Gestionnaire administratif et financier H/F

Université de Lorraine; Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Lorraine recherche un Gestionnaire administratif et financier pour soutenir l'UFR Arts, Lettres et Langues dans ses activités administratives, financières et Pédagogiques.

Vous réaliserez les commandes, la facturation et le suivi des dépenses, préparerez les conseils et gérerez le secrétariat, les emplois du temps et le recrutement des vacataires, tout en assurant l'accueil des usagers et la continuité du service.

Qualifications

• Connaissances: techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils informatiques de gestion et de traitement de texte, notions de comptabilité publique.
• Savoir-faire: gestion des priorités, planification des activités et des échéances, capacité à rendre compte, travail en équipe.
• Maîtrise des outils: ADE, ALISSE, ARENA, SIFAC et pack Office.
• Qualités relationnelles: sens du service public, conscience professionnelle, sens de l'organisation et aisance relationnelle.
• Formation: bac à bac+3 en gestion administrative, comptabilité, gestion ou domaine équivalent, idéalement dans le secteur public.
• Expérience: expérience dans une fonction administrative et/ou financière en environnement universitaire ou public appréciée.

Responsabilités

• Gérer les bons de commande, suivre les livraisons et services, alimenter les tableaux de bord et saisir les notes de frais dans Notilus.
• Préparer les conseils d'UFR, gérer le courrier et les parapheurs, suivre les dossiers du personnel BIATSS, organiser les entretiens et la logistique des manifestations.
• Élaborer et mettre à jour les emplois du temps, alimenter la base dédiée et assurer le recrutement des vacataires d'enseignement.
• Diffuser les offres et recruter les emplois étudiants, tenir à jour les bases associées.
• Accueillir, orienter et informer les personnels et usagers, archiver les pièces justificatives et assurer la continuité du service.

Connaissances

Gestion administrative

Planification

Rendre compte

Travail en équipe

Outils bureautiques

Connaissances comptabilité publique

Formation

Bac+3 en gestion administrative / comptabilité

Outils

ADE

ALISSE

ARENA

SIFAC

Pack Office

Description du poste

En tant que Gestionnaire administratif et financier, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, financier et pédagogique de l'UFR Arts, Lettres et Langues.

Vos missions principales :

• Gestion financière : établir les bons de commande, suivre les livraisons et les services faits, alimenter les tableaux de bord, saisir les ordres de mission et notes de frais dans Notilus, réserver les prestations de voyage et en suivre les modifications.

• Secrétariat de l'UFR : préparer les conseils d'UFR, gérer le courrier et les parapheurs, suivre les dossiers des personnels BIATSS (carrières, absences), organiser les entretiens individuels et la logistique des manifestations (COS, JPO, Oriaction, etc.), réserver les salles sur ADE pour les besoins non pédagogiques.

• Gestion des emplois du temps : élaborer et mettre à jour les emplois du temps, alimenter la base de données dédiée et assurer le recrutement des vacataires d'enseignement.

• Gestion des emplois étudiants : diffuser les offres, organiser le recrutement des emplois étudiants et tenir à jour les bases de données associées.

• Activités associées : accueillir, informer et orienter les personnels et usagers, collecter, vérifier, classer et archiver les pièces justificatives et documents, assurer la continuité de service et les permanences notamment en période d'examens et de rentrée.

Vous assurez la gestion administrative, financière et de la scolarité au sein de l'UFR Arts, Lettres et Langues.

Profil recherché :

• Connaissances : techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils informatiques de gestion et de traitement de texte, notions de comptabilité publique.

• Savoir-faire : gestion des priorités, planification des activités et des échéances, capacité à rendre compte, travail en équipe.

• Maîtrise des outils : très bonne connaissance de ADE, ALISSE, ARENA, SIFAC et bonne maîtrise du pack Office.

• Qualités relationnelles : sens du service public, conscience professionnelle, sens de l'organisation et aisance relationnelle.

• Formation : bac à bac+3 en gestion administrative, comptabilité, gestion ou domaine équivalent, idéalement dans le secteur public.

• Expérience : expérience dans une fonction administrative et/ou financière en environnement universitaire ou public appréciée.

Contrat : CDD temps plein à pourvoir dans les meilleurs délais. Contrat jusqu'au 31/08/2027 (renouvellement possible par année universitaire)

Rémunération : 2016 € brut mensuel.