Chargée / Chargé d'accueil et d'information (H/F)

Préfecture de la Sarthe; Le Mans; On-site; EUR 21,000 - 25,000; Full time

Job summary

La Préfecture de la Sarthe recherche un agent d’accueil polyvalent pour accueillir les usagers, les orienter et leur fournir les informations sur les services de l’État en Sarthe.

Vous expliquerez les procédures, préparerez certains courriers et assurerez le standard et le traitement du courrier, avec un soutien au point numérique et à l’équipe des médiateurs en service civique.

Qualifications

• Maîtriser l’environnement professionnel et les outils bureautiques
• Capacité à communiquer clairement et à orienter les usagers
• Savoir gérer des situations d’accueil et respecter les procédures

Responsibilities

• Accueillir et orienter les usagers vers les services.
• Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe.
• Expliquer les procédures et documents nécessaires.
• Gérer les demandes liées au permis de conduire et les rendez‑vous.
• Réceptionner le courrier et assurer le standard téléphonique.

Skills

Discrétion professionnelle

Écoute / Relationnel

Gestion des situations d’accueil

Rigueur et organisation

Polyvalence

Permis B

Tools

Informatique

Bureautique

Job description

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

• Assurer l’accueil des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
• Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe
• Expliquer les procédures aux usagers et leur donner les documents adéquats
• Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …) .
• Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
• Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
• Gérer les demandes de stationnement «visiteurs» pour la préfecture
• Assurer un renfort pour les réponses aux usagers sur la boite pref-mail
• Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique dans le cadre de l’accompagnement des usagers dans leurs démarches en ligne sur le site de l’ANTS (consultation du SIV, appui réglementaire…) .
• Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers de l’accueil général et faire le lien avec le point numérique.
• Assurer les missions de renfort au bureau du courrier y compris la navette entre la préfecture et Paixhans
• Assurer les missions de renfort au standard pendant les heures de bureau

Exercice des missions dans le respect du label «QUALI-ATE»

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré qui assure l’ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI) .

Le service accueil courrier standard (SACS) assure les missions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.

Composition et effectifs du service

Le service se compose: 1 chef de service de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 3 agents de catégorie C pour la gestion du courrier, 2 agents de catégorie C pour l’accueil de la préfecture ainsi que 3 agents sur le site de Paixhans, 1 apprentie «communication interne» et une équipe de volontaires en service civique sur le point d’accueil numérique.

Liaisons hiérarchiques

Le chef du service accueil, courrier, standard

L’adjoint au chef du service accueil, courrier, standard

Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral et services de la préfecture, directions départementales interministérielles, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Discrétion professionnelle
• Disponibilité aux heures d’ouverture au public: 8h30-12h00 / 13h30-16h00 (15h00 le vendredi)
• Capacité confirmée à la communication: écoute, relationnel, sens du contact
• Capacité à prendre en charge une situation d’accueil difficile
• Rigueur d'organisation
• Polyvalence
• Permis B

Qui contacter?

Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Mme Annie JOËL, cheffe du service accueil courrier standard – [e-mail] –

M. Guillaume LEMARIE, adjoint à la cheffe du service accueil courrier standard – [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

• CV et lettre de motivation
• Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à aquérir
• Avoir des compétences en informatique
• bureautique niveau pratique requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise à aquérir
• Savoir appliquer la réglementation niveau pratique à aquérir
• Savoir s'organiser niveau pratique à aquérir

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
• Savoir accueillir niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis

Vos perspectives:

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des directions départementales interministérielles.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

Présentation de Préfecture de la Sarthe

Préfecture de la Sarthe