Executive Assistant

Climate Diplomacy; Paris; Hybride; EUR 37 000 - 44 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

30 jours de congés payés

10 jours de RTT

Tickets restaurant 10€/jour

Frais de transport partiellement pris

Complémentaire santé prise en charge

Résumé du poste

Iddri propose un poste d’assistant.e de direction à Paris pour soutenir le directeur général et l’équipe dirigeante. Vous gérerez les agendas, planifierez les réunions et assurerez le suivi des dossiers au quotidien, avec une interface régulière avec la Secrétaire générale.

Vous participerez à l’organisation des instances internes et veillerez à la coordination des activités RH et logistiques, tout en assurant un haut niveau de confidentialité et de discretion.

Qualifications

• BTS ou diplôme équivalent en assistanat de direction ou gestion.
• Formation ou expérience confirmée en assistanat de direction et gestion de projets.
• Compétences écrites et orales en français et anglais appréciées.

Responsabilités

• Gérer les agendas complexes du DG et de la direction.
• Analyser et prioriser les sollicitations; planifier réunions et déplacements.
• Rédiger les comptes-rendus et suivre les actions et échéances.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique; organiser les instances de gouvernance.
• Gérer les notes de frais et les relations avec les fournisseurs.

Connaissances

Organisation et planification

Rigueur et fiabilité

Confidentialité

Aisance relationnelle

Sens de l’écoute

Formation

BTS/cursus universitaire assistanat de direction

Assistant.e de gestion

Assistant.e de manager

Master (management, langues, lettres, sciences sociales)

Outils

Logiciels bureautiques/Web

Logiciels métiers

Outils IA

Description du poste

L’assistant.e de direction a pour principale mission de faciliter l’organisation du travail du directeur général ainsi que des membres de la direction. Il/elle doit gérer des agendas complexes et mouvants, répondre à de nombreuses sollicitations et organiser des déplacements fréquents.

L’assistant.e de direction contribue également à la gestion administrative et à l’animation de la vie interne de l’Iddri. Il/elle garantit le bon fonctionnement et l’efficacité de l’organisation.

Il/elle travaille directement sous la responsabilité du directeur général et en lien fonctionnel avec la Secrétaire générale au sein de l’équipe administrative. Ses missions consistant notamment à :

Assistanat du directeur général (DG) et autres membres de la direction

• Assurer le traitement et le suivi des mails du DG
• Analyser et prioriser les sollicitations, planifier et organiser les réunions, rendez-vous et les déplacements du DG, de la directrice des programmes, et occasionnellement des autres membres de la direction
• Assister le DG dans l’organisation de ses activités quotidiennes et le suivi des dossiers
• Organisation des réunions internes et suivi des disponibilités, s'assurer de la disponibilité des salles
• Organiser et assurer le bon fonctionnement des instances internes de coordination (comité de direction, codir élargi, etc.)
• Préparer les dossiers en amont des réunions, assurer le suivi des actions et échéances et rédiger les comptes-rendus le cas échéant

Gestion administrative et appui aux ressources humaines, notamment :

• Participer à la gestion administrative : appui aux équipes selon les besoins (déplacements, réunions, archivage), gestion de notes de frais, relations avec les fournisseurs, etc.
• Appuyer ponctuellement les processus RH : gestion des candidatures, recrutement, etc.

Gestion et vie de bureau

L’assistant.e de direction assure également l’accueil physique et téléphonique. Il/elle organise la logistique des instances de gouvernance (conseil d’administration, conseil scientifique, conseil d’orientation stratégique) et de séminaires internes (une à deux fois par an hors de Paris sur 2 ou 3 jours) et supervise les locaux et services généraux en lien avec Sciences Po.

Savoir et savoir faire

• Sensibilité aux enjeux environnementaux et le développement durable
• Maîtrise des logiciels bureautiques/web et logiciels métiers, aisance avec les outils d’IA
• Capacités rédactionnelles
• Très bon niveau de français et d’anglais à l’écrit comme à l’oral
• La maîtrise d’une autre langue est un atout.

Savoir être

• Solides capacités d’organisation, de planification et de priorisation
• Capacité à communiquer avec des personnalités de haut niveau, aisance relationnelle
• Sens de l’écoute, confidentialité, discrétion
• Rigueur et fiabilité
• Sens développé du service
• Autonomie, capacité d’initiative, aptitude à la résolution de problèmes
• Capacité d’adaptation, souplesse, réactivité
• BTS/cursus universitaire assistanat de direction, assistant.e de gestion, assistant.e de manager
• Un niveau Master (management, langues, lettres, sciences sociales…) est un atout.

Expérience

+5 ans d’expérience dans un poste similaire avec gestion d’agendas complexes

Contrat proposé et autres avantages

• Contrat à durée indéterminée à partir de mi octobre
• Salaire prévu pour cette fonction selon notre grille : 37-44 000€ brut annuel en fonction des compétences et de l’expérience

Poste basé à Paris avec possibilité de télétravail après 6 mois d’ancienneté

Autres avantages :

• 30 jours de congés payés
• 10 jours de RTT en raison d’un horaire de travail hebdomadaire de 37,5h
• tickets restaurant de 10€/jour travaillé pris en charge à 60 %
• Frais de transport en commun pris en charge à 55% ou forfait mobilité durable
• Complémentaire santé prise en charge à 50 %.

L'Iddri est un employeur soucieux de l'égalité des chances et encourage les candidatures de tous horizons.