Assistant de Direction et d'Accueil Social H/F

Voiron-Emplois; Voreppe; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Voiron-Emplois recherche un(e) agent d’accueil et d’assistanat pour le CCAS de Voreppe, au sein du pôle Social, Solidarités et Petite enfance. Le poste combine accueil du public et tâches administratives variées.

Débutant accepté, vous assurerez l’accueil physique, téléphonique et numérique, informerez les usagers et assurerez le suivi des documents et des plannings, en lien avec la Directrice du pôle SSPE.

Qualifications

• Maîtrise des outils d'accueil et de suivi administratif.
• Capacité à informer et orienter le public dans les démarches.
• Bonne organisation et gestion des documents et plannings.

Responsibilities

• Premier accueil social et accompagnement du public dans les démarches.
• Réaliser un premier accueil social et orienter vers le bon interlocuteur.
• Gérer les courriers et la messagerie du pôle SSPE.
• Planifier réunions et rendez‑vous pour les élus et la directrice.
• Rédiger et classer les actes administratifs du CCAS.

Skills

Organisation du système sanitaire et社会

Accueillir, orienter, renseigner un …

Actualiser l'affichage et les infos au

Education

Employé qualifié

Job description

Le pôle Social, Solidarités et Petite enfance offre un large panel de services à la population, de la petite enfance au public seniors. Ce pôle comprend notamment le Centre Communal d'Action Sociale de Voreppe.Placé sous la responsabilité de la Directrice du pôle SSPE et du CCAS, l'agent réalise les missions suivantes réparties sur un temps d'accueil et un temps d'assistanat. À ce jour, l'accueil est ouvert à 50 %.M issions :Premier accueil social et accompagnement du public dans les démarches :Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique de publics diversRéaliser un premier accueil social permettant une prise en charge adaptée de l'usager et garantissant son accès aux droits sociauxÉcouter et comprendre la demande de l'usagerInformer le publicOrienter l'usager vers le bon interlocuteur pour une prise de relais et un accompagnementSoutenir les usagers dans certaines démarches administratives, en lien avec les professionnels du service (si besoin)Prendre les messages et les transférer à l'équipePrendre les rendez-vous pour les agents du serviceVeiller à la bonne mise à disposition et à l'actualisation des informations nécessaires aux usagers (lien avec la Direction de la communication pour le site internet, les flyers, la documentation de l'accueil ; lien avec les partenaires extérieurs.)Gestion administrative / assistanat du pôle SSPE :Assurer le suivi des messageries génériques du pôle (quotidiennement pour le CCAS et en soutien pour les autres services du pôle SSPE, lors d'absences)Gérer les courriers sortants de l'ensemble des services du pôle SSPEVeiller au bon fonctionnement du circuit des parapheursPréparer tout type de documents utiles à la direction du pôle : courriers, notes, rapports, tableaux, graphiques, diaporamas, bilans d'activités.Organiser le planning de la Directrice du pôle SSPE (rendez-vous, réunions, coordination avec les agents du pôle.), ainsi que les suites à donnerPlanifier des réunions et des rendez-vous pour les élus du pôle, ainsi que les suites à donnerRédiger, mettre en forme et classer les actes administratifs du CCAS (Délibérations, arrêtés.)Assurer les préparations et le suivi du Conseil d'administration en lien avec la Directrice (organisation et sécurisation du calendrier des instances, en veillant au respect des délais, rédaction et mise en forme des documents préparatoires et de présentation, transmission aux administrateurs, mise en forme des comptes rendus.)Télétransmettre les actes administratifs en Préfecture pour le contrôle de légalité et assurer la publicité des actesPréparer et participer (si besoin) à la commission d'aide sociale et contribuer à la rédaction des comptes rendus et projets de délibération de cette instanceAssurer la gestion administrative des courriers des usagers domiciliés au CCASParticiper à la réflexion et à la création de supports de communications utiles au pôleAssurer le suivi et la saisie des congés et des RTT des agents du pôle ; alerter en cas de rupture de la continuité de serviceGérer des dossiers ponctuels en fonction de l'actualité du pôleRédiger des mandats via Aidant ConnectAssurer les demandes de tarification solidaireAssurer le rôle de référent archivage du pôle, en lien avec l'archiviste de la CAPVAssurer le rôle de référent de la démarche RGPD, en lien avec la correspondante de la CAPVAssurer une veille réglementaire et juridique de premier niveauContribuer à toutes actions utiles en soutien des services du pôle et de la DirectriceAvoir une bonne connaissance des dossiers en cours et assurer la transmission des informations à la Directrice (reporting)Gestion financière :Saisir et suivre les bons de commande et engagements sur le logiciel financeAssurer la gestion d'une régie d'avance (remise de chèques service), en lien avec le service finances de la ville de Voreppe et le SGC (service de gestion comptab)

Experience: Débutant acceptéCompétences: Organisation du système sanitaire et social,Accueillir, orienter, renseigner un public,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un publicQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

Liste des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).