Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale H/F

Université Jean Moulin (Lyon III); Lyon; On-site; EUR 20,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Abonnements de transport en commun

Complémentaire santé

Activités sportives et culturelles

Job summary

L’iaelyon, école de gestion de l’Université Jean Moulin Lyon 3, recherche un(e) agent administratif(ve) pour assurer l’accueil et la gestion des procédures de scolarité.

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, la gestion des modules, la saisie de documents et le suivi des dossiers, avec 37h05 hebdo et un contrat CDD de 4 mois. Rémunération 1929€ brut mensuels, localisation Lyon 69008, poste ouvert aux personnels contractuels.

Qualifications

• Diplôme souhaité : Baccalauréat, de préférence dans les domaines de l’administration, de la gestion ou du secrétariat.
• Expérience souhaitée : Une première expérience en gestion administrative ou en accueil, idéalement dans un service de scolarité ou dans l’enseignement supérieur, serait appréciée.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, et l’accueil des étudiants 5 ½ journées par semaine.
• Gérer le module BMA (Bénévolat et management en association) pour les étudiants de première et deuxième année.
• Gérer le module stage pour les étudiants de troisième année.
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Réaliser des opérations de gestion courante et traiter les informations internes et externes.

Skills

Bureautique Word

Bureautique Excel

Anglais intermédiaire

Organisation et rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Écoute et disponibilité

Gestion des priorités

Rigueur

Education

Baccalauréat

Tools

Word

Excel

Job description

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Fondé en 1956, l’iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3. Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Mission

Environnement Et Missions Principales

La mission des services de scolarité de l’iaelyon est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales. Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue. Les gestionnaires contribuent à l’image de l’iaelyon et de l’Université auprès des partenaires extérieurs.

Activités principales - Gestion de scolarité et accueil :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), ainsi que l’accueil des étudiants 5 ½ journées par semaine.
• Assurer la gestion du module BMA (Bénévolat et management en association) pour les étudiants de première et deuxième année.
• Assurer la gestion du module stage pour les étudiants de troisième année.
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser.
• Retranscrire des informations orales à l’écrit.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité.
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Assurer le secrétariat et l’accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
• Saisir les éléments pour l’établissement de documents statistiques.

Activités Associées

• Participer aux audits (Qualicert, EQUIS, AACSB, etc.) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Contribuer à la valorisation des activités de l’école et participer, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex. : présence aux Journées portes ouvertes).
• Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon à l’organisation et à la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

Profil

Compétences Opérationnelles Et Comportementales

• Connaître les procédures de certification.
• Connaître l’ensemble des diplômes de l’iaelyon.
• Connaître le régime des études et des examens de chaque programme.
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Word et Excel.
• Avoir un niveau d’anglais intermédiaire.

Savoir-être

• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, collègues et interlocuteurs extérieurs, selon des contraintes calendaires serrées.
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir prioriser les tâches.
• Faire preuve d’organisation et de rigueur.

Diplôme souhaité (s) : Baccalauréat, de préférence dans les domaines de l’administration, de la gestion ou du secrétariat.

Expérience souhaitée : Une première expérience en gestion administrative ou en accueil, idéalement dans un service de scolarité ou dans l’enseignement supérieur, serait appréciée.

Connaissance Et Outils

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Techniques d’élaboration de documents.
• Culture Internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d’accueil téléphonique et physique.

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : 04/01/2027 ( remplacement congé maternité)

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : CDD 4 mois

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.

• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
• Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an

• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Référence de l'offre : y6kw31i1xw