Coordinateur(trice) de Bureau – Assistant(e) Exécutif Senior

OECD; Paris; Sur place; EUR 43 000 - 58 000; Plein temps

Résumé du poste

OCDE recherche un(e) coordinateur(trice) du Bureau du Directeur, chargé(e) de tâches administratives et d’assistance personnelle sous la supervision du Directeur adjoint. Vous gérerez les agendas, la correspondance et les échanges avec les partenaires internes et externes, tout en veillant à la confidentialité et au protocole.

Le candidat idéal possède une expérience d’assistant(e) personnel(le) d’un haut responsable international, maîtrise le pack Office et les outils de gestion (eCouncil,

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) personnel(le) d’un responsable public international.
• Maîtrise du pack Microsoft Office (Word/Outlook; PowerPoint souhaité).
• Connaissance des outils eCouncil, Concur et SRP serait un avantage.
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter.

Responsabilités

• Assurer l’assistance de direction et la gestion administrative de haut niveau auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.
• Gérer et optimiser le calendrier du Directeur adjoint: rendez-vous, réunions internes/externes, engagements professionnels, fonctions sociales et engagements internationaux.
• Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, les notes et les documents; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les traductions selon les besoins.
• Tenir à jour un système de classement électronique et physique accessible et assurer la bonne gestion des documents confidentiels.
• Accueillir et accompagner les visiteurs, y compris les hauts responsables, dans le respect des règles de discrétion et du protocole.
• Favoriser et entretenir de solides relations de travail avec ses homologues dans l’ensemble de l’Organisation (par ex., bureaux du Secrétaire général/des Secrétaires généraux adjoints), les délégations nationales, les administrations, le secteur privé et les organisations internationales.

Connaissances

Assistant personnel

Gestion du calendrier

Correspondance officielle

Relation inter-divisionnelle

Formation

Formation postsecondaire ou expérience pertinente

Outils

Word

Outlook

PowerPoint

eCouncil

Concur

Description du poste

OCDE recherche un(e) coordinateur(trice) du Bureau du Directeur, chargé(e) de tâches administratives et d’assistance personnelle sous la supervision du Directeur adjoint. Vous gérerez les agendas, la correspondance et les échanges avec les partenaires internes et externes, tout en veillant à la confidentialité et au protocole.

Le candidat idéal possède une expérience d’assistant(e) personnel(le) d’un haut responsable international, maîtrise le pack Office et les outils de gestion (eCouncil,