Gestionnaire administratif des stages H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; On-site; EUR 20,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration sur place

Parking gratuit

Transports en commun subventionnés

Job summary

iaelyon School of Management recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) des stages pour assurer la gestion des conventions et leur suivi au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, à Lyon.

Vous accueillez les publics, informerez et conseillerez étudiants et entreprises sur les procédures, effectuerez l’archivage et les mises à jour, réaliserez des extractions de données et des tableaux de suivi, et participerez à l’optimisation des

Qualifications

• Diplôme de niveau bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l’assistanat ou de la gestion.
• Première expérience en gestion administrative souhaitée.
• Connaissance de l’environnement de la formation continue et des stages.

Responsibilities

• Traiter les demandes de conventions de stage et établir les avenants.
• Vérifier la conformité réglementaire et administrative des dossiers.
• Assurer l’accueil et l’information des étudiants et des entreprises.
• Réaliser des extractions de données et des tableaux de suivi.

Skills

Organisation

Discrétion

Écoute active

Esprit d'équipe

Réactivité

Autonomie

Education

Bac+2 en gestion administrative

Tools

Pack Office

Job description

Environnement et missions principales:

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire administratif.ve des stages assure des missions relatives à la gestion des conventions de stage.

Gestion des stages :

• Traiter les demandes de conventions de stage.
• Vérifier les éléments nécessaires à leur établissement : conformité réglementaire, durée et pièces administratives.
• Établir les conventions de stage et leurs avenants (prolongation, modification, rupture, etc.).
• Assurer le suivi des conventions et effectuer les relances nécessaires auprès des étudiants et des entreprises.
• Réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi et des analyses statistiques.

Secrétariat administratif et renseignements des étudiants et des entreprises :

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des différents publics.
• Informer et conseiller les interlocuteurs internes (étudiants, responsables pédagogiques) et externes (entreprises) sur les procédures de stage.
• Classer et archiver les conventions de stage et les documents associés.
• Mettre à jour les documents et supports nécessaires à la gestion des conventions, en collaboration avec la responsable du service.
• Participer à l’optimisation des procédures de gestion des stages.

Activités associées :

Relations avec les scolarités et le Service des Relations Internationales

• Assurer les échanges avec les scolarités et le Service des Relations Internationales concernant les dossiers de stage.
• Consolider le calendrier des stages.
• Informer les étudiants et, éventuellement, les équipes pédagogiques sur les spécificités des stages à l’étranger et les procédures associées.

Participation aux événements de l’iaelyon:

• Participer à l’organisation des salons, forums et autres manifestations en collaboration avec la responsable du service.
• Contribuer ponctuellement, avec les autres services de l’iaelyon, à l’organisation et à la surveillance des sessions du Score IAE Message.

Polyvalence et continuité de service:

• Apporter un soutien aux autres pôles du service (Formation continue et Alternance) durant les périodes de moindre activité liées aux stages.
• Participer à la saisie et au suivi des assiduités des alternants et des participants, en appui de l’équipe.
• Contribuer à la continuité du service en assurant, selon les besoins, des missions transversales confiées par la responsable de service.

Compétences professionnelles:

Savoir- faire:

• Maîtriser la réglementation relative aux stages.
• Vérifier la conformité juridique et administrative des conventions et des dossiers.
• Appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur.
• Utiliser les outils bureautiques (Pack Office).
• Assurer le suivi administratif des dossiers, réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi.

Savoir-être:

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Esprit d’équipe et sens de la coopération.
• Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation.
• Sens du service public.
• Gestion des priorités et des situations imprévues.

Diplôme souhaité (s):

Diplôme de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l’assistanat ou de la gestion.

Expérience souhaitée:

Une première expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement de formation ou d’enseignement supérieur, serait appréciée.

Connaissance et outils:

• Connaissance de l’environnement de la formation continue, de l’alternance et des stages : réglementation, dispositifs, financements, acteurs institutionnels et partenaires.
• Connaissance de l’offre de formation de l’iaelyon.
• Connaissance de l’organisation et des procédures administratives de l’Université ainsi que des interlocuteurs internes.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste: Dès que possible

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuse activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation