Gestionnaire administratif - Conventionnement et financement H/F

Université Jean-Moulin Lyon 3; Lyon; On-site; EUR 18,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés annuels 51 jours

Télétravail partiel possible

Restauration sur place

Parking gratuit

Participation transport et mutuelle

Job summary

Université Jean Moulin Lyon 3, iaelyon School of Management, recrute un(e) gestionnaire administratif(ve) pour la formation continue, l’alternance et les stages. Vous serez rattaché(e) à la Direction de la Formation Continue et Alternance et travaillerez au sein de l’équipe Conventionnement.

Le poste implique la gestion des conventions, le suivi des dossiers et le reporting, avec une rémunération brute mensuelle de 1 954 € plus une prime annuelle, pour un CDD de 12 mois renouvelable et 37h05 par

Qualifications

• Formation de niveau bac à bac+2 dans la gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience en gestion administrative souhaitée dans l’enseignement supérieur ou organisme de formation.

Responsibilities

• Gérer les dossiers de formation continue, d’alternance et de stages.
• Établir les conventions et avenants, suivre les subrogations des financeurs.
• Mettre à jour les bases de données et assurer le reporting.
• Suivre les attestations des alternants et des professionnels en reprise d’études.
• Contribuer à l’amélioration du logiciel de conventions de stage.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Reporting

Rédaction courriels

Communication interne/externe

Education

Bac à Bac+2 en gestion administrative

Job description

Environnement et missions principales:

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, et sous l’autorité de la responsable de service, le ou la gestionnaire administratif(ve) assure la gestion administrative des dossiers de formation continue, d’alternance et de stages.

La Direction de la Formation Continue et Alternance contribue au développement de l’employabilité des différents publics — étudiants en formation initiale, alternants, salariés et demandeurs d’emploi — en accompagnant le développement de leurs compétences et leur insertion professionnelle, en lien avec les besoins du marché et les acteurs concernés.

Les missions principales sont les suivantes :

Participation au développement de la Formation Continue & de l’Alternance:

• Accueillir physiquement et par téléphone les entreprises, les organismes et les futurs participants.
• Gérer les courriels et le courrier du service.
• Établir les conventions de formation professionnelle et gérer leurs avenants, ainsi que les avenants liés aux subrogations des financeurs.
• Mettre à jour les bases de données.
• Assurer le suivi des attestations de présence des alternants et des professionnels en reprise d’études.
• Organiser les comités de pilotage de formation, notamment en préparant les statistiques et en assurant la coordination.

Participation à la gestion des stages :

• Réaliser les conventions de stage, en assurer le suivi et effectuer les relances nécessaires.
• Consolidat le calendrier des stages avec les scolarités et le service des Relations internationales, et informer sur les particularités des stages à l’étranger.
• Assurer une veille réglementaire relative aux stages.
• Contribuer à l’amélioration continue du logiciel de conventions de stage et veiller aux délais de réalisation des conventions.

Missions administratives:

• Mettre en place un reporting de l’activité et contribuer à l’amélioration des procédures de stage.
• Participer à la valorisation des activités de l’école et, si besoin, à la promotion des formations, notamment lors des Journées portes ouvertes.
• Le cas échéant, et sous réserve d’un aménagement horaire, contribuer ponctuellement à l’organisation et à la surveillance des tests Score IAE Message.

Compétences professionnelles:

Savoir- faire:

• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique.
• Analyser et comprendre un besoin en matière d’orientation et de formation.
• Rédiger des courriels adaptés aux demandes reçues.
• Communiquer avec des interlocuteurs variés, internes et externes, et s’adapter à l’hétérogénéité des demandes.
• Assurer le suivi administratif de dossiers et contribuer au reporting de l’activité.

Savoir-être:

• Qualités relationnelles et discrétion.
• Polyvalence et adaptabilité.
• Rigueur dans la réalisation des dossiers.
• Proactivité.
• Esprit d’équipe.

Diplôme souhaité (s):

Formation de niveau bac à bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l’assistanat de gestion ou de la gestion des organisations. Une formation en lien avec la formation professionnelle, l’alternance ou la gestion des stages serait appréciée.

Expérience souhaitée:

Une première expérience en gestion administrative est souhaitée, idéalement dans un établissement d’enseignement supérieur, un service de formation ou un organisme de formation. Une expérience du suivi de conventions, de dossiers de formation ou de stages serait un atout.

Connaissance et outils:

• Connaissance de l’environnement de la formation continue diplômante, de l’alternance et des stages : réglementation, dispositifs, financements et acteurs institutionnels et privés.
• Connaissance globale de l’offre de formation de l’iaelyon.
• Connaissance des métiers, des filières et des parcours professionnels.
• Connaissance des interlocuteurs et des dispositifs administratifs internes à l’Université.
• Aisance avec les bases de données et les outils de gestion administrative.

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : Dès que possible

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : Si contractuel : 1954€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation