Chargé·e du Protocole et des Affaires Réservées H/F

Secretariat General Commun Departementa; Privas; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Secretariat General Commun Departementa recherche un chargé.e du protocole et des affaires réservées pour assister le bureau du protocole de la Préfecture de l'Ardèche. Vous gérerez les dossiers de distinctions, suivrez les courriers réservés et contribuez à l’organisation des cérémonies officielles.

Profil débutant accepté; responsibilities incluent l’instruction des dossiers, la rédaction de mémoires, et la gestion des bases de données des élus, tout en garantissant confidentialité et rigueur

Qualifications

• Gestion et organisation des agendas et rendez-vous.
• Mise à jour et tenue à jour des dossiers et bases de données.
• Assurer la confidentialité des données et le suivi de dossiers.
• Gestion des réservations de salles et de matériel.
• Réaliser le traitement administratif (courriers, documents).
• Utiliser les outils numériques et les logiciels informatiques.

Responsabilités

• Instruction des dossiers de distinctions et médailles.
• Rédaction de mémoires et enquêtes de moralité; saisie de casiers judiciaires.
• Suivi des courriers réservés et réponse (élus, cabinets ministériels).
• Rédaction de courriers de félicitations et de remerciements selon modèles.
• Appui à l'organisation de cérémonies et évènements en lien avec le protocole.
• Mise à jour des bases de données des élus et suivi des élections et vie politique.

Connaissances

Gestion agendas

Mise à jour bases données

Confidentialité des données

Réservations de salles

Traitement administratif

Outils numériques

Informatique

Description du poste

IMPORTANT : A compétences égales, priorité sera donnée aux candidats titulaires d'une RQTH Poste : Chargé.e du protocole et des affaires réservées - Préfecture de l'Ardèche - Poste de catégorie C dans la fonction publique d'EtatVos activités principales : 1. Médailles et distinctions honorifiques : - Instruction des dossiers de distinctions honorifiques et médailles d'ancienneté (Légion d'Honneur, Ordre National du Mérite, Ordre du Mérite Agricole, Légion d'Honneur au titre de l'initiative citoyenne, médaille du travail, médaille d'honneur agricole,d'honneur des transports routiers, médaille militaire, médailles de la sécurité intérieure, etc...) : Rédaction des mémoires de propositions, réalisation des enquêtes administratives de moralité, saisie de casiers judiciaires, mise à jour du tableau de suivi de promotion des décorés. Rédactions de courriers de félicitations.2. Interventions - courriers réservés- Suivi des courriers réservés (élus, cabinets ministériels, présidence de la République) : saisie des services, suivi des réponses, classement numérique et papier. - Sur la base de modèles, rédaction de courriers de remerciements, félicitations. 3. Protocole- Appui à l'organisation des cérémonies, réceptions, évènements (visites ministérielles, voeux, journées du patrimoine, etc.) en lien avec la cheffe du Bureau et le chef du protocole et affaires réservées : envoi des invitations et suivi des réponses, relances téléphoniques, rédaction du déroulé, accueil, préparation logistique, etc. 4. Élections et vie politique- Mise à jour des bases de donnée (registre national des élus), des fiches biographiques des élus.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Gérer les réservations de salles et de matériel,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc),Utiliser les outils numériques,Avoir des compétences en informatique Qualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.