Gestionnaire Formation et Accueil

Excellence Academy; Thiais; Sur place; EUR 29 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres-restaurant

Mutuelle d'entreprise

RTT (12 jours par an)

Résumé du poste

Excellence Academy recherche un(e) Gestionnaire Formation et Accueil pour son centre de Thiais. Vous assurerez l’accueil, la gestion des inscriptions, la facturation et le suivi administratif des dossiers, en lien avec les financeurs et OPCO, afin de garantir la qualité de l’expérience des stagiaires et des entreprises partenaires.

Ce poste exige une expérience en centre de formation ou CFA, une excellente organisation et un sens du service développé pour accompagner publics variés.

Qualifications

• Expérience en centre de formation ou CFA impérative.
• Maîtrise de la facturation et du suivi des règlements.
• Connaissance des financeurs et OPCO et procédures de financement.

Responsabilités

• Gérer les inscriptions et constituer les dossiers administratifs des stagiaires et clients.
• Préparer et transmettre les convocations, conventions et documents nécessaires au bon déroulement des formations.
• Contrôler la réception, la complétude et la conformité des pièces administratives.
• Assurer les relances nécessaires auprès des clients et apprenants.
• Veiller à la traçabilité des dossiers et au respect des exigences Qualiopi et des dispositifs de financement.
• Préparer et suivre la facturation des prestations de formation et les encaissements.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du site de Thiais et orienter les interlocuteurs.
• Collaborer avec les équipes pédagogiques, administratives et commerciales.
• Contribuer à la qualité de l’expérience client et à l’image d’Excellence Academy.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Organisation

Sens du détail

Relationnel

Contact avec le public

Priorisation

Relance

Travail en équipe

Formation

Expérience en centre de formation ou CFA impérative

Outils

Excel

Gestion formation - logiciel

Description du poste

Dans le cadre du développement de notre centre de Thiais, nous recherchons un(e) Gestionnaire Formation et Accueil.

Vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative des formations

Gérer les inscriptions et constituer les dossiers administratifs des stagiaires et clients.

Préparer et transmettre les convocations, conventions et documents nécessaires au bon déroulement des formations.

Contrôler la réception, la complétude et la conformité des pièces administratives.

Assurer les relances nécessaires auprès des clients, apprenants et interlocuteurs concernés.

Veiller à la traçabilité des dossiers et au respect des exigences applicables aux organismes de formation, notamment Qualiopi et aux dispositifs de financement.

Facturation et suivi

Préparer et suivre la facturation des prestations de formation.

Suivre les règlements et les encaissements, effectuer les relances et contribuer au recouvrement.

Assurer le suivi administratif des prises en charge et des dossiers liés aux financeurs et OPCO.

Maintenir des données fiables et à jour dans les outils de gestion.

Accueil et expérience client

Assurer l’accueil physique et téléphonique du site de Thiais.

Renseigner et orienter les apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs.

Contribuer à la qualité de l’expérience vécue au sein du centre, de l’arrivée du stagiaire jusqu’à la fin de son parcours.

Recueillir et suivre la satisfaction des clients et apprenants, identifier les points d’amélioration et participer à la mise en œuvre d’actions correctives.

Vie du centre

Travailler en lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives et commerciales.

Participer à l’organisation quotidienne du site et anticiper les besoins liés aux sessions de formation.

Contribuer, par votre rigueur et votre sens du service, à la qualité et à l’image d’Excellence Academy.

Expérience souhaitée :

Expérience en centre de formation ou en CFA impérative

Aisance avec la facturation, le suivi des règlements et les démarches liées aux financeurs / OPCO

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

Adaptation rapide aux logiciels de gestion de formation

Qualités personnelles :

Autonomie, rigueur, organisation et sens du détail

Excellent relationnel et goût du contact avec des publics variés

Capacité à prioriser, relancer et mener les dossiers à leur terme

Goût du travail dans un environnement concret, rythmé et collectif

• Titres-restaurant
• Mutuelle d'entreprise
• RTT (12 jours par an)