Coordinateur(trice) Formation et Scolarité | Accueil & Gestion

AVIGNON UNIVERSITE; Avignon; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ordinateur portable

Restauration

Résumé du poste

AVIGNON UNIVERSITE recrute un Gestionnaire de formation (H/F) en CDD pour 12 mois, 37 heures/semaine, sur Avignon. Vous assurerez l'accueil et l’orientation des publics, la diffusion d’informations sur les formations, le suivi des candidatures et des inscriptions, et le support administratif et logistique des formations.

Profil débutant accepté; compétences en gestion documentaire, agenda et communication requises, pour travailler dans l’environnement universitaire et en lien avec les équipes

Qualifications

• Accueillir, orienter et renseigner un public; indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence; indispensable
• Gérer l’administration d'une activité; indispensable
• Classer des documents; indispensable
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie; indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel; indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs; indispensable
• Mettre à jour un dossier/base de données; indispensable
• Organiser des déplacements professionnels; indispensable
• Organiser l'accueil des visiteurs; indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients; indispensable
• Répondre aux demandes d'information internes et externes; indispensable
• Utiliser les outils numériques; indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Veiller au respect des échéances administratives

Responsabilités

• Accueillir le public et orienter les interlocuteurs
• Diffuser les informations relatives aux formations
• Gérer les candidatures et les inscriptions administratives/pédagogiques
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Réaliser le suivi administratif des étudiant.e.s: relevés de notes, copies, conventions de stage, jurys
• Mettre à jour des bases de données liées à la gestion
• Apporter un appui logistique à l'organisation de la formation
• Suivre les emplois du temps en collaboration avec les équipes pédagogiques
• Suivre les étudiant.e.s en situation de handicap en lien avec le Relais Handicap
• Assurer l'accueil des étudiant.e.s en situation de handicap
• Gérer les déplacements et l'accueil des visiteurs
• Gérer les réservations de salles et de matériel

Connaissances

Accueil et orientation du public

Renseignement et information du public

Archivage et gestion documentaire

Gestion administrative et financière

Reporting à la hiérarchie

Gestion des salles et du matériel

Gestion des agendas et rendez-vous

Suivi des dossiers administratifs

Organisation déplacements pro

Accueil des visiteurs et handicap

Réponses téléphoniques et mails

Utilisation outils numériques

Description du poste

AVIGNON UNIVERSITE recrute un Gestionnaire de formation (H/F) en CDD pour 12 mois, 37 heures/semaine, sur Avignon. Vous assurerez l'accueil et l’orientation des publics, la diffusion d’informations sur les formations, le suivi des candidatures et des inscriptions, et le support administratif et logistique des formations.

Profil débutant accepté; compétences en gestion documentaire, agenda et communication requises, pour travailler dans l’environnement universitaire et en lien avec les équipes