Chargé de scolarité (F/H)

Institut Catholique de Lille; Lille; In loco; EUR 20.000 - 27.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Prime de fin d’année

RTT 27 jours/an

Mutuelle/Prévoyance

Carte Titre restaurant EDENRED

Forfait mobilité durable

Descrizione del lavoro

ESPOL recrute un Chargé de scolarité à temps plein en CDI à Lille pour prendre en charge l’organisation administrative et la logistique de la scolarité.

Le poste nécessite une expérience dans une fonction similaire, une maîtrise des outils bureautiques et un bon niveau d’anglais (B2). Il s’agit d’un rôle polyvalent impliquant l’accueil, la gestion des emplois du temps, des examens et des communications internes et externes.

Competenze

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la planification.
• Maîtrise de l'anglais (Niveau B2).
• Maîtrise du Pack Office et plus spécifiquement d’Excel.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, dynamique et réactif, esprit d'équipe.

Mansioni

• Accueil, renseigner et orienter étudiants, enseignants et parents en face à face, par téléphone et/ou messages électroniques.
• Gérer l'organisation administrative et logististique de la scolarité.
• Mettre en page et diffuser des documents, archiver et diffuser des informations aux étudiants.
• ÉditerBulletins et tableaux de jury; préparer les dossiers pour les commissions de délibération.
• Lire et coordonner les emplois du temps et réserver les salles et matériels.
• Gérer les absences et les modifications de cours en lien avec enseignants et étudiants.
• Organiser les examens, jurys et le contrôle continu, et suivre les rattrapages.
• Participer à la vie de l’entité et représenter l’établissement lors d’évènements.

Conoscenze

Secrétariat

Planification

Anglais B2

Relationnel et communication

Travail en équipe

Strumenti

Excel

Pack Office

Descrizione del lavoro

Dans le cadre d’un remplacement, ESPOL recrute un Chargé de scolarité à temps complet. Le Chargé de scolarité gère l’organisation administrative et assure la bonne logistique de la scolarité afin d’en garantir le bon déroulement. Poste à pourvoir en CDI à compter de mi-janvier.

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, parents, etc.), en face à face, par téléphone et/ou messages électroniques

• Recevoir les étudiants, les enseignants pour toutes questions relatives aux études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques et le responsable scolarités (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la Scolarité

• Informer, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, par mail si nécessaire.

• Gérer la production de polycopiés, en lien avec le service reprographie.

• Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours.

• Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles.

• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.

• Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service scolarité.

• Créer les groupes de TD et/ou suivre leurs modifications.

• Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.

• Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.

• Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.

• Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).

• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Organisation logistique

• Relayer les dysfonctionnements des moyens pédagogiques au service compétent.

• Organiser les examens, les jurys et le contrôle continu, en lien avec le responsable scolarité : planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.

• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Vérifier la disponibilité des matériels.

• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.).

• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).

• Participer à la vie de l’entité, la Faculté ou de l’Université (journées de prérentrée, portes ouvertes, tournées d’informations, colloques, etc.) et représenter l’entité, la Faculté ou l’Université lors de ces manifestations.

Pour vous faire une idée plus précise du métier de chargé de scolarité, voici une vidéo de présentation qui vous donnera à coup sûr envie de nous rejoindre :
vdef-video-metier-charge-de-scolarite-avec-vincent-calatayud-source.mp4

Profil recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la planification.

• Maîtrise de l'anglais (Niveau B2)

• Maîtrise du Pack Office et plus spécifiquement d’Excel.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Pour réussir ce job, il faut

• Aimer avoir un quotidien très rythmé.

• Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.

• Savoir travailler en équipe ainsi qu'en autonomie.

• Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)

• Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.

Ce que l'on propose

• Rémunération : 2092 euros bruts mensuels : Rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement.

• La période d’essai est de 2 mois (renouvelable 1 fois)

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 27 jours de RTT (sur une année complète)

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs