Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Vor Ort; EUR 20.000 - 23.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Transports en commun pris en charge

Complémentaire santé

Aide périscolaire

Chèques vacances

CESU

Activités sportives et culturelles

Zusammenfassung

Université Jean Moulin Lyon 3 recherche un Gestionnaire de scolarité pour assurer l’accueil et la gestion administrative des diplômes de formation initiale (Licence) au sein de iaelyon. Poste en CDD 4 mois, temps complet (35h/semaine) à Lyon 69008.

Rémunération mensuelle brute de 1929€ et avantages liés à l’établissement. Poste ouvert aux personnels contractuels.

Qualifikationen

• Baccalauréat souhaité dans l’administration, la gestion ou le secrétariat.
• Première expérience en gestion administrative ou en accueil appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word et Excel) et niveau d’anglais intermédiaire.
• Savoir être: écoute, disponibilité et adaptabilité.
• Autonomie et capacité à rendre compte au responsable hiérarchique.

Aufgaben

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et l’accueil des étudiants.
• Gérer le module BMA et le module stage pour les étudiants, selon les procédures.
• Saisir et mettre en forme divers documents et assurer la traçabilité du courrier.
• Effectuer les tâches administratives courantes et renseigner les usagers sur les procédures.
• Contribuer à la mise à jour des bases de données relatives à la gestion de scolarité.
• Participer à des audits et à la valorisation des formations.

Kenntnisse

Word/Excel

Anglais intermédiaire

Organisation et rigueur

Travail en équipe

Priorisation des tâches

Ausbildung

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Word

Excel

Jobbeschreibung

Environnement et missions principales:

La mission des services de scolarité de l’iaelyon est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales. Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue. Les gestionnaires contribuent à l’image de l’iaelyon et de l’Université auprès des partenaires extérieurs.

Le/la gestionnaire assure la gestion de scolarité de diplômes de formation initiale, pour la Licence Gestion & Management.

Activités principales- Gestion de scolarité et accueil:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), ainsi que l’accueil des étudiants 5 ½ journées par semaine.
• Assurer la gestion du module BMA (Bénévolat et management en association) pour les étudiants de première et deuxième année.
• Assurer la gestion du module stage pour les étudiants de troisième année.
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser.
• Retranscrire des informations orales à l’écrit.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité.
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Assurer le secrétariat et l’accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
• Saisir les éléments pour l’établissement de documents statistiques.

Activités associées:

• Participer aux audits (Qualicert, EQUIS, AACSB, etc.) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Contribuer à la valorisation des activités de l’école et participer, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex. : présence aux Journées portes ouvertes).
• Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon à l’organisation et à la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

Compétences opérationnelles et comportementales :

Savoir- faire:

• Connaître les procédures de certification.
• Connaître l’ensemble des diplômes de l’iaelyon.
• Connaître le régime des études et des examens de chaque programme.
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Word et Excel.
• Avoir un niveau d’anglais intermédiaire.

Savoir-être:

• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, collègues et interlocuteurs extérieurs, selon des contraintes calendaires serrées.
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir prioriser les tâches.
• Faire preuve d’organisation et de rigueur.

Diplôme souhaité (s): Baccalauréat, de préférence dans les domaines de l’administration, de la gestion ou du secrétariat.

Expérience souhaitée: Une première expérience en gestion administrative ou en accueil, idéalement dans un service de scolarité ou dans l’enseignement supérieur, serait appréciée.

Connaissance et outils:

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Techniques d’élaboration de documents.
• Culture Internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d’accueil téléphonique et physique.

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : 04/01/2027 ( remplacement congé maternité)

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : CDD 4 mois

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.