Chargé(e) d'accueil et secrétariat administratif (H/F)

Promeom; Villeurbanne; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT

Tickets restaurants

Mutuelle

Vélo et mobilité durable

Remboursement des transports 75%

Job summary

Le poste de chargé(e) d’accueil et de secrétariat administratif est le premier point de contact de PROMEOM auprès des interlocuteurs, sur site, avec pour mission d’orienter et d’accompagner les démarches administratives.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, la gestion des messages, des courriers et des documents. Vous contribuerez au bon fonctionnement du service Relation Adhérent et au suivi des adhérents et prospects.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion documentaire.
• Bon relationnel et sens du service client.

Responsibilities

• Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone et les orienter vers le bon service.
• Gérer appels, messages et demandes via différents canaux et assurer le suivi.
• Rédiger mails et documents, copier, scanner, classer et archiver les dossiers.
• Apporter un soutien administratif aux services et suivre les demandes des adhérents et prospects.

Skills

Accueil

Relationnel

Organisation

Tools

Suite bureautique

Job description

Le poste est actuellement basé à Oullins et sera prochainement situé à Villeurbanne.PROMEOM est une association à but non lucratif (loi 1901) qui accompagne plus de 40 000 entreprises de l’agglomération lyonnaise, représentant près de 550 000 salariés suivis.Elle s’appuie sur l’expertise de plus de 600 collaborateurs, répartis dans 40 centres médicaux et au siège social, implantés sur l’ensemble du territoire lyonnais.Une mission unique : préserver la santé des salariésL’action collective des professionnels de PROMEOM vise un objectif essentiel : protéger la santé physique et psychique des salariés en les préservant de toute altération liée à leur activité professionnelle.Pour l’atteindre, PROMEOM mise sur la complémentarité et l’interconnexion de multiples expertises coordonnées par le médecin du travail. Celui-ci collabore avec des psychologues du travail, des ergonomes, des infirmiers-conseillers en prévention et des spécialistes des risques pour former des équipes pluridisciplinaires dédiées à la santé des salariés.Chaque candidature est étudiée avec la même attention, dans une démarche inclusive.Avantages :RTTTickets restaurantsMutuelleSystème leasing véloCSEForfait mobilité durableSystème de cooptationRemboursement des transports à 75%Congé d'anciennetéCET13ème moisPlan d'épargne retraite obligatoire (PERO)Plan d'épargne entreprise (PEE)Le/la chargé(e) d’accueil et de secrétariat administratif est le premier point de contact des interlocuteurs de l’association. Il/elle les accueille, répond à leurs demandes de premier niveau, les oriente vers les bons interlocuteurs et les accompagne si besoin dans leurs démarches administratives.Au quotidien, il/elle est amené(e) à :Accueillir les interlocuteurs sur place ou par téléphone, comprendre leurs demandes et les orienter vers le bon service si nécessaire.Gérer les appels, les messages et les demandes reçues par différents canaux (messageries, formulaires, portail), en assurer le suivi et les transmettre aux personnes concernées.Réceptionner, trier, distribuer et envoyer les courriers et documents.Rédiger des mails et des documents, réaliser des copies et des numérisations, classer et archiver les dossiers.Apporter un soutien administratif aux différents services, notamment pour la gestion des espaces d’accueil, des salles de réunion et le suivi des demandes.Au sein du Service Relation Adhérent, il/elle contribue également à l’accompagnement des entreprises adhérentes et au suivi de leurs dossiers.Cela comprend notamment :Aider les entreprises à créer, activer et utiliser leur espace sur le portail adhérent, et répondre à leurs questions de premier niveau.Accueillir et informer les nouveaux adhérents sur le fonctionnement du SPSTI et les services proposés.Participer au suivi des dossiers d’adhésion et des prospects, en lien avec les conseillers adhérents.Mettre à jour les données des entreprises adhérentes et veiller à leur fiabilité dans les outils de gestion et les tableaux de suivi.Vous avez le sens de l’accueil, un bon relationnel et le goût du travail organisé. Vous savez écouter, renseigner et orienter vos interlocuteurs, gérer les demandes du quotidien et assurer un suivi administratif rigoureux.Les connaissances et compétences attendues sont les suivantes :Connaissance de l’association : son fonctionnement, ses activités, ses procédures internes, son offre de services et ses différents interlocuteurs.Maîtrise des outils : outils bureautiques, métiers et collaboratifs.Compétences administratives : gestion des appels et des demandes, rédaction de documents, classement, archivage et suivi des dossiers.Vous souhaitez mettre vos compétences au service d’une équipe et contribuer à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement de nos adhérents ? Rejoignez-nous !