Chargé(e) d'administration et de logistique formation (H/F)

Eleas

France

Sur place

EUR 26 000 - 36 000

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14 jours+

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Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Tickets restaurant

Prise en charge des transports

Mutuelle d'entreprise

Parcours d'intégration et accompagn.à

Résumé du poste

Eléas recrute un chargé administratif et logistique pour accompagner la croissance de son organisme de formation. Vous assurez le suivi administratif, la planification des sessions et la préparation des documents (conventions, convocations) conformes aux exigences Qualiopi.

Vous coordonnez la logistique des formations: planification, réservation des salles, organisation des déplacements et hébergements, supports et matériel, et transmission des informations aux participants et intervenants.

Qualifications

Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat ou formation professionnelle.
Expérience souhaitée de 2 ans minimum dans un organisme de formation ou environnement similaire.
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de formation.
La connaissance de Digiforma est un atout.

Responsabilités

Suivi administratif des actions de formation et de leur conformité.
Planification des sessions et gestion des inscriptions, des conventions et convocations.
Gestion des dossiers administratifs et des pièces réglementaires (attestations, certificats).
Coordination logistique: planification, réservation de salles, déplacements et hébergements.
Interface avec les formateurs et les clients, transmission des informations pratiques.

Connaissances

Rigueur administrative

Organisation et planification

Relation client

Autonomie

Esprit d'équipe

Réactivité

Rédactionnelles

Formation

Bac+2 à Bac+5 en gestion/administration/assistanat/formation professionnelle

Outils

Digiforma

Description du poste

Contexte

Dans un contexte de croissance de l'activité, Eléas souhaite renforcer son organisation administrative et opérationnelle.

Le poste s'inscrit dans une logique de structuration des activités de formation afin d'assurer un haut niveau de qualité de service auprès de nos clients, de nos apprenants et de nos formateurs.

Organisation de la mission

Rattaché(e) à la Direction générale, vous intervenez en lien étroit avec :

Les responsables pédagogiques ;
Les équipes commerciales ;
Les formateurs internes et externes ;
Les clients et stagiaires ;
Les partenaires logistiques.

Vous êtes le garant du bon déroulement administratif et logistique des formations, de leur planification jusqu'à leur clôture.

Dans ce contexte, vos principales missions sont:

1. Gestion administrative des formations

Vous assurez le suivi administratif complet des actions de formation.

Missions principales :

Création des sessions de formation dans les outils de gestion.
Gestion des inscriptions des participants.
Élaboration et envoi des conventions, contrats et convocations.
Constitution et contrôle des dossiers administratifs.
Suivi des documents réglementaires.
Établissement des attestations de présence et certificats de réalisation.
Archivage des dossiers de formation.
Contrôle de la conformité documentaire au regard des exigences Qualiopi.

2. Organisation logistique des formations

Vous coordonnez l'ensemble des aspects logistiques nécessaires au bon déroulement des sessions.

Missions principales :

Planification des formations.
Réservation des salles et espaces pédagogiques.
Organisation des déplacements, hébergements et restaurations des formateurs lorsque nécessaire.
Préparation des supports et kits pédagogiques.
Vérification des équipements techniques.
Transmission des informations pratiques aux participants et intervenants.
Gestion des imprévus logistiques.

3. Coordination des formateurs

Vous assurez l'interface opérationnelle avec les intervenants.

Missions principales :

Planification des interventions.
Gestion des disponibilités des formateurs.
Transmission des informations administratives et logistiques.
Collecte des documents nécessaires aux missions.
Suivi des feuilles d'émargement et éléments de réalisation.
Coordination en cas de modification ou remplacement d'intervenant.

4. Relation clients et apprenants

Vous contribuez à la qualité de l'expérience client tout au long du parcours de formation.

Missions principales :

Réponse aux demandes administratives des clients.
Accompagnement des stagiaires avant, pendant et après les formations.
Gestion des demandes spécifiques.
Suivi des réclamations et incidents administratifs.
Contribution à la satisfaction des clients et des apprenants.

5. Contribution à la qualité et à l'amélioration continue

Vous participez activement à la démarche qualité des organismes.

Missions principales :

Collecte et analyse des évaluations de satisfaction.
Suivi des indicateurs d'activité.
Participation aux audits Qualiopi.
Identification des axes d'amélioration.
Contribution à l'optimisation des procédures administratives et organisationnelles.

6. Gestion des formations réglementaires et des habilitations

Vous assurez le suivi administratif et organisationnel des formations réglementaires et des certifications professionnelles proposées par Eléas.

Missions principales :

Assurer le suivi des formations réglementaires :
- Sauveteur Secouriste du Travail (SST) ;
- Maintien et Actualisation des Compétences (MAC SST) ;
- Habilitations électriques ;
- Prévention incendie ;
- Évacuation ;
- Gestes et postures ;
- Autres formations obligatoires ou réglementaires.
Veiller au respect des échéances de renouvellement des certifications des clients.
Assurer le suivi des habilitations et certificats délivrés aux stagiaires.
Gérer les relations administratives avec les organismes certificateurs lorsque nécessaire.
Préparer et contrôler les documents réglementaires liés aux formations certifiantes.
Assurer la traçabilité et l'archivage des certifications délivrées.
Participer à la mise à jour des bases de données relatives aux habilitations et recyclages.
Informer les clients des échéances de renouvellement et des obligations réglementaires applicables à leurs collaborateurs.
Contribuer à la planification annuelle des sessions de recyclage et de maintien des compétences.

Profil recherché

Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat ou formation professionnelle.
Expérience souhaitée de 2 ans minimum dans un organisme de formation ou un environnement similaire.
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de formation.
Une connaissance de Digiforma constitue un atout apprécié.

Compétences et qualités attendues