des visiteurs et gestion des espaces de réunions.
• Support ponctuel à l’équipe communication et organisation des événements.
• Préparation des malles congrès et suivi logistique.

Skills

Assistante de direction

Organisation

Gestion des locaux

Pack Office

Anglais (optionnel)

Tools

Pack Office

Job description

À propos de nous

Rejoignez une équipe experte et innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents !

À propos de nous

Rejoignez une équipe experte et innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents !
Europa Organisation est le leader français de la formation et de l’information santé.
Notre vocation ? Contribuer au partage du savoir médical et scientifique. Nos métiers ? Organisateurs de congrès, éditeurs, animateurs de communautés, créateurs de contenus digitaux, gestion hôtelière …Notre secteur est porteur et riche de sens, il nous passionne depuis 39 ans déjà ! Au cœur de notre culture d'entreprise : l'humain. Soucieux du bien-être au travail, nous avons à cœur d’accompagner nos talents dans leur parcours professionnel. Nous ne vous connaissons pas encore, et pourtant nous avons déjà hâte de vous découvrir ! A bientôt chez Europa !

Mission

Europa Organisation occupe 1 555 m2 de bureaux à Toulouse, dans un immeuble ancien sur 5 niveaux, situé en plein centre-ville (Jean Jaurès).

Votre Mission Est Triple

• Contribuer à la création d’un environnement de travail fonctionnel et chaleureux pour les plus de 200 collaborateurs qui viennent travailler régulièrement dans ces bureaux ;
• Préparer les malles envoyées sur congrès ;
• Assurer ponctuellement de l’assistanat de Direction.

Vos missions

• Gestion des locaux et vie de bureau :
• Suivi de la maintenance des locaux, pilotage des interventions nécessaires (travaux planifiés ou urgences)
• Relation avec le propriétaire / syndic de l’immeuble
• Gestion des équipements (copieurs, fontaines à eau, alarme …), des stocks de consommables (café, papier, fournitures, etc.) et de matériels (mobilier à remplacer, etc.)
• Suivi des contrats prestataires, vérification et suivi de la facturation afférente
• Sécurité et conformité : mise en place des mesures de sécurité appropriées telles que les formations incendie, pilotage des exercices d’évacuation
• Accueil physique des visiteurs et des nouveaux arrivants
• Maintien en bon ordre des espaces partagés et des salles de réunion
• Support ponctuel à l’équipe communication dans l’organisation de moments conviviaux (matinées d’intégration, petits déjeuners …)
• Préparation des malles congrès :
• Suivi du calendrier des congrès, organisation de la récolte des besoins en matériel des équipes opérationnelles
• Préparation des malles, communication continue avec les équipes pour valider le contenu
• Envoi des malles sur congrès : suivi des envois avec les transporteurs, gestion des sujets de douane
• Retour des malles : suivi du transport, rangement du matériel et des consommables

Ce volet implique de la manutention et du port de charges ponctuel.

Profil

• Assistanat de direction :
• Gestion quotidienne du courrier (ouverture, numérisation des courriers reçus et envoi aux destinataires concernés)
• Support à la Direction générale pour l’organisation de réunions (gestion de l’agenda, réservation de salles) et de déplacements (réservation de billets, taxis, etc.)

Vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire (office management ou services généraux).

Organisé(e) et rigoureux(se), dynamique et proactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et êtes orienté(e) solution(s).

Interlocuteur(rice) privilégié(e) de la Direction Générale, des équipes opérationnelles et des prestataires, vous avez une excellente communication écrite et orale et un grand sens du service.

Vous maîtrisez le Pack Office et les sujets techniques liés aux bâtiments.

La maîtrise de l’anglais serait un plus.

Référence de l'offre : ht8gpeaevt