Responsable du service de scolarité et du pôle enseignants H/F

La Gazette des Communes; Paris; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris Cité recherche le/la responsable du service de scolarité de l’UFR LAC, encadrant une équipe de 7 gestionnaires pédagogiques. Vous coordonnez les campagnes d’inscription, les inscriptions pédagogiques, les examens et les jurys, et veillez au respect des plannings et du calendrier.

Vous assurez le suivi des services des enseignements et conseillez les enseignants-chercheurs sur les actes administratifs liés à leur carrière.

Qualifications

• Expérience en management d’équipe et coordination de service.
• Connaissance de l'organisation d'une UFR et des formations proposées.
• Maîtriser la réglementation en vigueur et les outils bureautiques.
• Rédiger des documents d’information et de communication.

Responsabilités

• Coordonner les missions et activités dédiées à la scolarité.
• Encadrer et former l’équipe de gestionnaires pédagogiques.
• Planifier et superviser les inscriptions et les examens.
• Établir des notes et appuyer les interventions CUFR.

Connaissances

Rigueur

Gestion d’équipe

Sens du relationnel

Organisation

Outils

APOGEE

ADE

OSE

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

• Offre d'emploi d'Université Paris Cité, UFR LAC Pôle scolarité
• Référence de l'offre : 19624
• Cadre de l'offre d'emploi Catégorie A Personnel non enseignant (BIATSS) BAP J - Gestion et Pilotage Corps ASIRF - ASSISTANT INGENIEUR DE RECH ET FORMATION
• Emploi-type REFERENS Assistant-e en gestion administrative
• Date de publication 09/09/2026
• Date souhaitée de prise de fonction 02/11/2026
• Localisation ou site du poste Campus Grands Moulins (75013)
• Zone à Régime Restrictif Non
• Susceptible d’être vacant Oui

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous l’autorité directe de la responsable administrative et en collaboration étroite avec l’équipe enseignante de l’UFR et sa Direction, le.la responsable du service de scolarité coordonne l’ensemble des missions et activités dédiées à la scolarité. Il.elle Encadre une équipe de 7 gestionnaires pédagogiques, met en œuvre et assure le suivi des campagnes d’inscription, planifie et supervise les inscriptions pédagogiques, l’organisation des examens, la tenue des jurys, les plannings de cours et la réservation des salles.

Parallèlement, la.le Responsable coordonne les services des enseignements et en assure le suivi.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Forte d’une soixantaine d’enseignants-chercheurs titulaires, de 17 BIATSS et de 1000 étudiants, l’UFR Lettres, Arts et Cinéma (LAC), est une composante pluridisciplinaire qui propose des formations diplômantes de niveau Licence et Master dans les domaines des Lettres et des Études cinématographiques (Masters recherche), ainsi que des Masters professionnels dans les domaines du journalisme scientifique, de l’écriture du documentaire, des métiers de l’écrit et de la formation aux métiers de l’enseignement.

Une préparation aux concours de l’Agrégation et du CAPES de Lettres y est assurée, ainsi qu’une préparation au Doctorat, dans le cadre de l’ED 131 « Langue, Littérature et Image ».

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

• Encadrer et former les 7 gestionnaires sur les évolutions du domaine,
• Conduire les entretiens professionnels et contribuer à la professionnalisation des gestionnaires
• Procéder au recrutement, à la formation et à l’encadrement des CDD/saisonniers
• Organiser et contrôler les activités liées à la scolarité (IP, gestion des plannings, réservation des salles, MCC, élaboration des maquettes, brochures, examens, recours...). Veiller au respect du calendrier
• Assurer une veille juridique rigoureuse des actes liés à la scolarité
• Concevoir des tableaux de bord et recueillir les indicateurs nécessaires à l’évaluation des besoins de l’UFR (Budget, HCERES, etc.)
• Assister la RA dans le pilotage du service, en établissant des notes qui pourront servir d’appui à des interventions en CUFR, ou en la représentant.
• Coordonner les services des enseignements et en assurer le suivi
• Orienter et conseiller les enseignants- chercheurs concernant les actes administratifs liés à leur carrière.
• Encadrement Oui
• Conditions particulières d'exercice RAS

Connaissances

• Connaissance de l’organisation d’une UFR, des formations proposées et d’une université
• Connaissances des différents publics et de leurs besoins en formation

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Maîtriser la réglementation en vigueur
• Maitriser APOGEE, ADE, OSE et les outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Avoir une expérience significative dans le domaine de la scolarité et en management d’équipe
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Accueillir et accompagner les publics dans leur parcours de formation
• Rédiger des documents d’information et de communication
• très bon rédactionnel souhaité

Savoir-être - Compétences comportementales

• Avoir l’esprit d’initiative et pratique ; être réactif et apporter des solutions aux situations complexes
• Sens du relationnel et aimer le travail en équipe
• Sens de l’organisation et rigueur
• Capacité d’écoute et d’accompagnement

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) N/A