Assistant de direction H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 20 250 - 24 255; Plein temps

Résumé du poste

L’université Jean Moulin Lyon 3 recherche un assistant de direction pour renforcer le cabinet de la Présidence. Rattaché à la chef de cabinet, il assure l’accueil, le traitement des courriers, l’archivage et la mise en forme des documents administratifs.

Le poste prévoit une activité de soutien logistique et financier: gestion des commandes, réservation de salles, suivi des déplacements en France et à l’étranger, et coordination des dossiers techniques.

Qualifications

• Diplôme BAC requis ou équivalent.
• Expérience administrative souhaitée.
• Anglais apprécié (B1/B2).

Responsabilités

• Accueillir et orienter les agents et usagers.
• Rédiger et mettre en forme courriers et courriels.
• Gérer les documents administratifs et l’archivage.
• Assurer le soutien logistique et la gestion des stocks.

Connaissances

Bureautique avancée

Rédaction efficace

Communication écrite

Réactivité

Formation

Baccalauréat

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un assistant de direction au sein du cabinet de la Présidence. Le cabinet est un service de 4 personnes chargé de la gestion et de la sécurisation de l’activité du président de l’université. Sous la direction de la chef de cabinet, l’assistant(e) assurera les missions suivantes

Missions principales :

Gestion administrative

• Accueil physique et téléphonique / orientation des agents, usagers et extérieurs
• Réception des parapheurs et contrôle des bordereaux, diffusion et renvoi
• Réception et archivage numérique de documents administratifs (courriers, supports des instances, rapports, etc.)
• Rédaction et mise en forme de courriers et courriels
• Aide à la constitution de dossiers techniques

Soutien logistique à l’activité institutionnelle et évènementielle

• Commande et gestion des stocks (fournitures administratives ; denrées et matériels divers)
• Réservation des salles ; rédaction des dossiers événementiels ; création des liens de visioconférence et préparation des salles ; installation/désinstallation des salles et matériels

Gestion financière (en liaison avec les services financiers et comptables)

• Gestion et suivi des déplacements et missions en France et à l’étranger (env. 50 pers.)
• Gestion et suivi des commandes (missions, réception, documentation, matériels)

Savoir- faire :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur)
• Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Excellentes compétences en communication, écrite et orale
• Capacité à rendre compte

Savoir-être :

• Discrétion professionnelle
• Excellentes qualités rédactionnelles
• Réactivité et efficacité
• Grande rigueur

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté

Connaissance et outils :

• Connaissance de l’environnement et du fonctionnement universitaires
• Connaissances en anglais appréciées (niveaux B1/B2)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

Service recruteur :

Cabinet de la Présidence

Localisation du poste :

Manufacture des tabacs 1 avenue des frères Lumière 69008 Lyon

Date de prise de poste

1er octobre 2026

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

11 mois renouvelable

Filière / Grade :

Catégorie B

Rémunération mensuelle brute :

1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

Nous proposons les conditions suivantes (liste non exhaustive) : Organisation de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle, congés, télétravail et avantages; plus d’informations seront présentées lors de l’entretien.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

L'université étant fermée pour l'été du 24 juillet au 18 aout inclus, nous reviendrons vers vous après la réouverture.