Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

Université Claude Bernard Lyon 1; Lyon; Hybrid; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail régulier

Remboursement transport

Complémentaire santé

Crèche et centre de loisirs

Job summary

Université Claude Bernard Lyon 1 recherche un agent administratif et pédagogique pour le Service FOCAL. Vous gérerez la scolarité des DU/DIU et autres certifications, les devis et les contrats, et assurerez le suivi administratif des sessions de formation.

Vous contribuerez au contrôle des inscriptions, à la facturation et à la production de tableaux de bord, avec un focus sur la qualité et la conformité réglementaire. Poste ouvert aux contractuels, travail hybride.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion universitaire.
• Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle et de la FC.
• Maîtrise des procédures de facturation et de contractualisation.

Responsibilities

• Gérer la scolarité et les inscriptions des DU/DIU et certifications.
• Établir devis, conventions et contrats de formation en lien avec financeurs et entreprises.
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation et suivre les aspects financiers des formations.
• Participer à la gestion et au reporting (tableaux de bord, indicateurs).

Skills

Rigueur administrative

Gestion administrative

Relationnel et autonomie

Connaissance du cadre FC

Tools

Excel

Word

APOGEE

FCA Manager

Job description

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels. L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Mission

FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l’interface entre l’Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d’études, organismes publics ou privés, professionnels de santé… Chaque année, FOCAL forme plus de 8 000 stagiaires dont 3 500 alternants au sein de ses 650 formations. Les équipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l’élaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parallèle, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d’études dans leurs projets de développement des compétences, les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation et assure la gestion contractuelle et financière de leur formation.

Descriptif du poste et des missions de l’agent :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant :

• La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certification
• La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités Principales

Gestion des inscriptions et de la scolarité

• Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).
• Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …).
• Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
• Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
• Suivre l’assiduité.
• Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.
• Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
• Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.
• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).
• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
• Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

Activités complémentaires

• Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés

Logiciels Ou Matériels Spécifiques Utilisés

Apogée et FCA Manager

Profil

Compétences Techniques Attendues

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation
• Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle

Connaissances

• Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
• Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
• Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
• Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)

Savoir-être

• Sens du service, communication claire, travail en équipe
• Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants
• Autonomie

Poste à pouvoir

Le 01/09/2026

Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2243,16 €

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l’université

Référence de l'offre : hfym85pxm6