Office Manager

Greystar (International); Paris; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Greystar (International) recherche un Office Manager / Assistant de Direction pour le bureau de Paris. Vous garantissez l’environnement de travail optimal et la communication fluide avec les équipes et les partenaires.

Vous assurez la gestion quotidienne des services généraux, l’accueil, les déplacements des dirigeants et la liaison avec les prestataires tout en respectant le budget et les procédures internes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et/ou gestion d’un bureau est un atout.
• Bonnes compétences organisationnelles et communicationnelles.

Responsabilités

• Assurer la gestion opérationnelle du bureau de Paris (fournitures, équipements, commandes, factures).
• Assurer l’accueil des visiteurs, clients et employés et servir de point de contact principal.
• Organiser les déplacements des dirigeants (réservations hôtels/transports) et les réunions.
• Gérer les relations avec les prestataires, et veiller au respect du budget.
• Contribuer à l’organisation d’événements internes et externes et à la gestion documentaire.

Description du poste

L'Office Manager / Assistant de Direction H/F apporte son soutien à l’équipe du bureau de Paris. Il/elle est plus particulièrement en charge de la gestion opérationnelle quotidienne des services généraux et de l’assistanat personnel des dirigeants du bureau de Paris.

Le rôle consiste à créer et à maintenir un environnement de travail optimal, tout en assurant un niveau élevé d’efficacité organisationnelle et de communication avec les parties prenantes internes et externes.

• Veiller à ce que le bureau de Paris soit opérationnel, ce qui englobe les équipements et les systèmes, en communiquant avec les fournisseurs et en prenant les dispositions nécessaires pour effectuer les commandes nécessaires.
• Veiller à ce que le bureau de Paris soit propre, rangé et dans des conditions optimales d’utilisation (salles de réunions, postes de travail, cuisine).
• Assurer le premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les employés.
• Assister les visites des collègues internationaux (en réservant si besoin les hôtels et les transferts).
• Maintenir les fournitures et les équipement de bureau ; commander au besoin dans la limite du budget établi et assurer la liaison avec les fournisseurs ; assurer la gestion des factures.
• Ouvrir le courrier et en faire la distribution, ainsi que gérer le traitement des demandes d’expédition.
• Accomplir diverses tâches administratives, sur demande.
• Aider à la préparation des documents pour les présentations internes ou externes.
• Organiser les voyages et les déplacements des directeurs, en particulier des dirigeants du bureau parisien.
• Mettre en place et renouveler des contrats avec les prestataires pour gérer efficacement les coûts et réaliser des économies dans la mesure du possible.
• Assurer le référencement des prestataires dans le système financier.
• Gérer un budget de dépenses de fournitures de bureau et de cuisine.
• Soutenir les membres de l’équipe dans leurs activités de classement et archivage.
• Travailler avec DocuSign pour les échanges électroniques de contrats et la signature de documents par les Directeurs.
• Organiser les événements réguliers Greystar tout au long de l’année, happy hours, séminaires, diner de Noël, événements divers.
• Être le point de contact pour l’équipe IT et assister les membres de l’équipe sur tous leurs sujets en rapport avec l’informatique

Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous aimez les choses bien faites et gardez le cap même lorsque les priorités évoluent. Doté(e) d’un excellent sens du détail, vous savez gérer plusieurs sujets avec précision tout en traitant les informations sensibles avec discrétion et professionnalisme. À l’aise avec des interlocuteurs variés, vous communiquez avec impact, appréciez le travail d’équipe et prenez naturellement des initiatives pour faire avancer les choses. Positif(ve), humain(e) et impliqué(e), vous cherchez à progresser, à contribuer et à faire la différence au quotidien.