Guest Experience & Office Operations Coordinator

PAX; Paris; Hybrid; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

PAX Corporate Finance recherche un(e) chargé(e) d’accueil et de services généraux pour assurer l’accueil des clients et la gestion des bureaux.

Vous serez en liaison directe avec l’Office Manager et veillerez au bon déroulement des prestations: accueil, organisation des déjeuners, suivi des stocks, et coordination avec les prestataires.

Qualifications

• Expérience en hôtellerie haut de gamme, conciergerie ou service client premium souhaitée.
• Sens du service irréprochable et attention au détail.
• Organisation et fiabilité, multitâche sans perdre le sourire.

Responsibilities

• Accueil des clients et visiteurs en personne et au téléphone, accompagnement jusqu’aux salles de réunion ou au lounge.
• Préparation et remise à niveau des salles avec rigueur avant et après les rendez‑vous.
• Service des boissons et collations avec discrétion et soin.
• Anticipation des besoins des visiteurs et exemplarité de l’image de PAX Corporate Finance.
• Gestion des bureaux et maintien du confort des équipes au quotidien.
• Suivi du matériel et des équipements, signalement des anomalies et coordination des réparations.
• Gestion opérationnelle quotidienne des bureaux et organisation de la logistique des déjeuners et moments d’équipe.
• Réception, tri et distribution du courrier; gestion des commandes internes et des stocks.
• Gestion des stocks et commandes (mobilier, café, boissons, alimentation) et réception / rangement des colis.

Job description

Chez PAX Corporate Finance, chaque visite compte. Nos clients et partenaires doivent se sentir attendus dès qu’ils passent la porte, et nos équipes doivent travailler dans des bureaux où tout fonctionne. Vous êtes la personne qui rend cela possible. Vous êtes rattaché(e) directement à l’Office Manager.

• Expérience client

  • Accueillir nos clients et visiteurs, en personne comme au téléphone, et les accompagner jusqu’aux salles de réunion ou au lounge.

  • Préparer chaque salle avec rigueur avant et après les rendez-vous.

  • Assurer le service des boissons et collations avec attention et discrétion.

  • Anticiper les besoins de nos visiteurs et incarner l’image de PAX Corporate Finance

    Intendance & services généraux

  • Garantir la tenue irréprochable des bureaux et le confort des équipes au quotidien.

  • Suivre l’état du matériel et des équipements, signaler les anomalies et coordonner les réparations avec les prestataires externes.

  • Assurer la gestion opérationnelle quotidienne des bureaux pour les équipes.

  • Organiser la logistique des déjeuners et des moments d’équipe.

  • Distribuer les commandes internes dans les étages.

  • Traiter le courrier entrant et sortant.

    Logistique & commandes

  • Gérer les stocks et passer les commandes (mobilier, café, boissons, alimentation).

  • Réceptionner, contrôler et ranger les colis.

Vous avez une première expérience en hôtellerie haut de gamme, conciergerie, accueil événementiel ou service client premium.Le sens du service est chez vous une évidenceVous remarquez les détails que les autres ne voient pas et vous anticipez plutôt que vous ne réagissez.Vous êtes organisé(e), fiable et à l’aise pour mener plusieurs choses de front, sans perdre votre sourire.Vous parlez anglais [couramment] pour accueillir notre clientèle internationale.Votre présentation est soignée et votre aisance relationnelle naturelle.