Agent(e) polyvalent(e) (Accueil, accompagnement numérique et gestion administrative) (H/F)

Préfecture de l'Indre; La Ville; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

La Préfecture de l'Indre, située en Centre-Val de Loire, recrute au sein du BRGE pour assurer l'accueil et l'orientation des usagers, le traitement des appels et des courriels, ainsi que l'assistance numérique. Le poste implique la saisie de données, la rédaction de documents simples, la gestion du répertoire des élus et le fonctionnement du service, avec une formation et mobilité interne possible.

Profil recherché: maîtrise des outils bureautiques, connaissance du cadre juridique et sens du

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des applications courantes.
• Connaissances juridiques et réglementaires.
• Bonne capacité rédactionnelle et orthographe maîtrisée.
• Expérience d'accueil public est un atout.
• Maîtrise de l'anglais souhaitable.
• Sens du travail en équipe et discrétion.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers et orientation.
• Traitement et redirection des demandes via les plateformes et la messagerie.
• Saisie et mise à jour des bases de données administratives.
• Rédaction de courriers, attestations et documents simples.
• Assistance numérique des usagers et support au kiosque numérique.
• Suivi des dossiers et coordination avec les services.
• Participation à des aspects logistiques du service.

Connaissances

Informatique bureautique

Connaissances juridiques

Rigueur administrative

Maîtrise de l'accueil téléphonique et 

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

• Accueil physique de la Préfecture: orientation des usagers et interlocuteurs internes, information, liaisons avec les services, remise de documents administratifs disponibles à l’accueil à disposition des usagers, prise de rendez-vous via la plateforme «Rendez-vous Préfecture», gestion de la file d’attente « Synbird»
• Accueil téléphonique: réception, traitement et redirection des appels, gestion des courriels des usagers sur les boîtes fonctionnelles
• Aide et accompagnement numérique des usagers pour différentes démarches au sein du kiosque numérique, comme celles en lien avec l’ANTS, PAM eMERAUDE (dossier sur l'ANEF pour les ressortissants étrangers) et SIA (déclaration de possession d'armes)
• Saisie et mise à jour des bases de données administratives
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, bordereaux d’envoi, compte-rendus de réunion, attestations, certificats, documents simples d’information et de communication…)
• Gestion du répertoire national des élus: mise à jour des données, suivi des démissions et décès de conseillers municipaux et classement des dossiers
• Participation aux opérations de logistique du service et soutien aux activités de l’équipe
• Instruction des dossiers de randonnées
• Instruction des attestations d’aptitude médicale à la conduite (cartes jaunes) , des dossiers de gardes particuliers et de revendeurs d’objets mobiliers
• Instruction de l’art. 2 de l’accord franco-algérien, des attestations de délivrance d’un permis de chasser, des lâchers de ballons, des dérogations funéraires et des autorisations de transport de corps ou d’urne

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Bureau de la Réglementation Générale et des Élections (BRGE) , rattaché à la Direction de la Citoyenneté et de la Légalité (DCL) assure la gestion des élections politiques et professionnelles ainsi que de nombreuses réglementations en lien avec les professions réglementées (taxi, VTC, opérateurs funéraires, auto-écoles…) , les associations, les manifestations sportives sur la voie publique, les homologations de circuit, les CNI/passeport, les habilitations de professionnel au système d'immatriculation des véhicules…

Il gère également l'accueil du public sur 2 espaces (loge 2 et accueil central) ainsi que le point numérique de la Préfecture.

Composition et effectifs du service

Le Bureau de la Réglementation Générale et des Élections (BRGE) est composé de 8 agents: 1 agent de catégorie A, 4 agents de catégorie B et 3 agents de catégorie C.

Liaisons hiérarchiques

Adjoint à la Cheffe de bureau

Cheffe de bureau

Directeur de la Citoyenneté et de la Légalité

Liaisons fonctionnelles

Relations avec l'ensemble des services de la Préfecture et du Conseil départemental de l'Indre, l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) et divers interlocuteurs (usagers, élus, …)

Conditions particulières d'exercice

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Accueil et assistance aux usagers nécessitant des connaissances en anglais

Polyvalence: accueil, traitement des dossiers et des procédures

Contribution à la qualité de l'accueil des publics (labellisation Quali-ATE)

Vos perspectives

Poste permettant d'acquérir des connaissances et une expérience favorisant une mobilité sur un autre poste interne ou externe.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

• Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise – requis
• Avoir des compétences juridiques / niveau pratique – requis
• Connaître l’environnement professionnel / niveau pratique – requis
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique / niveau maîtrise – requis
• Maîtriser les logiciels bureautiques / niveau maîtrise – requis
• Savoir planifier son activité et respecter les délais / niveau maîtrise – requis
• Savoir hiérarchiser les priorités / niveau maîtrise – requis
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle / niveau maîtrise – requis

Savoir-faire:

• Savoir travailler en équipe et rendre compte / niveau pratique – requis
• Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique – requis
• Savoir s’organiser / niveau pratique – requis
• Savoir rédiger / niveau pratique – requis

Savoir être:

• Savoir accueillir/ niveau maîtrise – requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise – requis
• Savoir s’adapter / niveau pratique – requis
• S’avoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise – requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise – requis
• Faire preuve de rigueur et de fiabilité / niveau maîtrise – requis
• Faire preuve d’adaptabilité / niveau maîtrise – requis
• Être proactif et force de proposition / niveau pratique – requis
• Avoir un bon sens relationnel et une attitude positive pour un accueil courtois en lien avec les valeurs du service public / niveau maîtrise – requis
• Discrétion, confidentialité des informations et des données / niveau maîtrise – requis

Autres compétences:

• S’avoir s’approprier l’utilisation des logiciels métiers spécifiques / niveau pratique – requis

Présentation de Préfecture de l'Indre

Préfecture de l'Indre