Gestionnaire Formation et Accueil

Excellence Academy; Thiais; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Titres-restaurant

Mutuelle d'entreprise

RTT (12 jours par an)

Job summary

Excellence Academy Thiais recrute un/une Gestionnaire Formation et Accueil pour assurer l’efficacité administrative des formations et l’accueil des apprenants.

Vous gérerez les inscriptions, la facturation, le suivi des financements (OPCO) et veillerez à la conformité Qualiopi, tout en offrant une expérience client de qualité sur le site.

Autonomie, rigueur, sens du détail et bon relationnel avec des publics variés seront appréciés.

Qualifications

• Expérience en centre de formation ou CFA impérative.
• Aisance avec la facturation et le suivi des règlements et des financeurs/OPCO.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Adaptation rapide aux logiciels de gestion de formation.
• Autonomie, rigueur, organisation et sens du détail.

Responsibilities

• Gestion administrative des formations: inscriptions, dossiers, convocations et pièces administratives.
• Veiller à la traçabilité et au respect des exigences Qualiopi et des financements.
• Facturation et suivi: règlements, relances et recouvrement.
• Accueil et expérience client: accueil sur site et orientation des apprenants et visiteurs.
• Vie du centre: travail en lien avec les équipes et anticipation des besoins des sessions.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Sens du détail

Relation client

Tools

Excel

Job description

Dans le cadre du développement de notre centre de Thiais, nous recherchons un(e) Gestionnaire Formation et Accueil.

Vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative des formations

Gérer les inscriptions et constituer les dossiers administratifs des stagiaires et clients.

Préparer et transmettre les convocations, conventions et documents nécessaires au bon déroulement des formations.

Contrôler la réception, la complétude et la conformité des pièces administratives.

Assurer les relances nécessaires auprès des clients, apprenants et interlocuteurs concernés.

Veiller à la traçabilité des dossiers et au respect des exigences applicables aux organismes de formation, notamment Qualiopi et aux dispositifs de financement.

Facturation et suivi

Préparer et suivre la facturation des prestations de formation.

Suivre les règlements et les encaissements, effectuer les relances et contribuer au recouvrement.

Assurer le suivi administratif des prises en charge et des dossiers liés aux financeurs et OPCO.

Maintenir des données fiables et à jour dans les outils de gestion.

Accueil et expérience client

Assurer l’accueil physique et téléphonique du site de Thiais.

Renseigner et orienter les apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs.

Contribuer à la qualité de l’expérience vécue au sein du centre, de l’arrivée du stagiaire jusqu’à la fin de son parcours.

Recueillir et suivre la satisfaction des clients et apprenants, identifier les points d’amélioration et participer à la mise en œuvre d’actions correctives.

Vie du centre

Travailler en lien étroit avec les équipes pédagogiques, administratives et commerciales.

Participer à l’organisation quotidienne du site et anticiper les besoins liés aux sessions de formation.

Contribuer, par votre rigueur et votre sens du service, à la qualité et à l’image d’Excellence Academy.

Expérience souhaitée :

Expérience en centre de formation ou en CFA impérative

Aisance avec la facturation, le suivi des règlements et les démarches liées aux financeurs / OPCO

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

Adaptation rapide aux logiciels de gestion de formation

Qualités personnelles :

Autonomie, rigueur, organisation et sens du détail

Excellent relationnel et goût du contact avec des publics variés

Capacité à prioriser, relancer et mener les dossiers à leur terme

Goût du travail dans un environnement concret, rythmé et collectif

Titres-restaurant

Mutuelle d'entreprise

RTT (12 jours par an)

Étude de votre candidature

Premier échange téléphonique / visio pour les candidats présélectionnés

Entretien de rencontre et de présentation du poste