Assistant de gestion (commandes & logistique) H/F

Sciences Po; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)

40 jours de congés payés par an

Protection sociale familiale obligatoire

Prise en charge des frais de transport

Titres Restaurant

Cours de sport gratuits

Accès à la bibliothèque universitaire

Résumé du poste

Sciences Po cherche un(e) candidat(e) pour suivre les aspects administratifs et logistiques des activités de la Direction scientifique. Le poste implique la gestion des commandes et l'organisation d'événements. Une première expérience en gestion est appréciée.

Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, parler français couramment, et avoir des bonnes bases en anglais. Des avantages tels que le télétravail, 40 jours de congés payés, et une protection sociale sont inclus.

Qualifications

• Une première expérience en gestion administrative ou logistique est un plus.
• Aisance en conception de documents et intérêt pour les outils numériques.
• Aucune connaissance préalable du milieu universitaire n’est exigée.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et logistique des activités.
• Gérer les commandes via les logiciels internes.
• Préparer la logistique des réunions et événements.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)

Aisance avec les logiciels de gestion (Cegid, Eyoma, Expensya)

Bonne expression écrite et orale en français

Connaissances en anglais

Formation

Bac +2 / Bac +3 (BTS Gestion PME, Assistant Manager, DUT GEA, BUT, Licence pro)

Description du poste

Mission

Assurer le suivi administratif et logistique des activités de la Direction scientifique, avec un rôle central dans :

• la gestion des commandes via les logiciels internes (Cegid, Eyoma, Expensya…)
• la logistique opérationnelle (organisation de réunions, événements, déplacements, achats)
• le soutien administratif aux équipes de la direction.

Le poste ne nécessite pas de connaissance préalable du milieu de la recherche, mais demande rigueur, autonomie et sens du service.

Fonctions

• Gestion des commandes et achats
  • Saisir, suivre et valider les demandes d’achats dans les outils internes (Cegid, Eyoma…)
  • Gérer les notes de frais et remboursements via Expensya
  • Assurer le suivi budgétaire de premier niveau : vérification des imputations, relances, archivage
  • Suivre les livraisons, vérifier la conformité et gérer les éventuels litiges fournisseurs (traiteurs, agence de voyage)
• Logistique et organisation
  • Préparer la logistique des réunions, séminaires, conseil scientifique, événements scientifiques
  • Réserver salles, équipements, prestations (traiteurs, matériel, déplacements)
  • Gérer les stocks de fournitures et les commandes associées
  • Assurer l’accueil logistique des intervenants (badges, déplacements, hébergements).

Profil et formation

• Niveau de diplôme suggéré : Bac +2 / Bac +3 (BTS Gestion PME, Assistant Manager, DUT GEA, BUT, Licence pro, etc.)
• Une première expérience en gestion administrative ou logistique est un plus
• Une aisance en conception de documents, une curiosité pour les outils numériques et un intérêt marqué pour les évolutions technologiques en bureautique seraient appréciés
• Aucune connaissance préalable du milieu universitaire ou de la recherche n’est exigée.

Savoir‑faire (compétences techniques)

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Des connaissances dans la mise en forme graphiques des documents seraient un plus
• Aisance avec les logiciels de gestion (Cegid, Eyoma, Expensya) — une formation interne peut être assurée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Rigueur dans le suivi administratif et financier.
• Organisation logistique (réservations, coordination, anticipation).
• Bonne expression écrite et orale en français et bonnes bases en anglais.

Savoir‑être (compétences comportementales)

• Sens du service et goût pour le travail en équipe.
• Rigueur, fiabilité, respect des délais.
• Autonomie et capacité à demander de l’aide au bon moment.
• Adaptabilité dans un environnement dynamique.
• Curiosité et envie d’apprendre (important pour un profil junior).

Avantages

• Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emploissont ouverts aux personnes en situation de handicap.