Office Manager

Facilib; Paris; Hybride; EUR 40 500 - 49 500; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail 1 jour/semaine

Environnement international

Résumé du poste

Facilib, société innovante dans le secteur financier, recherche un responsable Office Management/Operations à Paris. Vous assurerez le bon fonctionnement administratif, financier et RH en vous appuyant sur Pennylane, Notion et PayFit, au sein d’un environnement international et rapide.

Vous prendrez en main la facturation, les rapprochements bancaires et le suivi de la trésorerie, tout en coordonnant les onboarding et le reporting interne.

Qualifications

• Anglais professionnel nécessaire.
• Qualités rédactionnelles élevées et sens du service.

Responsabilités

• Gérer la facturation clients et les rapprochements bancaires via Pennylane.
• Suivre les dépenses et les paiements, et le recouvrement des paiements.
• Assurer le suivi administratif, financier et RH quotidiennement.
• Préparer les éléments pour l'expert-comptable et le compte professionnel.
• Gérer l'administration du personnel et les dossiers collaborateurs sur PayFit.
• Organiser les déplacements, réserver et coordonner les prestataires et les événements internes.
• Améliorer les processus administratifs et automatiser certaines tâches.
• Être référent des outils internes et contribuer à l'amélioration continue.

Connaissances

Anglais professionnel

Rigueur

Polyvalence

Sens du service

Outils

Pennylane

Notion

PayFit

Description du poste

Nous recrutons pour notre client, une société innovante du secteur de la finance en forte croissance.

Basée à Paris et composée d'une vingtaine de collaborateurs répartis en Europe, l'entreprise évolue dans un environnement international, digitalisé et en constante évolution.

Le poste

Rattaché(e) directement aux fondateurs, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et contribuez à structurer ses processus internes.

Vous prenez en main les sujets administratifs, financiers et RH du quotidien en vous appuyant sur des outils digitaux performants (Pennylane, Notion, PayFit...).

• Gérer la facturation clients.
• Réaliser les rapprochements bancaires via Pennylane.
• Assurer le suivi des dépenses et des paiements.
• Participer au suivi administratif de la trésorerie.
• Préparer les éléments nécessaires à l'expert-comptable.
• Assurer le suivi du compte professionnel.
• Gérer l'administration du personnel.
• Administrer les dossiers collaborateurs sur PayFit.
• Suivre les congés, absences et documents RH.
• Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs.
• Mettre à jour les process RH sur Notion.
• Participer à la vie interne de l'entreprise.
• Garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Organiser les déplacements et réservations.
• Coordonner les prestataires.
• Organiser les événements internes.
• Optimiser les process administratifs.
• Être référent(e) sur les outils internes.
• Utiliser quotidiennement Pennylane, Notion et PayFit.
• Participer à l'amélioration continue des process.
• Être force de proposition pour automatiser certaines tâches grâce aux outils digitaux et à l'IA, en cohérence avec les attentes exprimées lors du kick-off.

Le profil recherché

Vous aimez organiser, structurer et simplifier le quotidien.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie et votre sens du service.

Vous appréciez évoluer dans des environnements où tout va vite et où chacun peut avoir un impact.

Vous savez passer facilement d'un sujet RH à une facture client ou à l'organisation d'un déplacement.

Compétences recherchées

• Première expérience réussie (3 à 5 ans) en Office Management, Administration ou Operations.
• Bonne maîtrise de Pennylane et de PayFit.
• Aisance avec Notion.
• Curiosité pour les outils d'automatisation et l'IA.
• Anglais professionnel.
• Très bonnes qualités rédactionnelles.

Ce que nous recherchons

Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne :

• organisée ;
• débrouillarde ;
• capable de gérer plusieurs sujets en parallèle ;
• appréciant les environnements entrepreneuriaux.
• Salaire : à partir de 45K annuel brut selon profil/expérience.
• Télétravail : 1 jour par semaine.

Ce poste est aujourd'hui orienté Office Management, avec un fort volet administratif, financier et RH. À moyen terme, selon votre appétence, votre montée en compétences et les besoins de l'entreprise, ce poste pourra évoluer vers des responsabilités plus larges en Responsabilité Administrative et Financière (RAF).

Nous nous engageons en faveur de la diversité et de l'égalité. Toutes les candidatures seront étudiées avec la même attention.