Lead Receptionist

CBRE Group, Inc.; Tremblay-en-France; Remote; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

CBRE propose un poste de Coordinateur(trice) Senior Réception au sein de l’équipe Workplace Experience. Vous serez en charge de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques et de l’organisation des espaces de réunion, tout en assurant des tâches administratives variées.

Ce rôle requiert une présentation soignée, des compétences organisationnelles et une vision client orientée qualité. Poste basé en Île-de-France, travail sur site au sein des bureaux CBRE.

Qualifications

• Diplômé(e) ou équivalent avec 2 à 3 ans d'expérience pertinentes dans un rôle similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et bonnes compétences administratives.
• Bonne capacité d'organisation et de communication, sens du service client.

Responsibilities

• Réceptionner les appels entrants et les transférer aux interlocuteurs appropriés ou vers leur messagerie vocale.
• Accueillir les clients et visiteurs, remettre les badges et les validations de stationnement, en respectant les procédures de sécurité.
• Planifier et préparer les salles de réunion et de conférence; gérer les commandes de restauration et le matériel nécessaire.
• Effectuer des tâches administratives telles que distribution du courrier, colis et fournitures de bureau.
• Contrôler les colis, courriers et marchandises entrants et sortants; organiser les services de coursier si nécessaire.
• Veiller à la propreté et à la présentation des espaces d’accueil et des salles; faire appel aux services techniques ou de nettoyage lorsque nécessaire.
• Organiser les services pratiques pour les visiteurs (transports, billets, réservations, etc.).
• Identifier et résoudre de manière autonome les problèmes courants ou plus inhabituels sans approbation constante.
• Évaluer les options et recommander des solutions conformes aux procédures établies.
• Contribuer à la performance de l’équipe par la qualité des services et des informations fournies.

Skills

Accueil client

Organisation

Résolution de problèmes

Communication claire

Education

2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente

Tools

Microsoft Office

Word

Excel

Outlook

Job description

À propos du poste

En tant que Coordinateur(trice) Senior Réception, vous apporterez un support administratif avancé à plusieurs départements ou bureaux de CBRE. Vos missions comprendront notamment l’accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, la préparation des salles de réunion ainsi que diverses tâches administratives.

Ce poste fait partie de l’équipe Workplace Experience, dont la mission est d’offrir un service client de haute qualité aux collaborateurs, clients et visiteurs du site.

Vos missions

• Réceptionner les appels entrants et les transférer aux interlocuteurs appropriés ou vers leur messagerie vocale.
• Accueillir les clients, candidats et visiteurs à leur arrivée. Remettre les badges visiteurs et les validations de stationnement, dans le respect des procédures de sécurité. Accompagner les visiteurs vers les espaces appropriés.
• Planifier et préparer les salles de réunion et de conférence, notamment la mise en place des salles, les commandes de restauration et la préparation des équipements technologiques nécessaires.
• Effectuer diverses tâches administratives, notamment la distribution des fax, courriers et colis, ainsi que la commande de fournitures de bureau.
• Contrôler les colis, courriers et marchandises entrants et sortants. Organiser les services de coursier lorsque nécessaire.
• Veiller à la propreté et à la bonne présentation de l’espace d’accueil, des salles de réunion, du café et des autres espaces communs. Faire appel aux services techniques ou de nettoyage lorsque nécessaire.
• Organiser différents services pratiques et d’hospitalité pour les visiteurs, tels que les transports, billets, réservations, etc.
• Identifier et résoudre de manière autonome les problèmes courants ou plus inhabituels pouvant survenir dans votre périmètre de travail, sans nécessiter systématiquement l’approbation du responsable.
• Évaluer les différentes options disponibles et sélectionner les solutions appropriées selon les procédures établies.
• Contribuer à la performance de l’équipe grâce à la qualité des services et des informations fournis.
• Respecter les procédures et pratiques standardisées, avec un niveau de supervision et d’accompagnement régulier mais modéré.

Profil recherché

• Diplôme de niveau secondaire ou équivalent, avec 2 à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Bonne maîtrise des méthodes de travail et des standards applicables, ainsi que capacité à utiliser ses compétences et connaissances dans différents processus, procédures et systèmes.
• Bonnes capacités de résolution de problèmes, avec la capacité d’analyser différentes options et de choisir une solution adaptée sans nécessiter l’approbation systématique d’un responsable.
• Capacité à expliquer des informations détaillées et complexes à l’équipe de manière claire et concise.
• Maîtrise avancée des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Excellentes capacités d’organisation et esprit curieux et proactif.