ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Ras Interim; Gignac-la-Nerthe; Sur place; EUR 19 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Ras Interim recrute un(e) chargé(e) administratif(ve) pour son site de Gignac-la-Nerthe. Vous serez l interlocuteur(trice) privilégié(e) des clients et conducteurs, assurant un accueil fluide et un suivi des prestations.

Vous consoliderez les aspects administratifs, la facturation et le support opérationnel, tout en veillant au respect des procédures QHSE et à la qualité du service. Polyvalent, organisé et doté d un bon relationnel, vous évoluerez dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Formation de niveau Bac+2 (administratif, gestion, assistanat ou domaine équivalent).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et la suite Office.
• Aisance avec les chiffres et capacité à réaliser des calculs et contrôles administratifs.
• La pratique d'une langue étrangère, notamment l'anglais, est un atout pour échanger avec une clientèle et des conducteurs internationaux.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et conducteurs.
• Contrôler les accès au site et veiller au respect des consignes de sécurité.
• Éditer et vérifier les documents liés aux prestations (ordres de travail, certificats, etc.).
• Accompagner les clients tout au long de leur prestation et répondre à leurs besoins.
• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle grâce à un service de qualité.
• Identifier les opérations spécifiques et garantir leur réalisation dans le respect des exigences sécurité.
• Garantir la fiabilité administrative et financière, assurer le bon déroulement du processus de facturation.
• Contrôler et valider l'ensemble des prestations réalisées et assurer la clôture de la facturation.
• Émettre et transmettre les factures et réaliser les rapprochements documentaires et le suivi des dossiers.
• Suivre les encours clients et participer aux actions de relance.
• Traiter les réclamations clients en collaboration avec votre responsable.
• Participer au suivi des indicateurs de performance et de qualité.
• Assurer le suivi administratif et le reporting d'exploitation.
• Gérer, mettre à jour et archiver la documentation administrative et réglementaire.
• Suivre les consommations, équipements, déchets et autres indicateurs opérationnels.
• Gérer les commandes nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.
• Préparer et suivre les dossiers d'assurance et les relations avec les partenaires.
• Participer à la gestion de la caisse et au suivi des comptes.

Connaissances

Relation client

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Formation

Bac+2

Outils

Excel

Outlook

Office Suite

Description du poste

Notre entreprise :
Vous avez envie de diversifier vos expériences professionnelles, de gagner en liberté et en sérénité ? Vous êtes au bon endroit ! Avec nos 190 agences réparties sur tout le territoire, nous sommes toujours plus proches de vous. Il y a plein de raisons de donner raison à notre intérim, découvrez l'intérim fait pour vous !
Mission :

Relation client & suivi des prestations

Véritable ambassadeur(rice) de l'entreprise, vous êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) de nos clients et garantissez une expérience fluide et professionnelle :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et conducteurs.

• Contrôler les accès au site et veiller au respect des consignes de sécurité.

• Éditer et vérifier les documents liés aux prestations (ordres de travail, certificats de lavage, CMR).

• Accompagner les clients tout au long de leur prestation et répondre à leurs besoins.

• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle grâce à un service de qualité.

• Identifier les opérations spécifiques et garantir leur réalisation dans le respect des exigences sécurité.

Gestion de la facturation

Garant(e) de la fiabilité administrative et financière, vous assurez le bon déroulement du processus de facturation :

• Contrôler et valider l'ensemble des prestations réalisées.

• Assurer la clôture de la facturation dans les délais impartis.

• Émettre et transmettre les factures conformément aux exigences clients.

• Réaliser les rapprochements documentaires et assurer le suivi administratif des dossiers.

• Suivre les encours clients et participer aux actions de relance.

• Traiter les réclamations clients en collaboration avec votre responsable.

• Participer au suivi des indicateurs de performance et de qualité.

Gestion administrative & support opérationnel

Au cœur de l'organisation du site, vous contribuez à son bon fonctionnement quotidien :

• Assurer le suivi administratif et le reporting d'exploitation.

• Gérer, mettre à jour et archiver la documentation administrative et réglementaire.

• Suivre les consommations, équipements, déchets et autres indicateurs opérationnels.

• Gérer les commandes nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

• Préparer et suivre les dossiers d'assurance ainsi que les relations avec les partenaires concernés.

• Participer à la gestion de la caisse et au suivi des comptes.

• Veiller à la disponibilité des supports commerciaux et outils de communication.

• Identifier les anomalies et proposer des solutions adaptées.

Qualité, Hygiène, Sécurité & Environnement (QHSE)

Acteur(rice) clé de l'amélioration continue, vous participez activement à la performance et à la conformité du site :

• Déployer et faire vivre le système de management QHSE.

• Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures et documents réglementaires.

• Participer à l'évaluation des risques et au suivi de la conformité réglementaire.

• Assurer le suivi documentaire et la gestion des non-conformités.

• Contribuer à l'analyse des incidents, accidents et réclamations.

• Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.

• Accompagner les audits internes et externes.

• Assurer le suivi et la mise à jour des indicateurs QHSE.

• Être force de proposition dans les démarches d'amélioration continue.

Profil :

Profil recherché

Vous aimez les environnements dynamiques, le contact client et les missions variées ? Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre aisance relationnelle ? Ce poste est fait pour vous !

Vos connaissances et compétences

• Formation de niveau Bac+2 (administratif, gestion, assistanat ou domaine équivalent).

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Outlook et la suite Office.

• Aisance avec les chiffres et capacité à réaliser des calculs et contrôles administratifs.

• La pratique d'une langue étrangère, notamment l'anglais, est un atout pour échanger avec une clientèle et des conducteurs internationaux.

Vos savoir-faire

• Offrir une qualité de service irréprochable et placer la satisfaction client au cœur de vos priorités.

• Gérer efficacement plusieurs missions en parallèle tout en respectant les délais.

• Faire preuve de rigueur et de fiabilité dans le traitement des dossiers administratifs.

• Communiquer avec aisance auprès d'interlocuteurs variés.

• Écouter, comprendre et apporter des réponses adaptées aux besoins de vos interlocuteurs.

Vos qualités personnelles

• Disponibilité et réactivité au quotidien.

• Excellent relationnel et goût prononcé pour le contact humain.

• Sens de la discrétion et respect absolu de la confidentialité des informations traitées.

• Esprit d'équipe, autonomie et capacité à prendre des initiatives.

• Capacité à évoluer dans un environnement opérationnel exigeant et rythmé.

Ce qui vous permettra de réussir

• Vous savez vous adapter à une activité où les priorités peuvent évoluer rapidement.

• Vous êtes à l'aise pour communiquer avec des conducteurs et clients de différentes nationalités.

• Vous appréciez les postes polyvalents qui combinent relation client, gestion administrative et suivi opérationnel.

Nous recherchons avant tout une personne organisée, impliquée et orientée service, capable de devenir un véritable pilier du fonctionnement quotidien du site.