Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique

Ministère de l'Intérieur; Pays de la Loire; Hybrid; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

Le Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique travaille au sein du Ministère de l'Intérieur, chargé(e) d'assurer l'accueil du public et la fourniture d'informations sur les démarches à effectuer, au standard téléphonique et en agence.

À Sarthe (Pays de la Loire), le poste prévoit aussi des astreintes et la gestion de documents, de plannings, et le rattachement au service accueil courrier standard. Une expérience en administration publique est appréciée.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement professionnel de la retraite et des démarches d'État.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatique courante.
• Capacité à gérer les situations conflictuelles et à canaliser les demandes.

Responsibilities

• Accueil téléphonique du public et orientation vers les services.
• Information générale sur les démarches et procédures (1er niveau).
• Exploitation du standard téléphonique et gestion des planning.
• Astreinte semaine et week-end et gestion des documents et courriers.
• Gestion des télécopies et redistribution des messages.
• Contrôle d’accès et sécurité autour des bureaux hors heures d’ouverture.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion du public

Informatique bureautique

Travailler en équipe

Organisation

Négociation

Relations humaines

Adaptabilité

Tools

MAARCH

SVE

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
- Accueil téléphonique du public, gestion des conflits

- Information au public concernant les démarches à réaliser (1er niveau)

- Exploitation du standard téléphonique

- Assurer les astreintes (semaine et week-end)

- Gestion de la documentation (MUST...), des plannings et permanences du standard

- Gestion des télécopies, redirection

- Contrôle d’accès caméra entrée portillon cour des bureaux en dehors des heures de permanence de l’agent de sécurité

- Gestion des demandes de stationnement “visiteurs” de la préfecture en-dehors des horaires d’ouverture de l’accueil général
Vos activités secondaires:
Remplacement de l’agent d’accueil général et du gestionnaire de courrier de la préfecture notamment lors des congés annuels.
Missions Accueil Général:

- Assurer l’accueil physique des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant

- Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe et les modalités des procédures

- Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …)

- Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)

- Réceptionner les plis et colis en lien avec les services

- Gérer les demandes de stationnement «visiteurs» pour la préfecture

- Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers

- Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique.
Missions Courrier:

- Traitement du courrier dont le courrier réservé pour les sitesPaixhans et préfecture

- Gestion des circulaires dans MAARCH: enregistrement, diffusion et archivage

- Utilisation des outils de gestion électronique des documents: MAARCH, SVE,…

- Gestion des parapheurs: enregistrement des parapheurs «entrants»

- Affranchissement du courrier sortant et gestion des colis à expédier pour les deux sites

- Gestion de la boîte pref-mail

Exercice des missions dans le respect du label «QUALI-ATE».

Votre environnement professionnel:
Activités du service
Le secrétariat général commun départemental est un service déconcentré qui assure l'ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles.
Le service accueil courrier standard (SACS) assure les fonctions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.
Composition et effectifs du service
Le service se composede: 1 chef de bureau de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 2 agents de catégorie C à l’accueil, 3 agents de catégorie C au courrier, 1 apprentie communication interne et l’équipe de 4 volontaires en service civique.
Liaisons hiérarchiques
Le chef du service accueil courrier standard

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Horaire d’ouverture du standard: 7h45 – 20h45, du lundi au vendredi

Travail en équipe, 3 régimes de travail en alternance:

8h - 12h et 13h30 - 16h30

Astreinte semaine et week-end

Interventions sur décision du corps préfectoral

Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle

Qui contacter? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Le chef du service accueil courrier standard: [e-mail]

L’adjoint au chef de service: guillaume.lemarie @sarthe.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Liaisons hiérarchiques

Le chef du service accueil courrier standard
L’adjoint au chef du service accueil courrier standard

Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral et services de la préfecture, DDI, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

-Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtriserequis

-Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau pratiquerequis

Savoir-faire

-Savoir travailler en équipe

niveau maîtriserequis

-Savoir s'organiser

niveau pratiquerequis

-Savoir négocier

niveau pratiqueà aquérir

Savoir-être

- Avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise requis

- Savoir s'adapter

niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir

niveau maîtrise requis

Vos perspectives: Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des DDI.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaire

Localisation administrative et géographique / Affectation: Préfecture de la Sarthe

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : FPUSA007

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP):

Temps de travail sur emploi-type 2:

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (REMI) : USA002A

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique 2° de l'article

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Pays de Loire, Sarthe (72)

Préfecture de la Sarthe

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de la Sarthe

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

Cheffe du service accueil courrier standard [e-mail]

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• 12 rue Francis le Carval 44404 Rezé Cedex
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels