Coordinateur formation H/F

SKOLAE; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurants

Mutuelle

Remboursement des transports 50%

1j TT/semaine

Résumé du poste

SKOLAE formation recrute un Coordinateur Formation H/F pour piloter la gestion administrative et logistique des formations sur mesure. Garant de l’excellence relationnelle et opérationnelle, il assure la relation avec les clients et les intervenants et veille au respect des procédures.

Le poste implique une maîtrise des outils SI, une organisation rigoureuse et une capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, avec un bon sens du service et du travail en équipe sur Paris.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative, coordination logistique et relation client.
• Connaissance du secteur de la formation professionnelle appréciée.
• Connaissances des formations en informatique et bureautique idéalement.
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
• Excellent relationnel et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à travailler en équipe.

Responsabilités

• Piloter la gestion administrative et logistique des formations sur mesure.
• Assurer les relations avec les clients et intervenants.
• Gérer les documents contractuels et les contrats intervenants.
• Suivre les feuilles d’émargement et la facturation des projets.
• Réaliser le suivi des règlements et des encours.
• Maintenir les standards de productivité et l’excellence relationnelle.
• Participer à l’amélioration du DSO.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes commerciales et formation.

Connaissances

Gestion administrative

Coordination logistique

Relation client

Organisation

Rigueur

Autonomie

Travail en équipe

Description du poste

SKOLAE est un réseau d’établissements d’enseignement supérieur et de formation professionnelle des entreprises.

Le pôle éducation est composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.

Le Pôle formation regroupe une trentaine de sites au niveau national et forme chaque année environ 150 000 apprenants (salariés, demandeurs d’emploi).

Rejoindre SKOLAE, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et donner du sens à sa carrière en travaillant dans une entreprise qui accompagne des étudiants, des demandeurs d’emploi et des salariés dans leur réussite professionnelle.

SKOLAE formation recrute un Coordinateur Formation H/F pour piloter la gestion administrative et logistique des formations sur mesure. Garant de l’excellence relationnelle et opérationnelle, sa relation privilégiée avec toutes les parties prenantes, participe à la fidélisation des clients et à l’engagement des intervenants. Il intègre les enjeux de business à son activité.

• -Tickets restaurants
• -Mutuelle
• -Remboursement des transports à 50%
• -1j TT/semaine

Connaître le marché de la formation

Connaitre le marché de la formation.

Suivre l’évolution des dispositifs de formation.

Comprendre le rôle des OPCO et le financement de la formation.

Connaitre l’ensemble du parcours client interne.

Maîtriser et suivre les procédures

Maitriser les outils et applications du SI de l’entreprise et leurs règles d’utilisation.

Garantir le respect des process de facturation clients et intervenants, en prenant en compte les KPI’s établis.

Connaitre et suivre la procédure de rédaction des contrats intervenants.

Être orienté client dans le discours et les écrits.

Maitriser l’utilisation des outils distanciels proposés à la vente.

Piloter la gestion administrative et logistique

Gérer les prestations, du déclenchement par les commerciaux/CP jusqu'au déploiement.

Piloter la relation avec les clients (organisation, convention, convocation, etc…).

Gérer les demandes administratives et logistiques spécifiques des clients.

Piloter la relation avec les intervenants (organisation, convocation, supports, liste participants, déplacement si hors forfait…).

Etablir les contrats intervenants.

Récupérer les feuilles d’émargement (papier ou dématérialisées).

Facturer les projets aux clients, vérifier et suivre les factures à émettre dans les délais impartis.

Suivre le règlement client et gérer les relances en cas non-respect des délais de règlement, pour recouvrer les encours et sommes dûes.

Limiter le nombre d’avoirs.

Valider les factures et assurer la mise en paiement des intervenants salariés ou prestataires, en lien avec la DRH ou la DAF, dans les délais impartis.

Travailler dans un objectif constant d’amélioration du DSO.

Alerter le commercial en cas de demande additionnelle hors projet et participer au maintien de la MCD.

Suivre les questionnaires d’évaluation/qualité et les enregistrer dans le réseau partagé pour accessibilité aux commerciaux.

Gérer les réclamations clients et intervenants, en collaboration avec les équipes commerciales.

Garantir l’excellence relationnelle dans le cadre des échanges avec les clients/intervenants.

Garantir l’application des standards de productivité de l’entreprise.

Expérience en gestion administrative, coordination logistique et relation client.

Connaissance du secteur de la formation professionnelle appréciée.

Connaissances des formations en informatique et bureautique idéalement.

Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.

Excellent relationnel et sens du service.

Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à travailler en équipe.