Assistant Formation H/F

Temporis; Seilh; On-site; EUR 26,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge à 66%

Prévoyance et retraite supplémentaire

Titres restaurant

Prime vacances

Chèques cadeaux

CSE

Ambiance conviviale

Job summary

AGADO, centre de formation au Golf de Seilh, recrute un Assistant Formation pour assurer le suivi administratif et la qualité des prestations. Vous gérerez les inscriptions, préparerez les documents et suivrez les dossiers dans Dendreo, les financements et la facturation, tout en pilotant les indicateurs sur Excel et en veillant à l’archivage et à l’amélioration continue.

CDI à temps plein, basé au Domaine du Golf de Seilh, dans une équipe dynamique, avec des opportunités de développement et de

Qualifications

• Expérience en gestion administrative de la formation professionnelle.
• Connaissance des exigences Qualiopi et des enjeux qualité en formation.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (Dendreo, Excel, CRM).

Responsibilities

• Gérer les inscriptions et le suivi administratif des stagiaires.
• Préparer et suivre les documents de formation (convocations, attestations, conventions, feuilles d'émargement).
• Mettre à jour les dossiers dans Dendreo et suivre les financements et dossiers administratifs.
• Établir les factures et assurer leur suivi administratif.
• Suivre les tableaux de bord et indicateurs d'activité sur Excel.
• Classer et archiver les documents et mettre à jour les procédures qualité.
• Planifier les sessions, organiser la logistique et préparer les supports.
• Accompagner les formateurs et suivre les interventions administratives et les relations OPCO.

Skills

Gestion administrative de la formation

Qualiopi

Relation client

Rigueur et fiabilité

Autonomie

Polyvalence

Réactivité

Esprit d'équipe

Tools

Dendreo

Excel

CRM

Office 365

Job description

Envie de rejoindre un centre de formation en plein essor ? Nous, c’est AGADO, la tribu des curieux ! Nous accompagnons les professionnels partout en France à travers une offre de formation en constante évolution. Aujourd’hui, notre centre de formation entre dans une nouvelle phase de développement. Nous recherchons un(e) Assistant(e) Formation pour contribuer activement à son organisation, à la qualité de ses prestations et à son développement.

Basés au cœur du Domaine du Golf de Seilh, dans des locaux entièrement neufs, nous recherchons une personne autonome, rigoureuse et proactive, qui aime la polyvalence, les relations humaines et les environnements dynamiques.

Tu souhaites contribuer au bon fonctionnement d'un centre de formation en alliant organisation, gestion administrative et qualité de service ? Alors cette aventure est peut-être faite pour toi !

Ton rôle au sein du centre :

Au sein de l’équipe formation et sous la responsabilité de la Responsable du centre, tu seras un véritable soutien de l’activité au quotidien, tu assureras le suivi administratif, organisationnel et qualitatif de nos actions de formation.

Assurer le bon déroulement administratif des formations :

• Gérer les inscriptions et le suivi administratif des stagiaires.
• Préparer et assurer le suivi des documents de formation (convocations, attestations, conventions, feuilles d'émargement, etc.).
• Assurer la mise à jour des dossiers de formation dans notre logiciel Dendreo.
• Participer au suivi des financements et des dossiers administratifs.
• Établir les factures et assurer leur suivi administratif.
• Contribuer au suivi des tableaux de bord et indicateurs d'activité sur Excel.
• Veiller au classement et à l'archivage des documents.
• Participer à l'actualisation des procédures administratives et qualité en fonction des évolutions réglementaires.

Orchestrer l'organisation des formations :

• Planifier les sessions de formation.
• Organiser la logistique des formations ( salles, repas, matériel pédagogique et accueil des participants).
• Préparer les supports administratifs nécessaires au bon déroulement des sessions.
• Assurer le suivi des formations d'intégration du réseau.
• Veiller à la qualité des conditions d'accueil et au bon fonctionnement des équipements.

Être le contact privilégié des formateurs :

• Accompagner les intervenants dans l'utilisation de Dendreo.
• Répondre à leurs questions relatives à l'organisation des sessions et aux procédures internes.
• Assurer le suivi administratif de leurs interventions.
• Assurer le suivi administratif des dossiers en lien avec les OPCO, France Travail et les autres partenaires institutionnels.
• Coordonner les échanges avec les prestataires du centre (restauration, entretien, informatique et fournisseurs).

Participer à notre démarche Qualité :

• Appliquer les procédures qualité et veiller à leur bonne mise en œuvre au quotidien.
• Participer à la mise à jour des procédures qualité et à l'amélioration continue du système qualité en fonction des évolutions du référentiel Qualiopi et de la réglementation de la formation professionnelle.
• Contrôler la conformité des dossiers de formation.
• Participer au maintien de la certification Qualiopi, notamment à travers la préparation des audits et la mise à jour des éléments de preuve.

Accompagner nos stagiaires et partenaires :

Parce que la qualité de service est au cœur de notre activité, tu contribueras à offrir une expérience fluide et professionnelle à l’ensemble de nos interlocuteurs. Tu répondras aux demandes des stagiaires, formateurs et partenaires, tu assureras l'accueil téléphonique et le suivi des sollicitations, et tu accompagneras les utilisateurs dans leurs démarches administratives.

Ce poste est fait pour toi si :

Tu disposes d’une expérience en gestion administrative de la formation professionnelle et tu connais les exigences de la certification Qualiopi et les enjeux liés à la qualité en formation.

Tu maîtrises les outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que la suite Office 365, et tu es à l’aise avec les logiciels métiers et les CRM.

Tu as de bonnes capacités rédactionnelles et une réelle aisance relationnelle.

Une expérience de Dendreo serait un véritable atout, tout comme une connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle et des relations avec les OPCO.

Le petit plus qui fera la différence : Une expérience ou une formation en ingénierie pédagogique, digital learning ou conception de parcours de formation sera appréciée.

Les qualités qui feront ta réussite :

Sens de l'organisation et gestion des priorités, rigueur et fiabilité, autonomie, polyvalence, réactivité, sens du service et esprit d'équipe.

Pourquoi rejoindre la tribu des curieux ?

Parce que tu participeras à une aventure en pleine construction, avec de nouveaux projets dans un centre de formation en pleine croissance. Tu trouveras chez nous des locaux neufs dans un environnement privilégié au Golf de Seilh, une équipe dynamique et conviviale, des missions variées et responsabilisantes, et une réelle autonomie dans ton organisation. Tu auras aussi l’opportunité de contribuer concrètement à la qualité et au développement de notre offre de formation.

Parce que nous proposons également :

• Protection sociale: mutuelle prise en charge à 66 %, prévoyance et retraite supplémentaire prises en charge à 100 %.
• Pouvoir d'achat : titres restaurant (10 € dont 60 % pris en charge par l'employeur). prime vacances, chèques cadeaux.
• Vie d'équipe : CSE, ambiance conviviale et moments de partage tout au long de l'année.

Conditions du poste :

• Contrat : CDI à temps complet (35 h ).
• Horaires : du lundi au vendredi (9h00–12h30 / 14h00–17h30).
• Rémunération : 2 300€ à 2 500€ brut mensuel selon l’expérience.